Пресслужба, Организация на работата на пресслужбата - Реклама и връзки с обществеността

Организация на пресслужбата

Днес пресслужбите са достъпни в щатите на всички държавни структури, финансови и индустриални групи, банки, търговски и нестопански организации, политически партии, социални движения и др. Характеристиките на организацията на работата на пресслужбата зависят от това къде (в какъв тип предприятие и каква форма на собственост, финансиране, преследвани цели, задачи за решаване и т.н.) ще функционира. Така например работата на пресслужбата в търговски организации (дори много големи холдинги) се различава значително от подобна структура в организации на държавно подчинение. Областта на дейност, областта на търговските интереси и размерът на компанията също влияят върху спецификата на функциониране на пресслужбата на организацията. По правило в повечето търговски фирми задълженията на пресслужбата се изпълняват от едно от отделите на PR отдела или някаква функционална връзка в отдела за връзки с обществеността на тази организация. Много често в малки организации тази работа се извършва от един служител в едно лице - пресаташе или прессекретар. И това е в най-добрия случай. В зависимост от обхвата на работата задълженията на обществената информационна служба могат да се изпълняват от:

  • • пресаташе;
  • • пресбюро;
  • • прес отдел;
  • • пресслужба или пресцентър;
  • • началник PR служба;
  • • лица на свободна практика или външна консултантска фирма.

Както показва практиката, персоналът на пресслужбите средно може да варира от двама или трима служители до тридесет или повече. Във всяка форма на организация звеното на пресслужбата е призовано да решава две общи задачи.

  • 1.Осигурява пълнотата и актуалността на информацията за дейността на организацията, която представлява.
  • 2. Създава оптимални условия за работа на акредитираните журналисти.

За изпълнението на тези задачи служителите на пресслужбите на търговските организации по-специално имат следните професионални задължения:

  • • създаване и прилагане на стратегия за информационна политика на компанията;
  • • формиране на обществено мнение с помощта на медиите в съответствие със стратегията на информационната политика на компанията;
  • • взаимодействие с български и чуждестранни медии и журналисти с цел пълно и обективно отразяване на дейността на компанията;
  • • осъществяване на взаимодействие и развитие на контакти с пресслужбите на органите на държавната изпълнителна власт и местното самоуправление, фирми партньори, фирми, работещи на същия пазар с компанията;
  • • анализ на тенденциите и условията за развитие на специализирани медии;
  • • проучване на медийни материали с цел определяне на техните позиции и изготвяне на рецензии на тези материали, анализи и справки за ръководството на компанията.

ФункцииПресслужби:

Има редица разлики и особености в работата на пресслужбата на търговско дружество и в държавна институция. Основната задача на пресслужбата на търговска структура е да създаде положителен имидж на компанията като надежден партньор, производител на качествени стоки и услуги, които предоставя, докато основната задача на пресслужбата в държавна институция е да създаде положителен имидж на институцията и нейния ръководител в контекста на положителния имидж на властите.

Така че, за да поддържа имиджа на всяка търговска производствена организация, нейната пресслужба трябва да се фокусира върху стратегически, тактически и оперативни дейности.задачи и дейности.

Стратегически цели и действияпресслужби:

  • - формиране на положителен имидж на компанията пред потенциален потребител;
  • - формиране на впечатление за индивидуалност и признание на компанията сред населението;
  • — обхващане на населението с положителна информация за организацията;
  • — участие в полемика с цел предотвратяване на разпространението на негативна информация за компанията;
  • - работа с медиите;
  • – влияние върху процеса на повишаване на нивото на продажби чрез разпространение на информация в медиите;
  • — подобряване на ефективността на връзките с обществеността;
  • – събиране и обработка на медийни материали, свързани с пазара, представляващ интерес за това предприятие.

Тактически задачи и действияПресслужби:

  • - работа с журналисти;
  • — подготовка на информационни материали за медиите;
  • - контрол върху информационните материали в медиите с цел своевременно идентифициране на негативна информация за дружеството и неговото ръководство;
  • - подготовка и провеждане на пресконференции;
  • - контрол на спонсорството и отразяването му в медиите;
  • - редовно публикуване на икономически отчети за дейността на дружеството;
  • — формиране на новини;
  • – постоянно участие в тематични предавания и рубрики в телевизионни и радио програми;

- Изготвяне на прессъобщения и информационни материали за клиенти.

Оперативни задачи и действияПресслужби:

– организиране и провеждане на срещи и контакти с посетители;

Пресслужбата на производствено-търговско предприятие е вид инструмент за външни бизнес комуникации на компанията. Обектите, които определят външната среда, включват:

  • 1)клиенти(физически и юридически лица);
  • 2)силово-административни структури(правоприлагащи, данъчни и други надзорни органи, действащи в рамките на своите правомощия, установени със закон; административно-управленски структури на различни нива и др.);
  • 3)средства за масова информация(печатни, електронни, интернет и др.);
  • 4)партньори;
  • 5)конкуренти;
  • 6)финансови експерти и анализатори, консултантски и рейтингови агенции и др.;
  • 7)акционери.

Задълженията на пресслужбата на държавна институция се различават значително. Те включват информиране на широката общественост за същността на взетите решения и формиране на положителен имидж както на отделните служители, така и на правителството като цяло. Пресслужбата също трябва да анализира реакцията на обществото към действията на определени длъжностни лица и власти и да разработи технологии за неутрализиране на негативните изказвания.

Основните принципи на работа на пресслужбата трябва да бъдат:ефективност, законосъобразност, гъвкавост и приемственост, конструктивност.

Особено внимание трябва да се обърне на отговорността на пресслужбата. Пресслужбите както на търговските, така и на държавните структури трябва внимателно да проверят информацията, преди да я предадат на журналистите.

Напоследък, в процеса на производство на един и същ вид продукти, много организации на търговския и производствения пазар действат не толкова като конкуренти, а по-скоро като съмишленици. Процесите на интеграция и търговско сътрудничество вече протичат не само в световен междудържавен мащаб, но и на по-"земно" ниво. Като част отКато се има предвид това, все по-често е възможно да се натъкнете на ситуация, в която за отделна компания не е икономически изгодно да поддържа собствена комуникационна структура, а в същото време човек иска да работи с хора на постоянна, дългосрочна и доверителна основа. Именно тази ситуация допринесе за това, че много сродни или партньорски организации предпочитат да не работят със „случайни“ пресагенции, а да създадат свои, но на корпоративен принцип. Организационната структура накорпоративния пресцентъртрябва да съответства на функционалното му предназначение и като правило включва следните специалисти:

  • • имиджмейкъри;
  • • нюзмейкъри („нюзмейкъри”);
  • • анализатори;
  • • социолози;
  • • копирайтъри (създатели на текстове);
  • • фотографи и оператори;
  • • секретариат;
  • • технически персонал, работещ с информация. Добавяме, че подобна услуга изисква висококвалифицирани интернет специалисти.

В допълнение към изброените по-горе случаи, съвременните реалности на нашето време много често принуждават ръководството на различни индустриални и търговски организации и обществено-политически структури, както и обществени сдружения и групи, да прибягват до услугите навременни пресцентрове, организирани за определено време и за определени задачи.Те са необходими за регулиране на отношенията с медиите и отразяване на събития в следните случаи:

  • — международни и значими за обществеността големи национални научни, икономически и обществено-политически симпозиуми, форуми, конференции, срещи, срещи на върха, сесии;
  • - конгреси на големи партии;
  • – международни и големи национални изложения и панаири;
  • – международни младежки фестивали истуденти;
  • - големи спортни състезания и олимпиади;
  • — международни театрални и музикални конкурси;
  • - филмови фестивали.

Ефективността на значимо събитие до голяма степен зависи от нивото на организация на пресцентъра. Трябва да се обмисли всичко за най-пълната техническа и информационна поддръжка на представителите на медиите - от обявяването на събитието до заключителната пресконференция. Всяко недоволство на журналистите, вариращо от битовите условия на престой и настаняване до техническата и технологична организация на пресцентъра, може да намали ефекта от скъпото събитие.