Проверка на навременността на представяне на документи на изпълнителите
Не е установена единна унифицирана форма на RKK, но тъй като е определен списък с информация за документа, необходим за контрол на документите, всяка организация може да разработи свой собствен RKK. Пример за RKK е даден в Приложение Б.
От РКК се формира контролен файл, който има два раздела: "Контролиран масив" и "Изпълнени документи".
В първия раздел РКМ са подредени според крайните срокове от 1-во до 31-во число на месеца. Картоните с документи се поставят в допълнителна клетка, срокът за която изтича следващия месец. В началото на всеки месец се подреждат картите с документи за този месец в съответствие с датата на тяхното изпълнение.
Вторият раздел на картотека „Изпълнени документи” се оформя при изпълнение на документите. В него се поставят RKK на изпълнените документи (т.е. след като документът бъде изпълнен и прехвърлен в делото). Този раздел на картотеката може да се формира по всеки удобен за работа признак, като се вземат предвид спецификите на организацията: по кореспонденти, видове документи, изпълнителни звена и др. [9, 121].
Проверка на навременността на представяне на документи на изпълнителите
При организирането на контрола е важно изпълнителят да получи документа навреме, тъй като контролът върху изпълнението на документа започва от момента на поставянето му под контрол. За да може службата за контрол да бъде сигурна, че документът е прехвърлен на изпълнителя, последният трябва да се подпише за получаване на документа в RKK, предназначен за контролния файл. За да направите това, служителят, който отговаря за предаването на документи на изпълнителите, изпраща на изпълнителя документ с две копия на RKK; единият екземпляр остава в OU, другият (инстанцията на контролната услуга) сподписан от художника се връща в службата за контрол и се поставя в първия раздел на контролния файл. Ако документът се предава на изпълнителя под формата на електронен файл през локална корпоративна мрежа, трябва да е възможно да се изпрати известие за четене до услугата DOW. Получаването на такова уведомление ще означава, че изпълнителят е получил документа [12, 193].
Ако документът се изпълнява от няколко структурни подразделения, оригиналът на документа се изпраща на отговорния изпълнител, останалите изпълнители получават копия от документа.
Два екземпляра от RKK се изпращат на подчинената организация заедно с документа за изпълнение. След изпълнението се връща един екземпляр от картата с посочване на датата и съдържанието на изпълнението. Копие от RKK е представено в Приложение Б.
Обслужваща предучилищна възраст
На отговорния изпълнител Рябцев Н.Н.
При забавяне на изпълнението на поръчката Ви предлагаме да договорите удължаване на срока с Павлов С.С. (тел. 214-33-21).
Фигура 2 - Напомняне под формата на писмено съобщение
Стандартната инструкция за деловодство във федералните изпълнителни органи установява процедурата за проверка на хода на изпълнение на документи с дълги срокове за изпълнение (предварителен контрол):
- задачи за следващите години - поне веднъж годишно;
- задачи за следващите месеци на текущата година - поне веднъж месечно;
- задачи от текущия месец - на всеки 10 дни и 5 дни преди крайния срок.
Всички напомняния към изпълнителите и информация за тях се записват във формата за регистрация и контрол.
Ако е необходимо да се промени срокът за изпълнение на документа, отговорният изпълнител не по-късно от 3 дни преди изтичането на този срок се обръща към ръководителя, издал решението, с докладбележка, съдържаща основателна молба за удължаване на срока за изпълнение на документа, като посочва планирания краен срок за изпълнение на документа. В противен случай документът ще се счита за неизпълнен [7, 123].
Длъжностното лице или институцията, установила този срок, може да удължи срока за изпълнение на документа.
За всички случаи на промяна на крайния срок за изпълнение на документи, отговорният изпълнител информира своевременно службата на предучилищната образователна институция, за да направи промени във формата за регистрация и контрол (нов срок, дата на промяна, причина).
Документът се счита за изпълнен, когато поставените в него задачи са решени и на кореспондента е даден отговор по същество. Ако изпълнението не е документирано, информацията за естеството на изпълнението се записва във входящия документ и се въвежда във формата за регистрация и контрол. проверка на навременността на представяне на документи на изпълнителите [8, 138].
Премахване на документ от контрол
След изпълнение документите се снемат от контрол. Копие от документа се подпечатва с маркировка за изпълнение на документа и изпращането му по делото, включително:
- кратка информация за изпълнението или връзка към документа за отговор (дата и номер);
- номер на делото, в което ще се съхранява документът;
- подпис на изпълнителя или ръководителя на структурното звено, в което е съставен документът.
Информацията за изпълнението, подписът на лицето, потвърждаващо изпълнението (отговорен изпълнител), и датата също се въвеждат във формата за регистрация и контрол. Ако контролът е извършен с помощта на RSC, картата на изпълнения документ се премества във втория раздел на картотеката.
Изпращане на изпълнения документ по делото
Копие от изпълнения документ се поставя във файла в съответствие с марката за изпълнение. Ако писмото, получено от организацията, е изпълнено (оторганизация или физическо лице), входящият документ и документът за отговор се поставят в един файл до датата на отговора и представляват единен набор от документи.