Регистрация на входящи и изходящи документи в EDMS 1C Workflow 1
"1C: Управление на документи 8" има всички необходими функции за ефективно отчитане и регистриране на входяща и изходяща кореспонденция. В този случай автоматичното генериране на регистрационни номера от край до край се извършва съгласно сложни правила. Тези правила са конфигурирани в раздела „Номери“ и ще бъдат разгледани в отделна статия.
За това как се регистрират изходящи документи в 1C: Управление на документи версия 2 е написано в нова статия.
От своя страна регистрацията на документи може да се извършва само в съответствие с GOSTs, стандартни инструкции, както и "традициите" на домашната офис работа.
Регистрацията на документи, в зависимост от конфигурираните шаблони на бизнес процеси във всяка отделна организация, може да се състои от:
- автоматизиране на процедурата по разглеждане на документи и последващ контрол;
- уведомяване на изпълнители;
- контрол на регламентираните срокове за изпълнение на документите;
- генериране на отчети за получаване и изпълнение на документи, за просрочени документи.
Как става регистрацията на входящи и изходящи документи?
Достъпът до файловете и документите, съхранявани в информационната база, се осъществява от секция „Документи и файлове“.
Навигационната лента и лентата с действия на този раздел съдържат необходимите команди за работа с документи и файлове, генериране на отчети и извършване на сервизни операции.
1. Можете да създадете нов входящ документ, като използвате командата "Входящи" в групата "Създаване" на панела с действия на секцията "Документи и файлове", ще се отвори прозорецът, показан по-долу.
2. Попълваме заглавката на документа, а именно такива полета като "Подател", "Подписано", "Номер на подателя", "Получател", "Дата на падежа", "Глас", "Тип", "Получено", "Статус", "Организация", "Име".
За да попълните полето "Подател", натискаме бутона или - ще видите списък с вече създадени предприятия и физически лица от директория "Кореспонденти".
Забележка! Ако създавате документи (изявление, жалба, писмо), те обикновено идват от физически лица.
3. За да създадете нов кореспондент, щракнете върху бутона "Създаване". Ще се отвори нов прозорец „КОРЕСПОНДЕНТ (СЪЗДАВАНЕ)“, в раздела „ОСНОВНА ИНФОРМАЦИЯ“ попълваме следните полета: „Име“, „Тип кореспондент“, „Включен в групата“, „Пълно име“, „INN“, „KPP“, „ОКПО код“, а също и в раздела „АДРЕС, ТЕЛЕФОНИ“ попълваме полетата, необходими за работа.
4. След като въведете данните на новия кореспондент, трябва да запазите информацията чрез натискане на бутон „Запазване на обекта“ или „Запазване и затваряне“.
5. За да попълните следните полета, използвайте бутона "Избор".
В полето "Подписано" се посочва лицето, подписало документа (ако е определено едно лице за контакт за кореспондента, то веднага се замества при избора на подател).
Полето "Организация" се показва в случай на управление на документи за няколко организации.
За да зададете регистрационния номер, трябва да натиснете бутона „Номер на изпращача“, след като попълните задължителните полета:
- „Лешояд“ (ако в настройките на програматаизпълнението на печати за достъп е разрешено);
- "Тип" на документа (ако в настройките на програмата е разрешено използването на типове входни документи);
- други задължителни полета, маркирани с червено подчертаване, като „Организация“ или „Въпроси за дейност“.
Полето Състояние се променя автоматично, но може да се промени и ръчно, ако е зададена настройката на програмата „Разрешаване на ръчни промени на състоянието“.
Един или повече файлове могат да бъдат прикачени към входящ документ. Това може да стане по различни начини:
- сканиране на документ;
- добавете файл от диска с бутона "Добавяне към списъка с файлове на входящия документ";
- добавете един или повече файлове от диска, като използвате командата "Импортиране на файлове" от контекстното меню на списъка с файлове;
- преместете един или повече файлове от Windows Explorer с мишката в списъка с файлове в картата с документи.
6. За да прикачите документ към "входящия документ", първо трябва да го запазите, след което отидете в раздела "Файлове", щракнете върху бутона "Добавяне от списък" и добавете документа.
Подменюто Създаване на база поддържа целия жизнен цикъл на входящия документ, например:
- разглеждане от мениджъра (бизнес процес);
- изпълнение в съответствие с резолюцията на ръководителя (бизнес процес "Изпълнение");
- създаване на "изходящ документ" въз основа на този "входящ документ" и други операции.
7. Първо напишете отговор на входящия документ. Запазваме документа на работния плот на компютъра, след което щракнете върху „Копиране“, прехвърлете го на „Отдалечен работен плот“ на сървъра и щракнете върху „Поставяне“.
8. Използвайки подменюто „Създаване на база“, създайте „изходящ документ“, като щракнете върху бутона „Създаване на база“, изберете „изходящия документ“ от списъка, попълнете всички задължителни полета, както направихме при създаването на „входящия документ“.
9. Прикачете документа към „изходящия документ“, запазете, като щракнете върху бутона „Запазване“, след това отидете в раздела „Файлове“, щракнете върху бутона „Добавяне“, изберете „От файл на диск“ в отворения прозорец и щракнете върху бутона „Създаване“. След това запазваме и затваряме документа, като щракваме върху бутона „Запазване и затваряне“.
