Правила за провеждане на телефонни разговори
Телефонните разговори отдавна са се превърнали в неразделна част от почти всяка професия. За мнозина те обикновено са едно от преките служебни задължения.
Правила за преговори - от поздрава до края на разговора
1. Усмихвайте се. Това често се пренебрегва, въпреки че е най-често срещаният съвет. Когато се усмихвате, вашите интонации автоматично стават по-позитивни и приятелски настроени. С правилната интонация ще създадете благоприятна атмосфера за всеки разговор – от организиране на бизнес среща до обсъждане на продажби.
5. Не забравяйте да вземете предвид навременността на разговора, особено ако се обаждате от мобилен телефон. Това не е само учтивост, въпреки че и тя играе важна роля. Ако човек бърза някъде или е разсеян от нещо, той едва ли ще успее да възприеме напълно важна информация. Така че, ако сте се обадили на човек, след поздрав, попитайте дали е удобно за него да говори сега и изложете накратко същността на въпроса си. Ако е свободен, тогава се заемете с работата, а ако е зает, уточнете часа за следващото обаждане.
Ако ви се обадят и не можете да говорите, е добре да се извините, че не можете да изслушате човека в момента. Ако можете да планирате графика си, уведомете ги за удобното за вас време на разговора, а ако не, обещайте да се обадите сами, като уточните работното време на лицето, което говори с вас.
Общи съвети за етикет
1. Ако имате изключително важни неща, които да споменете по време на разговора, запишете ги и ги дръжте пред себе си. Това ще бъде особено полезно за начинаещи. Освен това винаги имайте готови химикал и хартия, ако трябва да запишете нещо.
2. Инициативата идва от обаждащия сечовек - ако връзката е прекъсната, тогава вие трябва да се обадите обратно. Същото важи и за инициативата за прекратяване на разговора – вие сте този, който трябва да обобщите разговора и да се сбогувате.
3. Когато говорите, обръщайте се към събеседника по име - това ще създаде приятелска атмосфера, особено ако разговорът ви е за разрешаване на конфликта. Използвайки името на човек в разговор, вие му вдъхвате доверие.
5. Не прекъсвайте събеседника, ако имате въпроси. Когато той завърши мисълта си и направи пауза, тогава се интересувайте от всички аспекти на случая.
6. По време на монолога на вашия събеседник, да разберем, че сте на жицата, изразете съгласие с думите му, като подчертаете интереса си.
7. Опитайте се да не използвате паразитни думи, умалителни наставки и разговорни думи в речта си. Професионалният жаргон също е безполезен, ако събеседникът не е със същата специалност като вас.
8. Ако не говорите вие, а вашият колега, не го разсейвайте. Ако сте влезли в офиса по средата на неговия диалог, изчакайте отвън. Ако останете в офиса, той може да измачка разговора или да се разсее в неподходящ момент. Ако постоянно сте в един и същ кабинет, не се вслушвайте в разговори и не проявявайте прекомерна съзнателност.