Потребителска кооперация о. Управление на документацията Б. Пономарева
5. Обединяване на текст на документ
5.1. Унификация на документа като едно от направленията за неговото усъвършенстване
унификацияозначава „привеждане на нещо в единна система, форма, еднообразие“ (GOST R 1.0 -92).
Обединяването на текстовете на документите се извършва, за да се разработят техники и правила за съставяне на текстове, които позволяват да се сведе до минимум времето за подготовка на документи, бързо и недвусмислено възприемане на текста и го правят подходящ за машинна обработка.
Уеднаквяването на текстовете се извършва в следните области: състав на информацията; структура на текста; езикови средства, представяне на информация; правила за изграждане на фрази и изречения.
При унифицирането на текстовете на документите трябва да се спазват следните принципи: обективно отразяване в текста на съдържанието на управленската ситуация; стриктно съответствие между състава на информацията и вида на документа; използване на унифицирани речеви средства; определени фрази и модели на изречения, стандартизирани термини, приети съкращения, стандартни означения за величини и мерни единици.
5.2. Уеднаквяване на структурата на текста
В процеса на унификация на текстовете се извършва унификация на структурата на текста, която най-пълно отговаря на целта на документа, унификация на езиковите средства за изразяване на съдържанието на документа, разработване на унифицирани текстове под формата на стандартен свързан текст, шаблон, въпросник или таблица.
Stencilе форма на представяне на единен текст, съдържащ постоянна информация и празнини, запълнени с променлива информация, характеризираща конкретна управленска ситуация.
Изготвянето на документи с помощта на шаблонни текстове се основава на използването на често повтарящи се текстове на документиили части от тях в комбинация с променящата се част на буквата. Шаблонната част на документите се отпечатва предварително върху формуляр или се въвежда в паметта на компютъра, а променящата се част от текста се попълва допълнително на ръка, набира се на пишеща машина или на компютър.
Скъпи (име, отчество)
С най-добри пожелания
Шаблонните документи значително намаляват времето за съставяне на документ, тъй като изпълнителят се фокусира не върху това как да пише, а какво да пише, т.е. само върху променлива специфична част от информацията, чието място е предварително определено.
Таблицае форма на представяне на унифициран текст, който има две нива на разделяне: колони и редове и съдържа характеристиките на обектите според различни характеристики.
Изискванията за конструкцията, представянето и дизайна на таблиците са изброени в раздел GOST R 1.5-92.
Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Подзаглавията и редовите колони трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони могат да се дублират на следващите страници.
Ако документът ще съдържа няколко таблици и в текста има връзки към тях, тогава е препоръчително да дадете смислено заглавие на всяка. Заглавието се поставя над съответната таблица и започва с главна буква.
В момента широко се използват въпросници - „въпросници за получаване на определена информация“. Ванкетната карта, като форма за представяне на единен текст, се дава характеристика на даден обект по различни критерии.
Най-известните кадрови въпросници за получаване на данни за тези, които ги попълват.
Разпитванетое един от основните методи в социологическите изследвания. С негова помощ е удобно да се събира всякаква информация по предварително разработена специфична програма. Във въпросника текстът е формализиран, информацията е разположена в строго фиксирана последователност.
Променливата информация във въпросника може да бъде изразена чрез предварително подготвен отговор да-не, подробен отговор, цифрови показатели.
В унифицираните документи стабилните езикови завои се различават по степента на компресия (в шаблоните степента на компресия е много по-малка, отколкото във въпросниците).
В документацията, представена под формата на таблици и въпросници, фиксираните фрази са списък от думи или фрази, в които са пропуснати служебни и спомагателни думи, отделни думи, които носят второстепенна част от информацията, т.е. вместо разширени конструкции се използват по-кратки.
В трафаретните текстове фиксираният оборот е изречение, което се възпроизвежда всеки път като независима речева единица.
Например: „^ Контролът върху изпълнението се възлага на Кузнецов С.А.“.
При съставянето на текста на документ по шаблон трябва да се има предвид, че частта, която трябва да бъде попълнена, трябва да съответства на дадената постоянна информация.
Например: “^ Съгласно заповед на началника на завода”.
В таблици, въпросници, променливата информация, която трябва да се попълни, се поставя в оригиналния й вид (т.е. съществителното име е в оригинален падеж, глаголът е в неопределена форма и т.н.), с изключение на определени случаи, които трябва да бъдат посочени в инструкциите за използване на тези форми на документи.
За унифицирани текстове на документи е типично използването на компресирани синтактични конструкции.
За текстове на документи,представени под формата на шаблон, най-характерните са двусъставни (в изречението има и субект, и сказуемо) пълни общи изречения с директен словоред.
От едносъставните изречения се използват безлични и определено лични (без подлог) общи изречения, които най-ясно предават управленското действие.
Например: “^ Одобрете следното разпределение на отговорностите.”; „Контролът върху изпълнението се възлага на Т.Г. Сидорова“.