Регистрация на номенклатурата на делата на отдела по персонала за 2018 г. - народен съветник
Номенклатурата на делата на отдел "Личен състав" за 2018 г. е систематизиран списък на документите, преминали през отдела през годината. Как да съставите номенклатура на случаите и на какво трябва да разчитате, ще научите от нашата статия.
Каква е номенклатурата на делата на отдел "Личен състав"?
Колкото по-голяма е фирмата, толкова по-голям е документооборотът в отдела за персонал. Но дори и в малки организации, вече на етапа на наемане на нов служител, от него се изисква определен набор от документи, който формира лично досие. Отново, колкото по-дълго работи една фирма, толкова повече документи, които трябва да се съхраняват дълго време, се натрупват.
Целият този масив от документация може просто да бъде сортиран в папки (и това вече е система, макар и все още неофициална). Но за улесняване на ориентацията се съставят съдържание, списък и кратко описание. Квалифициран служител по персонала съставя номенклатура на делата. Подобен подход, от една страна, характеризира служителя като професионалист, от друга улеснява работния процес в компанията, а оттам и работата на този служител.
Законодателството дава следното определение на номенклатурата на делата - това е систематизиран списък с имена на дела, който има одобрена форма. Номенклатурата на делата в отдела за персонал е съответно списък на делата, преминаващи през отдела.
Систематизирането улеснява процеса на събиране на документи, архивирането им за съхранение и, разбира се, намирането на правилните документи. Наличието на номенклатура улеснява актуализирането на нов служител на отдела за персонал. След закриване на фирмата, поради наличието на номенклатура, е възможно бързо да се отделят документите, които трябва да бъдат депозирани от останалата маса и да се извърши самото прехвърляне.
Такъв брой предимстваподдържането на номенклатурата на делата в отдела за персонал позволи тази практика да се разпространи сред частните фирми, за които това задължение не е предвидено на законодателно ниво. Що се отнася до минусите, те се появяват само в случаите, когато компанията вече е натрупала много документи и те трябва да бъдат систематизирани и това може да изисква голям брой работни часове, а понякога и работни дни.
Структурата на номенклатурата на делата (образец)
Има 3 вида номенклатура:
Типична номенклатура се съставя за няколко организации от един и същи тип. Приблизителната номенклатура посочва приблизителния състав на случаите, които могат да попаднат в нея. А индивидуалната номенклатура отчита спецификата на дейността на конкретна организация и се съставя за реален документооборот.
Тази класификация се прилага в номенклатурата на държавните и общинските организации, където е задължителен инструмент в работата на отдела за персонал. Но служителите на персонала на частни компании често възприемат всички разработки в офисната работа, които вече са унифицирани и тествани, включително структурата на номенклатурата.
Например в отдела за персонал се използва следната форма на номенклатура:
Заповеди за персонала
Лични досиета на служители
Лични досиета на лидери
Сега повече за правилата за попълване на такъв формуляр.
Колона "Индекс на дела"
Защо не номер? Тъй като най-често съдържа 2 блока:
- номер на отдел, както е представен в структурата на фирмата;
- номера на групата документи, която включва.
Ако компанията разработи номенклатура на делата само за отдела по персонала, тогава в първата колона няма смисъл да се показва номерирането на отделите, а само номера на групата документи.
Броя„Заглавие на делото“
Тук можете да видите състава на документите, включени в делото.
Колона "Брой случаи"
Тази колона остава празна в момента на утвърждаване на номенклатурата за годината и вече в края на календарната година, след сумиране, тук се вписва броят на делата, открити за година.
Колона "Срок на годност"
Той съдържа информация колко години трябва да се съхраняват документите, включени в номенклатурата.
Тази колона е оставена за бележки, например трябва да се посочи, че файлът съдържа само копия на документи или че по принцип е само в електронен вид.
Какво регламентира дейността по съставяне на номенклатурата на делата?
Съставянето на номенклатура на делата е част от архивното дело. Прилага се за съхранени документи. Следователно нормативните актове, които регулират този процес, са пряко свързани с дейността на архивите.
На номенклатурата на делата е посветен раздел 3.4 от Основните правила за работа на архивите. Той определя какво представлява, казва как да се разработи номенклатурата, как да се утвърди и използва. А в приложения 7 и 8 към правилника има номенклатурни формуляри, които могат да се използват във фирмите. Приложение 7 е обобщената номенклатура на организацията, а Приложение 8 е номенклатурата на отделна структурна единица.
Процедурата за съставяне и одобряване на номенклатурата на делата
Съставянето на номенклатурата е действие, което служител на отдела за персонал извършва веднъж. Впоследствие вече разработената номенклатура се уточнява или се правят промени в нея. Но за това номенклатурата трябва първоначално да бъде разработена, като се вземе предвид възможността за извършване на промени.
Процесът на развитие стъпка по стъпка е както следва:
- анализ на масива от документи, преминаващи през отделаперсонал;
- избор на групи документи, които да бъдат включени в номенклатурата;
- попълване на номенклатурния формуляр.
След като служителят на отдела за персонал изготви проект на номенклатура, той трябва да бъде одобрен. Процесът на съгласуване и одобрение зависи от типичната схема на компанията за приемане на местни разпоредби. Например, може да се наложи един проект да събере визи за ръководителя на отдела за човешки ресурси и специалист от правния отдел. И едва след това документът отива за одобрение от ръководителя на компанията.
Одобрението на номенклатурата може да бъде свързано не само с подписа на ръководителя върху формуляра, но и с издаването на отделна заповед. По-често този метод се използва, ако е необходимо да се одобри консолидирана номенклатура, която включва номенклатурите на всички структурни подразделения.
Внасяне на промени в утвърдената номенклатура на делата
Тази процедура предполага, че ще бъдат направени промени в действащата номенклатура през годината, за която е одобрена. Такава необходимост възниква например, когато се появи нова група случаи, които преди това не са били включени в номенклатурата.
Процесът на извършване на промени зависи от това как е одобрен артикулът. В случаите, когато подписът на ръководителя върху номенклатурния формуляр е достатъчен за влизане в сила, служителите по персонала, дори когато го съставят, оставят няколко свободни реда, които се използват при появата на нови групи случаи.
Ако номенклатурата е одобрена със заповед, тогава се правят промени в същата форма, т.е. издава се заповед, която въвежда допълнителни групи случаи под индекс, определен по реда на брутното номериране.
Не се счита за промяна попълването на колона "Брой дела" в края на календарната година. Просто уместнономерата се въвеждат в тази колона от отговорния служител на отдела за персонал на ръка.
Случва се и обратното: предвидената група дела през годината престава да съществува, когато отпадне необходимостта от събиране и съхраняване на документи през цялата година. Но дори и да няма нито един случай в групата, той не трябва да се заличава от номенклатурата. Но когато се утвърди номенклатурата за следващата година, такава група вече не се включва в номенклатурата.
Уточняване на номенклатурата на делата за следващата година
Номенклатурата на делата се преразглежда всяка година. Това е необходимо, за да може списъкът със задачи винаги да е актуален. Служител на отдела по персонала анализира текущата номенклатура и направления на работния процес, след което в него се въвеждат нови групи и се изтриват вече неизползваните.
Имената на групите също могат да се променят. Това може да се дължи например на преименуването на отдела, с който се води кореспонденцията. Тогава такава промяна трябва да бъде отразена в номенклатурата.
И вече като се вземат предвид всички промени, номенклатурата на делата е одобрена за новата календарна година. Отново, ако това изисква отделна поръчка, тогава тя се издава задължително.
Разработената и одобрена номенклатура на делата в отдела по персонала на компанията е знак, че работният процес е систематизиран, а служителите на отдела имат под ръка списък с документи, разделени на групи за по-лесно съхранение и работа с тях. За разработване на номенклатурата се използват методи и методи, използвани в архивирането. Всяка година номенклатурата подлежи на преразглеждане и преодобряване, за да остане актуална при осъществяването на дейността. Номенклатурата се използва както за опростяване на работата на служителите на самото структурно звено, така и за улесняване на процедурата за прехвърляне на дела за съхранение в архивинституции.