ПРОЦЕДУРА ЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Федерален закон № 129-ФЗ, както и Наредбата за счетоводството и счетоводството в България установиха, че организациите са длъжни да извършват инвентаризация на:
Чл. 12. Опис на имуществото и пасивите.
1. За да се гарантира надеждността на счетоводните данни и финансовите отчети, организациите са длъжни да извършват инвентаризация на имуществото и пасивите, по време на която се проверяват и документират тяхното наличие, състояние и оценка. Редът и сроковете за провеждане на инвентаризация се определят от ръководителя на организацията, с изключение на случаите, когато инвентаризацията е задължителна.
2. Провеждането на инвентаризация е задължително: при прехвърляне на имущество под наем, изкупуване, продажба, както и при преобразуване на държавно или общинско единно предприятие; преди изготвяне на годишни финансови отчети; при смяна на материално отговорни лица; при разкриване на факти за кражба, злоупотреба или увреждане на имущество; в случай на природно бедствие, пожар или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия; при реорганизация или ликвидация на организацията; в други случаи, предвидени от законодателството на Република България.
3. Несъответствията между действителната наличност на имуществото и счетоводните данни, установени по време на инвентаризацията, се отразяват в счетоводните сметки в следния ред: а) излишъкът на имущество се начислява и съответната сума се кредитира към финансовите резултати на организацията, а за бюджетна организация - за увеличаване на финансирането (средства); б) недостигът на имущество и неговото увреждане в рамките на нормите за естествена загуба се приписват на разходите за производство или обращение, в излишъкнорми – за сметка на извършителите. Ако извършителите не бъдат идентифицирани или съдът откаже да възстанови щети от тях, тогава загубите от недостига на имущество и неговото увреждане се отписват към финансовите резултати на организацията, а за бюджетна организация - до намаляване на финансирането (средства).
Процесът на инвентаризация се състои от няколко стъпки.
ПЪРВИ ЕТАП - подготвителен.
ВТОРИ ЕТАП - идентификация и проверка на реалната наличност на стоките, както и изготвяне на инвентарни записи.
Продавачите имат за задача да преброят броя на единиците стоки ръчно или чрез сканиране на TSD. Служител, работещ със счетоводната програма, приема информация за стоките в TSD или документа „Проверка за валидиране“, попълнен ръчно, и въвежда данните за действителния баланс в счетоводната програма. По време на инвентаризацията трябва да бъдат спрени всички операции по получаване и издаване на стоките за инвентарната група. Реално получените стоки след началото на инвентаризацията се капитализират след датата на инвентаризацията. Калкулираната стока не подлежи на продажба от момента на нейното преизчисляване до специалното разрешение на директора на магазина. По време на инвентаризацията в счетоводната програма се съставят документи „Инвентарен лист“, в които се въвежда информация за действителното наличие и реалността на остатъците от стоки. Документи "Инвентарен опис" са първичните счетоводни документи за счетоводството. Следователно задачата на служителите на този етап е да въведат данните възможно най-пълно и точно и след това правилно и навременно да изготвят материали за инвентаризация. Инвентарните списъци могат да се попълват както на ръка, така и с компютърна техника. Във всеки случай те не трябва да имат петна и изтривания. На последната страница от описа трябва да се направи отметкацени, количество и калкулация на резултатите, подписани от лицата, извършили тази проверка, след което се подписват всички финансово отговорни лица от отдела. Освен това в края на инвентаризацията финансово отговорните лица издават разписка, потвърждаваща проверката на стоките в тяхно присъствие, за липсата на рекламации и приемането на стоките, изброени в инвентара, за съхранение. Ако инвентаризацията на имуществото се извършва във връзка с промяна на финансово отговорните лица, служителят, който е приел имуществото, се подписва за получаване, а служителят, който е предал това имущество - за предаването му.
ТРЕТИ ЕТАП е сравнение на данните от инвентара със счетоводните данни:
Установени са несъответствия в счетоводната програма с реалните салда. Управителят на магазина, заедно със служителите, извършили инвентаризацията, определя причините за несъответствията, ако е необходимо, проверява движението на стоките и материалите за периода от предишната инвентаризация.
ЧЕТВЪРТИ ЕТАП - регистриране на резултатите от инвентаризацията.
На този етап счетоводните данни се привеждат в съответствие с резултатите от инвентаризацията. Лицата, виновни за неправилно отчитане на имуществото, са привлечени към административна отговорност, финансово отговорните лица са привлечени към материална отговорност в съответствие с колективния трудов договор. Резултат от инвентаризацията: • 2 бр. - "Проверка на наличност", с изчисляване на броя на стоките по продавачи. При броене с помощта на TSD (терминал за събиране на данни) документът не се издава. Удостоверява се с подписите на служителите, извършили инвентаризацията. Оригиналът е в счетоводството. Фотокопие до магазина. • 2 копия. - Окончателният документ "Инвентарен списък" с подписите на финансово отговорни лица. Удостоверява се с подписите на служителите, извършили инвентаризацията. •2 екземпляра - Документ "Отписване на стоки и материали". Прилага се към "Инвентарен списък". Удостоверява се с подписите на служителите, извършили инвентаризацията. • 2 копия. - Документът "Запис на стоки и материали". Прилага се към „Описен лист” Заверява се с подписите на служителите извършили инвентаризацията. • 2 копия. - Приложение: Регистър на документите "Инвентарен лист", "Получаване на стоки и материали", "Отписване на стоки и материали". Съставя се при пълен опис.
ПОСЛЕДЕН ЕТАП - съпоставка на данните от инвентаризацията със счетоводните данни
Установените количества излишъци и липси на стоки и материали в сравнителните ведомости са посочени в количествено и себестойностно изражение по цени на дребно към датата на инвентаризацията. При съставянето на документи за отписване и въвеждане на салда на материални запаси е необходимо да се вземе предвид прекласифицирането на материалните запаси, както и сумовите разлики, произтичащи от прекласифицирането. Счетоводният отдел взема предвид разликата в себестойността на стоките и събира от финансово отговорни лица в съответствие с договора за колективна отговорност.
Време и продължителност на инвентаризацията. Определя се въз основа на обема на продуктовите групи, броя на служителите, участващи в инвентаризацията, възможността за извършване на инвентаризация в работещ магазин.
Асортимент за проверка. Извършете инвентаризация на целия асортимент или част от него - зависи от броя на стоковите позиции, броя на персонала, участващ в инвентаризацията и степента на автоматизация на този процес.
Подготовка за инвентаризация. Асортиментът е изолиран от купувачи. Ако е възможно, складът спира да изпраща стоките от проверения асортимент. Когато провеждате произволна инвентаризация, трябва да се уверите, че няма проверен асортимент в други части на търговския етаж, местата на възможнисъхранение на брака. Трябва да се имат предвид възможните „недоставки“ на стоки от склада на компанията. Целият персонал трябва да бъде информиран за възможни проблеми, които могат да възникнат по време на инвентаризацията.
Броя. Всички търговски артикули трябва да бъдат преброени (един по един). Строго е забранено броенето по елемент в търсене на липсващи единици. В склада (в сервизното помещение) се препоръчва да се спазва стриктно разпределение на местата за съхранение на определени стоки. Това намалява броя на административните грешки.
В случай, че инвентаризацията се извършва в работно време, преброените стоки могат веднага да бъдат пуснати в продажба.
Разпределение на работата между одиторите. Определете броя на продуктовите групи за всеки служител. Всички търговски артикули в зоната трябва да бъдат сканирани и валидирани. Инвентарен контрол и потвърждение. Проверете дали общият брой търговски артикули съответства на провереното количество. Тези. уверете се, че всички елементи са включени в инвентара. Уверете се, че всички търговски артикули са сканирани и че преброяването е извършено правилно - всички търговски артикули са преброени само веднъж. Потвърдете броя на инвентара.
Съгласуване на несъответствията. В края на повторното преброяване магазинът работи в нормален режим и започва фазата на счетоводство, т.е., според отчетите за сравняване, се съставя списък на несъответствията между действителното и счетоводното количество. Несъответствията се отстраняват, когато е възможно. Ако инвентаризацията е избирателна, тя се повтаря до проверка на целия асортимент, след което се съставя пълен "Инвентарен лист". Така се постига пълна картина на състоянието на стоките в магазина. След това е необходимо да се преизчислят онези позиции, за коитонесъответствия.
Както показва практиката, серия от селективни инвентаризации ви позволява да поддържате инвентара на високо ниво. Необходима е обаче пълна инвентаризация, тъй като отделни грешки може да останат неотчетени.
Спецификация на приложението в TiS V7.7
Процедурата за инвентаризация се утвърждава от ръководителя на дружеството. Съобщава се на всички служители, участващи в инвентаризацията.Това е директор на магазина, продавачи, счетоводство. Предимството на методологията е, че действията на служителите на всеки етап от работата са координирани. Всеки знае КАКВО прави и за КАКВО отговаря. Тази методика също така определя процедурата за провеждане на селективни инвентаризации, които са необходими, за да се елиминира повторното класифициране на стоки с разлика в стойността. Формулярите на документи са стандартни. представени в четвъртата стъпка. Използването на тази техника в нашата компания направи възможно извършването на пълна инвентаризация на магазин с асортимент от 6500 артикула, без да се затваря търговската зала. Инвентаризациите се извършваха по групи стоки ежедневно в продължение на час и половина след премахването на продажбите. Забележка. За планиране на времето за инвентаризация и инвентаризация на групите стоки - балансите се разпечатват по групи (на бройки), съставя се график за инвентаризация. Вижте пример.