Правилно отчитаме разходите за участие в семинара (Мишанина М.
Много работодатели, за да подобрят професионалното ниво на своите служители, ги изпращат на различни семинари. Това могат да бъдат както обучителни семинари за счетоводители, юристи, ИТ специалисти, така и информационни и практически семинари по договорната система за служители на службите за обществени поръчки. Какви са видовете семинари, какви документи потвърждават разходите за участие в семинара и как правилно да ги отразяваме в бюджетното счетоводство, ще разкажем в статията.
Видове семинари
Условно семинарите могат да бъдат разделени на два вида: обучителни и информационно-консултативни.
Обучителни семинари се провеждат с цел обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала. В същото време минималният допустим период за усвояване на програми за професионална преквалификация не може да бъде по-малък от 250 часа, а периодът за усвояване на програми за напреднало обучение - по-малко от 16 часа (клауза 12 от Заповед N 499).
В края на обучителния семинар участниците преминават окончателно сертифициране и им се издават документи за квалификация: сертификат за повишаване на квалификацията и (или) диплома за професионална преквалификация (клауза 19 от Процедура N 499).
На служителите, преминаващи професионално обучение, се осигуряват необходимите условия за съчетаване на работата с обучението, както и гаранциите и компенсациите, предвидени в трудовото законодателство. Те включват по-специално (членове 187, 196 от Кодекса на труда на Руската федерация):
- запазване на работното място (длъжност) и средната заплата на основното място на работа - при изпращане на служител за обучение с прекъсване на работа;
- изплащане на пътни разноски по начина и в размер, предвиден за лицата, изпратени на длъжностно лицекомандировки, - когато служител е изпратен на обучение с прекъсване на работа в друга област.
За ваша информация. По силата на разпоредбите на чл. 198 от Кодекса на труда на Република България институцията има право да сключи студентски договор за професионално обучение или преквалификация на работното място или с прекъсване на работата със служител.
Информационни и консултантски семинари се провеждат за информиране за актуални промени в законодателството, за придобиване на практически умения за работа. Тяхната продължителност по правило е по-малко от 16 часа, като след завършване няма окончателна сертификация, не се издава документ, потвърждаващ обучението. Информационните и консултантски услуги, предоставяни като част от такива семинари, не принадлежат към образователни програми и в резултат на това не подлежат на лицензиране.
За ваша информация. Разнообразие от информационни и консултантски семинари са уебинари, които се провеждат онлайн чрез интернет с помощта на телекомуникационни системи.
Отстъпление
При посещение на семинар (както обучение, така и информационно-консултантски) в друга област е необходимо да се издаде командировка.
За справка. Служебното пътуване е пътуване на служител по заповед на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация).
За да кандидатствате за командировка, ще ви е необходим стандартен пакет документи:
- длъжностно назначение (ф. Т-10а) - в него се посочва причината за пътуването - участие в семинара. Този документ се подписва от ръководителя на структурното звено, в което работи командированият работник, и се одобрява от ръководителя на институцията или друго упълномощено лице, след което се предава на отдела за персонал за регистрациязаповед (инструкция) за изпращане в командировка;
- заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка (f. T-9, T-9a) - попълва се от служител на службата за персонал въз основа на задание за работа и се подписва от ръководителя на институцията или упълномощено от него лице. При изпращане на един служител в командировка се използва заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка във формуляр T-9, а ако няколко служители се изпращат в командировка, се използва формуляр T-9a;
- удостоверение за пътуване (f. T-10) - издадено от служител на службата за персонал въз основа на заповед за изпращане на служител в командировка. Този документ потвърждава продължителността на престоя на служителя в командировка (отбелязват се датата на пристигане и заминаване). Удостоверение за пътуване се издава само ако служителят е изпратен в командировка в България или в страните от ОНД, с които има междуправителствени споразумения, че в паспорта не се правят бележки за преминаване на границата. За командировки в други държави не е необходимо издаване на удостоверение за пътуване.
Забележка! Ако бъде приет проектът на заповед на Министерството на финансите на България „За изменение и допълнение на Заповед на Министерството на финансите на България N 173n“, държавните (общински) институции ще трябва да изготвят задание под формата 0504503 и удостоверение за пътуване под формата 0504502.
При завръщане от командировка служителят трябва да попълни:
- кратък отчет за извършената работа (колона 12 от длъжностното задание), който се съгласува с ръководителя на структурното звено;
- авансов отчет (ф. 0504049) (с разходооправдателни документи към него) за изразходваните суми във връзка с командировката и го представя в рамките на три работни дни.счетоводство за окончателно уреждане на издадения му паричен аванс преди заминаване в командировка за пътни разноски.
Ако семинарът на място се провежда на територията на Руската федерация, тогава на служителя се възстановяват следните разходи (клауза 11 от Резолюция N 749):
- за наемане на жилище;
- свързани с живеене извън постоянното местоживеене (дневни пари);
- други разходи, направени от служителя с разрешение на ръководителя на институцията.
В случай на провеждане на семинар в чужбина допълнително се възстановяват следните разходи (клауза 23 от Резолюция № 749):
- разходи за регистрация на задграничен паспорт, виза и други документи за пътуване;
- задължителни консулски и летищни такси;
- такси за право на влизане или транзит на автомобилен транспорт;
- разходите за получаване на задължителна медицинска застраховка;
- други задължителни плащания и такси.
Документално потвърждение на разходите за участие в семинара
По-специално, по договори за предоставяне на услуги за обучение в курсове за напреднали, държавните институции имат право да определят размера на авансовото плащане до 100% от сумата на договора. За всички останали договори държавните институции могат да определят размера на авансовото плащане до 30% от сумата на договора, но не повече от 30% от ограниченията на бюджетните задължения, въведени за съответната финансова година, освен ако не е предвидено друго в клауза 22 от Указ N 1213 и други регулаторни актове на Руската федерация.
Приемането за осчетоводяване на разходите в размер на стойността на услугите, предоставени от организатора на семинара, се извършва въз основа на акт за предоставяне на услуги, подписан от двете страни.
Бюджетно счетоводство
Нека разгледаме примерите за процедурата за отразяване на разходите за участие в семинара в бюджетното счетоводство.
Пример 1. Хазназдравна институция, за да подобри уменията на медицинския персонал, сключи споразумение с център за обучение за провеждане на обучителни семинари в размер на 50 000 рубли. Условията на сключения договор предвиждат 100% авансово плащане. Центърът за обучение се намира в друг град, следователно от касата на институцията на студентите са издадени пътни пари за плащане:
- дневна надбавка - 2000 рубли;
- пътуване - 8000 рубли;
- настаняване - 3500 рубли.
При завръщане от командировка служителите представяха удостоверения за извършена услуга и авансови отчети. Издадените парични средства по отчета са усвоени изцяло.
В бюджетното счетоводство тези операции въз основа на Инструкция N 162n ще бъдат отразени, както следва: