Регистрация на документи - Студиопедия

Регистрацията на документи е един от ключовите моменти в организацията на работния процес. Формите и технологията на следващите етапи на работния процес зависят от това коя форма на регистрация е избрана и с помощта на какви технически средства се извършва.

Съгласно GOST R 51141-98 регистрацията на документи се определя като запис на пълномощия за документ в предписаната форма, фиксиращ факта на неговото създаване, изпращане или получаване.

За съжаление, тази дефиниция не разкрива напълно самия процес на регистрация. За да се записват пълномощия за документи, е необходимо тези данни, а именно регистрационният номер и датата, да фигурират върху документа. Би било по-точно да се каже, че регистрацията на документи е записването на факта на създаване или получаване на документ чрез поставяне на дата и регистрационен номер върху него, последвано от записване на необходимата информация за документа във формуляра за регистрация или формат за въвеждане.

От това следва, че основната цел на регистрацията е да придаде юридическа сила на документа, т.е. докато документът не бъде финализиран (и датата и номерът са положени след подписа му), той все още няма правна сила и не може да се използва в управленската дейност. Придаването на правна сила на документа е основната цел на регистрацията. Регистрацията обаче има и други цели - организация на счетоводството, контрол върху изпълнението на документите, информация и справочна работа по документи.

Така можем да кажем, че на регистрация подлежат документи, изискващи регистрация, оформяне и използване за информационни и справочни цели. На регистрация подлежат както традиционните писмени документи, така и тези, създадени с помощта на компютърни технологии (пишещи машини и машинночетими документи).

Информацията за документите, получена при регистрацията им и въведена в определена регистрационна форма, влиза в информационно-извличащата система на организацията. Могат да се регистрират документи:

върху регистрационни и контролни карти (RKK) с помощта на печатащи устройства;
на екранни форми на РКК с помощта на компютърна технология, т.е. използване на компютърни технологии.

Независимо от избраната форма на регистрация трябва да се спазва нейният основен принцип – еднократно. Това означава, че документът в една организация трябва да бъде регистриран веднъж, той трябва да има само един регистрационен номер, определен от организацията, независимо от структурното звено, в което е регистриран - в службата на DOW, отдела за персонал, счетоводство и др.

Заповеди за основна дейност, указания, заповеди на ръководители се регистрират в отдела за счетоводство и регистрация.

Съставът на регистрационния номер зависи от принципа на формиране на документи в случаи, приет във всяка група документи. Първата част на всеки регистрационен номер е поредният номер в рамките на тази група, чието изчисляване започва от началото на стопанската година. Поредните числа нарастват през годината. По правило стопанската година съвпада с календарната. Изключение правят образователните институции, избраните органи, работещи в определен период. Например, при регистриране на протоколи от заседания на изборни органи, регистрационният пореден номер се допълва от номера на свикването, а изчисляването на поредните номера започва от началото на работата на избрания орган и продължава до края му.

Не е необходимо да се добавя друга информация към регистрационния номер на такива документи, посочваща мястото им на съставяне.или съхранение, защото се оформят в едно нещо на определено място. Така че поръчките за основната дейност в съответствие с изискванията на GSDOU винаги трябва да се формират в службата на DOW на организацията.

Например, ако писмо, получено от по-висша организация, има входящ номер 02-12/155, това означава, че в деня на получаване това е 155-ият пореден документ, който след изпълнение ще бъде заведен във файл 02-12 „Кореспонденция с подчинени организации по въпроса. ”, където 02 е услугата на предучилищната образователна институция, а 12 е поредният номер на делото в тази служба, където документът ще бъде заведен след изпълнение (02-12 е индексът на делото според номенклатурата).

Понякога азбучните числа се добавят към цифровите числа. Най-рационалното използване на буквени обозначения при извършване на деловодна работа по жалби на граждани, по време на регистрацията на които първата буква от името на изпълнителя се добавя към серийния номер.

При необходимост регистрационният номер може да бъде допълнен с други данни за повече информация.

Регистрационният номер се поставя на мястото, определено от GOST R 6.30-2003:

вместо реквизит 12 - регистрационен номер, фиксиращ факта на създаване или изпращане на документ;
на мястото на реквизит 29 - регистрационен номер, фиксиращ факта на получаване на документа.

При регистриране на документи в организацията трябва да се разработи единна система от индекси на структурни подразделения, която остава непроменена за дълго време и може да бъде променена само когато организационната структура се реорганизира, функциите се преразпределят в организацията. Такава система предполага, че се използва от всички отдели на организацията. В същото време компонентите на регистрационните номера, последователността на тяхното местоположение трябва да бъдат постоянни.

За да се гарантира спазването на принципа на еднократна регистрация и създаването на единна система за извличане на информация за документите на организацията, за да се осигури контрол върху изпълнението на документите, е необходимо също така да се спазват единна система и единни правила за регистрация в цялата организация. GSDOU нормативно фиксира задължителния минимум от регистрационни данни и правилата за попълването им в регистрационните формуляри.

Препоръчителните форми на регистрационните дневници са дадени в Приложение 14.

Съставът на задължителните регистрационни данни, в зависимост от естеството на документа и задачите за използване на информацията, може да бъде допълнен с други подробности: дата и номер на държавна регистрация (за административни документи), подпис на изпълнителя при получаване на документа, брой листове на документа, брой прикачени файлове (необходими за писма), бележка за изпълнителя, междинни срокове, отлагане на крайни срокове, бележки върху преминаването на документа , значимостта на въпроса, отразен в документа, оценка на изпълнението на документа, срок на съхранение, маркировка за изпълнение на документа и др.

Както вече беше отбелязано, има няколко форми на регистрация. Журналната форма на регистрация не може да осигури ефективен контрол върху изпълнението на документите и създаването на високоскоростна справочна система за документи и не винаги осигурява единна регистрация. Тази форма на регистрация на практика осигурява само отчитане на документи и е рационално да се използва в случаите, когато се регистрират малки обеми документи, например документи за образование, пропуски, трудови книжки.

Регистрацията на документи с помощта на регистрационни и контролни карти (RCC) ви позволява да изпълните всички цели на регистрацията с рационалната си организация. РКК обикновено еса изработени от плътна бяла хартия, понякога върху тях се прилагат визуални разлики за регистрирани групи документи под формата на цветни ивици по ръба на RKK или диагонално. Напълно оцветените RKK се използват рядко. RCM се попълват на машина в необходимия брой екземпляри, за да се осигури еднократна регистрация, формиране на регистрационни, справочни и контролни карти. Необходимият брой копия на РКК може да се осигури и с помощта на копирно-размножителна техника. За поддържане на регистрацията на документи с помощта на такива RKK и регистрационни картотеки е необходимо да има необходимия брой RKK, оборудване за картотека (прости картотеки, механизирани и др.), Разработване на единна схема за тяхното изграждане, използвана в обслужването на предучилищната образователна институция и други структурни подразделения на организацията.

Препоръчителната форма на картата за контрол и регистрация е представена в Приложение 15.

Най-рационалното използване на компютърните технологии. В този случай екранната форма на картата се показва на екрана и въвеждането на регистрационни данни в автоматизираната система за извличане на информация се извършва директно от документа на машинния носител с помощта на клавиатурата и други устройства за въвеждане.

В същото време може да се направи едно копие на RKK („хартиено копие“), което се инсталира в индекса на регистрационните (застрахователни) карти, изграден на хронологична основа. По този начин, по време на внедряването на автоматизирана регистрация, се формира такава система за извличане на информация (IPS), която ще осигури ефективна организация на следващите етапи на работния процес, а също така ще се използва при подготовката на документи от изпълнителите при наличие на автоматизирани работни станции при спазване на всички разпоредби за поверителност на информацията.

Регистрация на документи -един от трудоемките процеси на офис работа, който включва не само технически операции. Длъжностното лице по регистрацията трябва да познава структурата и функциите на организацията, разпределението на задълженията на изпълнителите, системата за деловодство, да владее организационни и компютърни технологии, да може да използва всички видове указатели, които се използват по време на регистрация, особено при използване на автоматизирана регистрация.

Тестови въпроси

Какво представлява регистрацията на документи и каква е нейната основна цел?
Какви документи не подлежат на регистрация?
Какви форми на регистрация на документи съществуват?
Какъв е основният принцип на регистрация?
Какво характеризира смесената система за регистрация?
Как се формира съставът на регистрационния номер на входящи, изходящи и вътрешни документи?
Могат ли да се добавят букви към регистрационните номера?
Къде се поставят регистрационните номера на входящите документи?

Не намерихте това, което търсихте? Използвайте търсачката: