Препоръки за съставяне на номенклатурата на делата
Свързани статии
В хода на ежедневната дейност на всяка организация се произвежда огромно количество бизнес документи. Ако не ги поставите в правилния ред своевременно, скоро работата на офиса ще бъде парализирана. Редът за съхранение на делови книжа се определя от номенклатурата на делата. Тази статия ще ви покаже как да го направите.
От статията ще научите:
Понятието номенклатура на делата
Огромен брой документи, които се формират в хода на живота на всяко предприятие, трябва редовно да се подреждат. Ако това не бъде направено, тогава с течение на времето желаният документ просто ще бъде невъзможно да се намери.
Проблемът ще бъде усложнен и от факта, че голям брой хора участват в процеса на работния процес и всеки може да има собствена представа за правилния ред за съхранение на бизнес документи.
- Определете кои документи и в кой отдел се намират и поддържат;
- Кой от служителите трябва да работи с тях;
- Колко дълго трябва да се съхраняват хартии от различни видове.
В условията на информационното общество значението на строгата система за отчитане и архивиране както на хартиени, така и на електронни документи ще нараства. ND е въплъщение на тази система. Неслучайно повечето професионалисти в деловодството отдавна са осъзнали важността на подобен документ за компанията и удобството му в ежедневието.
Формално ND е систематизиран списък на всички дела, които са започнати в предприятието. Срещу името на всеки случай е посочен срокът на съхранение. Добре обмислената и добре написана НД улеснява многоподдържане на реда в счетоводната система на делата в организацията.
Изготвяне на консолидирана номенклатура на делата на организацията
Въпреки факта, че има типична (примерна)номенклатура на случаи, всяка компания трябва да разработи свой собствен специфичен ND.
През последното тримесечие на изтичащата година трябва да се състави НД за следващата календарна година.
НД на всяка конкретна организация се съставя въз основа на спецификата на съдържанието и количествения състав на документите, които функционират в процеса на деловодството на компанията.
Основният източник в развитието на структурата на НД е щатното разписание на организацията. Имената на структурните подразделения на дружеството стават имена на раздели на НД, които са подредени по установения ред. По този начин първият раздел на ND съдържа имената на случаите, които регулират организационната и административната система на дружеството. След това следват разделите, съответстващи на имената на отделите, а след това има раздели, посветени на различни обществени организации и комисии, работещи в предприятието. Ако дружеството не предвижда структурно подразделение, тогава съставът на секциите на RD се определя от производствено-индустриалната или функционална схема.
В НД не се включват печатни издания - справочници, сборници, списания, каталози.
Отговаря за разработването и съставянето на номенклатурата на делата
Разработването и съставянето на консолидиран RD на организацията е поверено на услугата DOW. В различните компании тази услуга може да има различни имена - секретариат, офис, общ отдел - това не променя същността. Ако няма такава структура, тогава работата по съставянето на ND се възлага на секретаря на ръководителя или служителя, който ръководи деловодството в организацията. Основната задача на компилатора на ND е да събере от всички отдели данни задокументи, систематизира ги и ги привежда в единен списък, който има установена форма.
Обикновено механизмът за разработване на ND е следният: в края на годината всяко структурно подразделение на компанията съставя свой собствен, местен, RD. Тези данни се подават на лицето, отговорно за разработването на консолидирания НД за предприятието, той ги обобщава, систематизира, дава им единна форма и съставя окончателния документ за цялата фирма.
Ако фирмата е малка и няма структурни подразделения, то в НД се включват дела, организирани според функциите и задачите на организацията. В този случай разделите на RD могат да бъдат направленията на дейността на организацията.
Например RD за театър може да съдържа следните раздели:
- дирекция;
- Отдел човешки ресурси;
- Литературна част;
- режисура;
- Художествено-продуцентска част;
- отдел реквизит;
- Счетоводство.
Обща процедура за съставяне и утвърждаване на консолидирана номенклатура на делата
Първият, предварителен етап от съставянето на консолидирания RD на организацията трябва да бъде проучването на състава и съдържанието на бизнес документите, които се произвеждат по време на дейността на компанията. На първо място, уставът и правилникът на предприятието, таблицата с персонала, ND за последната година, стандартният опис на делата, подлежащи на постоянно и временно съхранение, всички използвани регистрационни формуляри, стандартните списъци с документи, посочващи периода на съхранение, получени от различни отдели, както и всички стандартни ND.
Вторият етап от подготовката на НД ще бъде издаване на заповед за предприятието, определяща сроковете за представяне на създадените във всеки отдел местни НД. Публикуването на заповедта ще позволи да не се забавя процесът на разработване на тези документи от ръководителите на отдели. Допълнителна гаранция за съответствиесроковете за подаване на местни НД ще бъдат указание в длъжностните характеристики на ръководителите на всяко структурно звено, че в задълженията им влиза съставяне на ДР на техния отдел. Ако няма такава клауза в длъжностната характеристика, тогава няма да е възможно да бъде привлечен ръководителят на отдела към дисциплинарна отговорност за непредставяне на ND.
Третият етап е действителното съставяне от ръководителите на отдели на списък с документи, които се изготвят в хода на стопанската дейност на това структурно звено. Такъв списък се създава въз основа на проучване на всички налични документи на отдела. Ако дружеството не предвижда разделяне на структурни подразделения, тогава разделите на ND съответстват на областите на дейност на дружеството. След изготвянето на списъка с бизнес документи той се подписва от ръководителя на отдела и се предава на служителя, отговорен за създаването на консолидирания ND на предприятието. Този списък трябва да бъде подаден едновременно на електронен и хартиен носител.
Четвъртият етап е съставянето на консолидиран RD на организацията. Както беше отбелязано по-горе, тази работа е най-добре да се възложи на отдела на DOW (офис, секретариат), а в негово отсъствие - на секретаря или специално назначен служител на отдела за персонал.
Петият етап е наблюдение. Това е сложен и многоетапен процес. ND трябва да бъде заверен от ръководителя на ведомствения архив, подписан от ръководителя на службата DOW, съгласуван с експертната комисия на предприятието и изпратен за одобрение от EIC на архивната институция, в която ще се съхранява допълнително документацията на компанията. За да стане правно обвързващ РД, последният етап от одобрението трябва да бъде подписването му от изпълнителния директор на компанията.
Шестият етап е ND разпечатка и репликация. НД се издава в 4 екземпляра:
- Първият се съхранява в услугата DOW;
- Вторият се използва от услугата DOW като работен документ;
- Третият се съхранява във ведомствения архив като счетоводен документ;
- Четвъртият се съхранява в държавния архив, където впоследствие ще бъде прехвърлена документацията на дружеството.
И накрая, последният,седми етап от разработването на НД е създаването на извлечения от разделите на НД за всяка структурна единица. Такъв извлечение се използва при формирането на дела и търсенето на документи. Обикновено той е прикрепен към вътрешната страна на вратата на шкафа, където се съхраняват бизнес документи и файлове на този отдел.
Важна информация
Съгласуването на номенклатурата на делата с архивна институция се извършва най-малко веднъж на всеки пет години.
Примерна обобщена номенклатура на дейността на организацията
По-долу е представена примерна номенклатура на файловете на организацията.
Можете да изтеглите образец на номенклатурата на делата на организацията чрез връзката.