Планиране на проект с помощта на структура на разбивка на работата и логическа диаграма

Проекти просто така, според плана, няма да бъдат завършени. Целият екип трябва да разработи план, а не само лидерът трябва да го направи. Това ще гарантира, че опитът на екипа е взет предвид и че всеки е напълно ангажиран с проекта и има своя дял от плана.

Един добър проектен план трябва да включва следното:

Път с ясни етапи, който всички членове на проекта ще следват
Реалистична времева рамка на проекта
Подробности за изискването за ресурси
Прогнозна оценка на разходите
Определяне на натрупаните задачи
Ранни признаци на проблеми

Винаги е полезно да се използва минал опит (исторически данни) от подобни проекти.

Колко време беше необходимо?
Колко струват проектите?
Кои са проблемните зони?
Кои са успешните области?

Изпълнението на проект без план е глупаво. Ако работите, без да знаете какво целите, вероятно ще доведе до проблеми и евентуален крах на проекта. Правенето на проект без план е като намиране на пътя без карта. Ако работите без план, трябва да сте готови за провал.

Структура на разпределението на работата (WBS)

За да дефинирате отделни задачи в проект, трябва да създадете структура на разбивка на работата. Структурата на разбивката на работата е основата за подробния план на проекта. Съберете целия екип и обмислете всички задачи и подзадачи по проекта, без значение в какъв ред. Запишете ги на стикери и ги залепете на дъската. След като всички задачи са определени, трябва да организирате тези стикери в групи според основните области на действие. Добавяйте, модифицирайте, премахвайте и премествайте стикери, преди структурата на разлагане да стане чиста, пълна и логична.Целта на тази структура е да раздели проекта на стъпки и подетапи.

Логическа диаграма (времева диаграма)

Логическата диаграма изобразява последователността от дейности в даден проект във времето. Показва кои действия логически предхождат или следват други. Създайте начална (вляво) и крайна (вдясно) точка и ги поставете на дъската. Подредете етикетите от структурата на разбивката на работата в логичен ред отляво надясно. Свържете стикерите със стрелки - няколко стрелки могат да вървят и да отиват към всяка. Всички свързващи линии в диаграмата влизат в стикерите "действие" отляво (начало) и излизат отдясно (край). Линиите не влизат или излизат от действия отгоре или отдолу. Наличието на несвързани линии също не е разрешено. Всички дейности трябва да са свързани с други дейности или с началото или края на проект. Добавете към всеки стикер продължителността на всяка планирана дейност и изчислете продължителността на целия проект. По този начин ще имате логическа диаграма, която ще ви помогне да разберете зависимостите в проекта, както и времевата рамка и потока от дейности. Този метод може да разкрие важна информация, която иначе може да остане незабелязана.

Контролно-пропускателни пунктове

Намерете точки на прекъсване във вашата логическа верига - естествена точка на прекъсване възниква, когато множество паралелни действия се събират в една точка. Контролирайте проекта, като дефинирате конкретни резултати за всеки етап. Резултатите са нещо, което можете да видите или докоснете, като спецификация на дизайна, прототип, отчет, софтуерен модул и т.н.

Използване на софтуер за управление на проекти

Информация във вашата структураСтруктурата на разбивка на работата и логическата диаграма могат да бъдат вградени в софтуерен пакет като Microsoft Project, който може да предостави подробен план. В този софтуер можете да въведете плана, предишни проекти, ресурси и прогнози за време. След като данните бъдат въведени в софтуера, той ще създаде диаграми и графики. Не очаквайте софтуерът да планира и управлява проект – това е просто инструмент.

Контролен списък

Ето контролен списък, който да ви помогне да създадете добре обмислен, подробен план на проекта, като същевременно изграждате отдаден, високоефективен екип.