Поглед към управлението на запасите през призмата на ефективността

Денис Салтиков, водещ консултант, Дистрибуторска практика, Колумб

Оперативна ефективност и ролята на инвентара

Повишаването на оперативната ефективност е една от основните цели на управлението на предприятието. Какво се има предвид под понятието "оперативна ефективност"? В широк смисъл това е максимизиране на печалбата на единица инвестиция в хода на оперативната дейност. Това просто определение обаче крие много нюанси. Например на какъв интервал от време да постигнете максимума? В хоризонт от 1 година един модел на управление е ефективен (дава максимална печалба), а в хоризонт от 5 години е съвсем различен.

Дори ако хоризонтът на търсене на оптимума е ясно определен, е трудно да се подобри ефективността на операциите поради голям брой фактори. Последните до голяма степен включват операции по веригата за доставки, от момента на възникване на търсенето до връзката с доставчиците. Това включва прогнозиране на търсенето, обработка на клиентски поръчки, резервиране на продукти и складови операции, разпределение на инвентара между складовете, закупуване от доставчици и вътрешно производство.

Какво е по-изгодно - да купувате или да произвеждате? Увеличаване на запасите или увеличаване на капацитета при неравномерно търсене? Какъв е правилният начин за доставка на продукти по поръчка или доставка от склад? Колко запаси трябва да се поддържат, ако се избере стратегията „изпращане от склада“? Какъв е оптималният брой на персонала? Как да осигурим необходимото ниво на обслужване и какво ниво е приемливо? Използвайте вашата логистика или преминете към аутсорсинг услуги? Да развиете мрежа от складове или да използвате централен склад за доставка?

Това са само малка част от въпросите, които задават мениджърите.опитвайки се да изградите ефективна верига за доставки. Обобщавайки горното, повишаването на оперативната ефективност е решение на управленски проблем с голям брой променливи и маса от гранични условия.

В тази статия умишлено разглеждам понятието „ефективност“ в рамките на една област – стокови и/или суровинни запаси. Защо резерви? Инвентаризацията по правило е изключително ресурсоемко нещо. Големият инвентар означава големи пари, големи складове, голям брой персонал, големи потоци от трафик. Правилно управлявайки инвентара, можете значително да подобрите ефективността на собствената си верига за доставки и предприятието като цяло.

Ефективна инвентаризация - различен поглед върху проблема

И така, инвентаризация. Той се анализира, измерва, контролира, оптимизира, увеличава преди високия сезон и намалява по време на пазарни спадове. Обръщат му много внимание от счетоводители, икономисти, логистици, доставчици и дори специалисти по продажбите. Наличността се измерва в тонове и палетни места, в складови единици и във финансово изражение; може да се оцени по себестойност и продажна цена. Разнообразието му поражда първия проблем: чий подход към оценката на запасите е по-точен и чия гледна точка за това какъв трябва да бъде инвентарът е правилна.

Какво казват експертите на компанията?

Икономист: - Оборотите падат, трябва да ограничим доставките и да намалим запасите!

Специалист по доставки: - Намаляването на инвентара е неприемливо, в противен случай нивото на обслужване ще падне.

Продуктов мениджър: - Необходимо е да се разшири асортиментният списък и да се изтеглят остарелите стокови позиции от обращение.

Управител на склад: - Складовете са пълни на 94%. По-нататъшното нарастване на запасите може да намали скоростта на обработкатовари.

Мениджър продажби: - Трябва да увеличим запасите, за да се предпазим от увеличеното търсене.

Финансов мениджър: - Имаме ограничена възможност да плащаме за нови доставки! Огромно количество е замразено в съществуващите запаси.

COO: - Увеличете оборота си, като същевременно поддържате необходимото ниво на обслужване и правилния асортимент на склад. И да, кризата е в двора, не замразявайте ликвидността и спестете парите на компанията!

Между другото, дори при внедряването на ERP система, като правило, задачата за „намаляване на инвентара“ се появява като една от бизнес целите на проекта. Тази задача често се формулира без оглед на нивото на обслужване или каквото и да е споменаване на сезонността на търсенето, което води до едностранчиво тълкуване на ефективността.

Какъв запас е правилен? Как да постигнем консенсус между различните гледни точки? Струва ли си да се намаляват запасите за неопределено време или има разумен лимит? Как изискването за инвентаризация е свързано със спецификата на продукта и бизнеса? Много е важно, като част от разработването на единна оперативна стратегия за компанията, да се определят договорени критерии за ефективност, които описват набор от бизнес правила и измервани индикатори. В противен случай разногласията между отделите по отношение на тълкуването на състоянието на запасите само ще растат и ще доведат до управленски колапс.

Критерии за ефективност на системата за управление на запасите

В производствени предприятия или дистрибуторски предприятия, където Columbus участва в внедряването на ERP системата Microsoft Dynamics AX 2012 и нейните по-ранни версии, задачата за изграждане на ефективна система за управление на инвентара е много важен компонент от проекта.

По правило спецификата на компаниите-клиенти е огромнапродуктова гама, наличие на географски разпределена мрежа от складови бази, а в много случаи и наличие на собствено производство. Сложността на изграждането на ефективна система за управление се увеличава и с ограничените производствени и складови ресурси, наличието на кратки срокове на годност и много взискателни клиенти по отношение на нивото на обслужване. Всичко това се утежнява от предизвикателствата на новото време - ликвидна криза, ограничение на пазара на финансови заеми и в резултат на това високи изисквания към оборота на капитала.

Предвид тези трудни условия, ефективността на системата за управление на запасите се оценява едновременно в няколко области:

Стокооборотът се оценява по себестойност и складови единици
Ниво на клиентско обслужване - изчислява се делът на извършените навреме пратки в стойностно изражение, в складови счетоводни единици, в броя на поръчаните стокови позиции
Делът и обемът на неликвидните активи (процент на нискооборотните стокови позиции от общия инвентар)
Изчерпани, изчерпани (процент SKU с нулево налично количество за обещание спрямо общия брой SKU, за които е взето решение за постоянна наличност)
Продукти с изтекъл срок на годност (или изтичащи, или с дата на изтичане, която не отговаря на изискванията на клиента за оставащ срок на годност)
Процентът на използване на складовото пространство се контролира, за да се предотврати препълването на склада и да се намали скоростта на обработка на товара

Първите две точки трябва задължително да се измерват и разглеждат заедно. Не може да се твърди, че ефективно намаляване на нивото на стокатазапаси, ако нивото на обслужване също намаля. Останалите четири точки могат да се използват като допълнителни ключови индикатори, ако тяхната специфика присъства в бизнеса на клиента. Заедно тези показатели ще ви позволят да оцените как се е променила ефективността на системата за управление на инвентара.

Спецификата на отразяването на операциите в ERP системата Microsoft Dynamics AX 2012 ви позволява да събирате и анализирате данни за оценка на всеки от горните показатели. В някои случаи е препоръчително да се използва външна BI система, внедряването на механизми за отчитане зависи от спецификата и условията на проекта за внедряване.

Ще говоря за това как да подобря ефективността на системата за управление на инвентара в следващата статия.