Приемане на посетители

Рецепцията е една от най-важните функции на секретаря.

Секретарят трябва да може да поздравява посетителите, да бъде любезен и гостоприемен, за да осигури ефективността на срещата или да изглади трудни ситуации.

От неговото поведение, яснота и пълнота на отговорите на въпросите се формира първата представа за организацията като цяло. Професионалният секретар трябва да може ефективно да взаимодейства с хората, да бъде надежден посредник между мениджъри и посетители.

По правило посетителите влизат в кабинета на управителя след доклада на секретаря.

Често посетителят се представя на секретаря, като му връчва своята визитна картичка, която съдържа необходимата информация за него. Посетителят трябва да бъде поканен да седне и да изчака, докато бъде обявено пристигането му.

Приемането (по предварителна уговорка или не по график) може да бъде разделено на следните видове:

приемане на служители по текущи въпроси;
приемане на служители по лични въпроси;
приемане на посетители от други организации;
прием на командировани работници;

Приемане на служители по текущи въпроси

За да приемате служители на организацията по текущи въпроси, е желателно да имате определени часове и дни за това - първото условие за рационално планиране на работния ден на мениджъра. Секретарят трябва да доведе часовете за прием по текущи въпроси до вниманието на всички служители на организацията.

Служителите, които идват на рецепцията, трябва да бъдат адресирани по име и бащино име, за което секретарят трябва да има фамилно име (с имена и бащини имена) списък на всички служители на организацията.

Много често посетителите отиват в офиса на мениджъра за въпроси, които могат да бъдат разрешени от други служители исекретарят трябва да организира такава среща.

По време на рецепцията служители, които не са свързани с рецепцията, не трябва да се допускат в кабинета на началника на кантората. В този случай те се изпращат до заместник-началниците или се наричат времето, когато ръководителят е свободен и ще може да ги получи.

В края на разговора и вземането на решение ръководителят пише сам или инструктира секретаря да запише резултатите от разговора в съответния дневник.

Приемане на служители по лични въпроси

По време на приемането по лични въпроси се води дневник (книга) за приемане, в който се записват:

фамилия, име, бащино име на служителя, дошъл на рецепцията;
резултатите от разглеждането на заявлението.

При голям брой посетители записите им се водят в регистрационни и контролни карти.

Приемане на посетители от други организации

Когато приемате служители на други организации, след поздрав, трябва да разберете и запишете:

фамилия, име, бащино име;
организацията, която представлява и длъжността му;
по какъв въпрос;
дали е уговорена среща.

Приемането на посетители от други организации се подготвя предварително от секретаря. Приемното време трябва да бъде съгласувано и удобно както за посетителя, така и за управителя. Секретарят трябва предварително да уведоми мениджъра за въпроса, който ще бъде разрешен по време на срещата.

В редица организации, особено държавни, е възприета практиката за предварително записване на данни за посетителите в специален дневник.

Ако посетителят дойде без предварително съгласие, секретарят има право да реши сам дали да го докладва на ръководителя или да си уговори среща за друга дата на приемане.

Ако управителят, при когото е дошъл посетителят, отсъства, необходимо е другкомпетентен служител.

Прием на командировани работници

Когато организира приемането на командировани работници, секретарят трябва да разбере дали посещението е договорено предварително, да разбере въпроса, по който е пристигнал посетителят.

Секретарят отбелязва удостоверението за пътуване, ако е необходимо, помага при настаняването в хотела, организира среща с правилните хора.

Ако на рецепцията е пристигнала делегация, секретарят трябва предварително да се погрижи да разпредели служител, който да я придружи.