Правилно поддържане на книгата за отчитане на движението на трудовите книжки на служителите
Организацията на управлението на кадровото деловодство на фирмата включва изготвяне на задължителни документи. Компетентният служител трябва да разполага с цялата необходима документация и да може правилно да прави съответните записи в нея. По-специално, той трябва да знае правилата за поддържане на счетоводна книга за движението на трудовите книжки на служителите.
Формата на книгата, състояща се от 13 колони, е установена с постановление на Министерството на труда на България от 2003 г. Начинът на попълване на книгата е различен от попълването на други регистрационни книги, които се водят и съответно попълват в рамките на една календарна година. Допустимо е тази книга да се съхранява няколко години подред, докато всичките й страници бъдат напълно използвани.
Правила за попълване на книгата за отчитане на движението на трудовите книжки
Извършването на регистрационни записи в документа предполага, че служителят по персонала е добре запознат с правилата за попълване на тази книга.
Тази книга съдържа:
- трудови книжки, които са били прехвърлени в отдела за персонал при регистриране на служители в тази организация >
- книжки, които се издават за първи път на служители във фирмата>
- вложки към трудови книжки, които се издават на служителите по време на работа във фирмата.
Първата колона на книгата е предназначена за вписване на регистрационните номера на книги и вложки.
Във втората, третата и четвъртата колона се записва точната дата на наемане на служителя, датата на попълване на трудовия и вложката му.
Тези две дати рядко съвпадат, защото:
- съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на България, трудова книжка се издава на работник или служител, който е работил в това предприятие най-малко пет дни>
- в съответствие с клауза 8 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, за служител, който е нает за първи път, трудовата книжка се изготвя в рамките на една седмицаслед като е назначен.
Ако се установи несъответствие между датата на наемане на служителя и вписването в трудовата му книжка или вложка към нея, служителят вписва датата на наемане на работа в книгата за записи.
Петата колона посочва фамилното име на служителя, който притежава трудовата книжка, пълното име и бащиното име.
Когато служител представи трудова книжка от образец 1938 г., ще видите, че серията и номерът липсват в тях. В тази ситуация в шестата колона трябва да се постави тире.
Когато за първи път се издава книжка за работник или служител, тогава нейният формуляр се получава в счетоводството и трябва да се регистрира в книгата за приходите и разходите, където се съхраняват тези формуляри. При регистрация се посочват серия и номер на формуляра.
В седмата колона служителят трябва да запише длъжността (професия и специалност) на служителя. Осмата колона отразява името на структурния отдел на компанията. Ако организацията има сложна структура, тогава трябва да посочите и висшия отдел.
Деветата колона отразява датата и номера на заповедта или заповедта, въз основа на която е нает служителят.
В десетата колона специалистът от отдела по персонала поставя своя подпис, който е приел трудовата книжка от служителя или я е изпълнил за първи път.
Когато вписването е регистрирано в трудовата книжка, тогава в десетата колона трябва да се подпише служителят по персонала, извършил регистрацията.
Съдържанието на единадесетата колона отразява сумата в рубли, която служителят е платил за формуляра за трудовата книжка или нейния вложка. Тази колона трябва да се попълва само при регистриране на трудова книжка за служител, който за първи път е получил работа, или при издаване на вложка към трудова книжка, произведена в тозиорганизации. В останалите случаи в тази колона се поставя тире. Това означава, че от служителя не са взети пари.
При напускане на служител от тази фирма се попълват останалите дванадесета и тринадесета колона. В дванадесетата колона самият служител поставя датата, на която му е издадена трудовата книжка (или датата на последния работен ден), в тринадесетата колона той подписва, че е получил трудовата книжка.
Когато служител отсъства в деня на уволнението, тогава работодателят му изпраща известие, че трябва да вземе трудовата книжка. Служителят може също да се съгласи то да бъде изпратено по пощата.
- дата и номер на уведомлението (препоръчано писмо или телеграма), изпратено до служителя>
- дата на изпращане със съгласието на служителя да изпрати трудовата си книжка по пощата.
Освен това е възможно да се посочат номерата на пощенските разписки, подадени в случая в отдела за персонал, където се намират и копия на известието или мотивационното писмо, изпратено до служителя.
Воденето на книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях предполага, че при уволнение служителят трябва да подпише както трудовата книжка, така и вложката, ако има такава.
Счетоводни изисквания
Книгата трябва да бъде подвързана с твърди корици. Страниците му трябва да бъдат зашити с конец.
Всички страници на книгата трябва да бъдат номерирани до момента, в който започнете да я попълвате. Книгата трябва да бъде завързана, а краищата на шнура трябва да бъдат залепени с малко парче хартия от вътрешната страна на корицата.
Книгатрябва да бъдат запечатани или запечатани с восъчен печат. Восъчният печат трябва да бъде позициониран правилно: необходимо е той да обхваща част от листа, краищата на шнура да надничат изпод листа и част от капака. Когато се използва печат вместо восък, тогава той се поставя върху краищата на шнура, които стърчат изпод хартията.
Книгата трябва да съдържа потвърждаващ надпис, който посочва броя на номерираните и зашнуровани страници с цифри и с думи. Само ръководителят на дружеството има право да заверява тази книга със собствения си подпис.
Възможно ли е да се води счетоводна книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях в електронен вид?
Дълго време служителите нямаха възражения срещу електронните записи. На практика това стана осъществимо след приемането на Федералния закон „За електронния цифров подпис“ през 2002 г., според който българските организации предвиждат възможност за съхраняване на документи в електронен вид, което беше свързано преди всичко с поддържането на регистри за данъчна отчетност.
Книгата за счетоводство и издаване на трудови книжки в Excel се стартира в организацията на доброволни начала. Но трябва да се отбележи, че е много по-удобно да го използвате от хартиената версия, когато трябва спешно да намерите важна информация.
Тъй като фирмените документи могат да се съхраняват в електронен вид, това означава, че е възможно да се създаде електронен архив на тази организация. След прехвърлянето на електронни документи в архива, всички операции, които ще се извършват с тях, например конвертиране, компресиране, пренаписване, трябвада бъдат документирани. Като счетоводна единица за електронна документация се приема носител, на който е записан файл или файлове, действащи като програмно-информационен обект и придружаваща документация, която може да бъде в две версии: хартиена и електронна. Носителите могат да бъдат CD, твърд диск, сменяем твърд диск и др. За удобство можете да създадете и използвате дневник, който ще отразява получаването и изхвърлянето на електронни документи. Освен това можете да създадете и използвате друг спомагателен дневник, който ще вземе предвид миграцията и презаписването на електронни документи.
Сроковете за съхранение на хартиени и електронни документи са еднакви. В тази връзка българското законодателство не предвижда особености.