Основните етапи от жизнения цикъл на проекта
Ефективното изпълнение на проекта през целия му живот се осъществява с помощта на процеси за управление на проекти. Процесите на управление на проекти могат да бъдат групирани в следните пет фази на управление на проекта: иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, завършване на проекта.
Инициирането на проекта започва с дефинирането на проектната идея - основната идея на проекта. Като се вземе предвид очертаната идея в разширен вид, се разработва приблизителен план за нейното изпълнение. С негова помощ се прави предварителна оценка на необходимите ресурси. Завършването на този етап е оценка на жизнеспособността на проекта и решение дали си струва да се работи по-нататък.
Планирането на проекта има за цел да разработи план на проекта, който определя и документира дейностите, необходими за постигане на целите на проекта. Планът на проекта е необходим за координиране на дейностите на всички участници в проекта. Холистичният план определя реда, в който ще се извършва цялата работа. Описва какво, кой, как и кога ще прави. Началото на този етап е дефинирането на система от логически взаимосвързани цели. Определят се допълнителни списъци и взаимовръзки на необходимите работи. След това се определят необходимите ресурси за всяка работа. В хода на планирането се разработва организационната структура на проекта, описва се редът на взаимодействие на неговите участници. В края на успешно завършен етап на планиране се създават работни документи. Те съдържат целите и задачите на приетия за изпълнение проект, логически свързана система от предстоящи работи, календарни планове, работни графици, бюджет и описание на системата за управление на проекта.
Изпълнението на проекта е насочено към директното създаване на продукт (услуга), в името на който се изпълнява този проект. Първо, комплектпроектни екипи. Екипът е инструктиран, работата му е стартирана по приетия план. В хода на изпълнението на работата, планирана в плана на проекта, взаимодействието на екипа се отстранява, предприемат се мерки за отстраняване на неприемливи отклонения от планираните показатели. Основното при изпълнението на проекта е ефективното постигане на поставените цели. Това означава, че практическите стъпки, съгласно одобрения план, трябва да осигурят постигането на качествени резултати в срок чрез използване на заделените ресурси.
Мониторингът и контролът имат за цел да гарантират, че проектът се изпълнява в съответствие с плана на проекта; проследяване на определени параметри на проекта, които трябва да се поддържат в определени граници; своевременно откриване на възможни проблеми и отклонения; вземане на решения в отговор на промени в проекта; контрол на качеството. По време на контрола резултатът се проверява за степента на съответствието му с планираните показатели. В резултат на такъв одит може да се вземе решение или за довеждане на качеството на продукта или услугата до необходимото ниво, или за завършване на проекта.
Завършването на проекта включва процедури за съставяне на окончателни отчети, извършване на окончателни взаимни разчети между участниците в проекта. На този етап могат да бъдат сключени и договори за допълнителни услуги. Например, може да се направи уговорка за гаранционно обслужване на това, което е създадено в резултат на проекта. Отделна част от заключителния етап може да бъде обобщаване и описание на натрупания опит. Основната част от успешното завършване на проекта е предаването на произведения продукт (услуга) на потребителя, за когото е предназначен.
Като се вземат предвид целите и задачите на курса, в хода на по-нататъшното изложение ще се съсредоточим върху етапитеиницииране и планиране, тъй като резултатите от тези етапи се използват за получаване на подкрепа за проекта, събиране на необходимите средства, формиране на работен екип и започване на работа за реализиране на проектната идея.
В следващия раздел на курса (тема 1 ) очертахме различните подходи за иницииране на проект. Той описва техниките за формулиране на идея за проект (SWOT анализ, мозъчна атака, стратегия на Дисни, методът „6-5-3“, изграждане на „дърво на целите“), очертава процедурата за разработване на стратегически план за етапи с помощта на ТОП технология и демонстрира различни възможности за документиране на концепцията на проекта.
По-нататък (тема 2 ) в бележките на лекцията е дадено описание на техниките и методите, използвани в съвременното управление на проекти на етапа на планиране. Този раздел определя правилата за формулиране на цели, декомпозиране на работата, изграждане на йерархична структура на проекта, създаване на мрежови планове, графици, планиране на ресурсите.
Втема 3 се разглеждат основите на набирането на средства като неразделна част от проектните дейности. В рамките на тази тема са описани различни източници на финансиране на проекти, стратегия и методи за работа с потенциални инвеститори.
Тема 4 – представяне на проекта. Предоставя насоки как да организирате различни форми на представяне на проекти, както и как да подготвите и ефективно представите презентационни материали.
Тема 5 е посветена на цялостна оценка на проекта. Материалът, представен по тази тема, съдържа критерии и някои техники за оценка на различни проекти.
Последната част на бележките на лекцията предоставя връзки към различни източници на информация за управлението на проекти. Връзките са групирани, като се вземат предвид различни видове заявки на студентите в хода на по-нататъшното самостоятелно развитие на техните компетенции вобластта на управлението на проекти.