Ролята на планирането в дейността на организацията
Планирането е процес на разработване и приемане на цели от количествен и качествен характер и определяне на начини за най-ефективното им постигане през определени времеви хоризонти. Всяко планиране е оценка на целта на организацията по отношение на това какви ресурси са необходими за това и дали те ще бъдат налични, когато стане необходимо и в необходимите количества.
Независимо какъв „набор“ от функции се приписва на процеса на управление и каквито и интерпретации на функциите на управление да предлагат теоретиците, всички те посочват планирането сред основните.
Ролята на планирането в дейността на организацията е свързана с финансовите ресурси, преди всичко с парите. Достатъчно е обаче да си припомним проблемите, свързани с неурожаите, войните, стачките, за да разберем, че въпреки че парите са важни, те са само един от факторите, които трябва да се вземат предвид при планирането. Това е доста трудна задача, следователно служителите на предприятието, които подготвят данни за анализ и планиране, трябва да са запознати с математически, статистически и други методи за прогнозиране. Тези методи са много подходящи и за маркетингов анализ. Прогнозирането на капацитета на пазара и продажбите на продукти е отправната точка на всеки процес на планиране в пазарната икономика. Ще оставим разглеждането на тези процедури извън скоби, тъй като това е отделна, много обемна част от управленския икономически анализ. За нас е коренно различно - прогнозата за обемите на продажбите се използва във всеки цикъл на бюджетиране като основа на първия от функционалните бюджети (бюджет за продажби), но счетоводителят-аналитик я използва само като една от първоначалните данни, без да се задълбочава в това как е била тази прогнозаполучени. Тези данни са отговорност на ръководителя на маркетинговата служба, докато ролята на счетоводителя-аналитик е да координира процеса на бюджетиране и да обедини данните, идващи от различни източници.
Професионалното изготвяне на производствени, маркетингови и инвестиционни планове е важен фактор за успешното функциониране на едно предприятие в условията на пазарна икономика. Необходимостта от планиране се определя от много причини, основната от които е несигурността на бъдещето. Именно тази основна характеристика на нашия свят изисква специални проактивни действия за оптимизиране на икономическите последици.
Всъщност, ако бъдещето на една компания или предприятие беше абсолютно предопределено, нямаше да има нужда постоянно да се разработват планове, да се подобряват методите за тяхното изготвяне и структуриране. От това, между другото, може да се види, че основната цел на изготвянето на всеки план не е да се определят точни цифри и показатели, тъй като това е невъзможно по принцип, а да се идентифицира определен „коридор“ за всяка от най-важните посоки, в рамките на който този или онзи показател може да варира.
Друга причина за изготвянето на планове е, че всяко несъответствие между дейностите на системата изисква финансови разходи (преки или косвени) за преодоляването му. Вероятността от такова несъответствие е много по-малка, ако работата се извършва по план; освен това отрицателните финансови последици са по-малко значими.
Основата за разработване на плановете на предприятието трябва да бъде оценка на планираните действия, като се вземат предвид съществуващите икономически и производствени условия и ресурсите, с които икономическият субект разполага, както и естеството на пазара, който се очаква да бъде преобладаващ през периодапланирайте действия. Други важни фактори, които трябва да се имат предвид при разработването на планове, са нивото на конкуренция, естеството на индустрията, в която работи икономическият субект, и размерът на самото предприятие. Общото ниво на икономическо развитие и етапът на икономическия цикъл в страната не трябва да се подценяват, тъй като налагат сериозни ограничения върху перспективите за развитие на определени видове дейности. Например в периоди на икономически затруднения има рязък спад в продажбите в областта на компютърния софтуер за бизнеса и продажбите на нови автомобили. Организациите, свързани с тези области на бизнеса, не трябва да бъдат твърде оптимистични в плановете си по време на периоди на икономически спад.
Трудно е да се надцени значението на планирането в дейността на предприятието, тъй като именно планът е еталонът, към който организацията се стреми, и в същото време критерият за успеха на нейните дейности.
Една организация като икономически субект може да си постави различни цели, като целите в краткосрочен и дългосрочен план могат да бъдат много различни. Каква е основната цел на всяка организация и какви цели и задачи от втори ред са поставени за нейното постигане, разгледахме в раздел 2.4. Въпреки това, решаването на всички тези задачи е невъзможно без разработването на планове за постигане на желаните резултати за даден период.
Ако едно предприятие няма план, дейността му е случайно лутане в дебрите на пазара. Планът е пътят, водещ към успеха в тази гъсталака.