Счетоводен аутсорсинг кой носи отговорност

Ние ще ви изпратим материала по имейл

Много мениджъри обаче имат съмнения относно грешките, които един аутсорсинг може да направи и разходите, до които тези грешки могат да доведат. Просто казано, ръководителите са загрижени за това кой ще плати за тези грешки. Нека разгледаме този въпрос.

За какво е отговорен клиентът?

Клиентът носи законова отговорност за следните точки:

Легална бизнес дейност Това означава, че вашият бизнес и начинът, по който го правите, трябва да са напълно законни. Разбира се, ваш личен избор е да следвате закона или да го нарушите. Но добросъвестна аутсорсинг компания няма да поеме счетоводството на компанията, ако има съмнения относно законосъобразността на нейните дейности. А що се отнася до безскрупулните възложители, в този случай се увеличава рискът да ви подведат в даден момент
Организиране на счетоводна, данъчна и кадрова документация Съгласно закона това е изцяло ваша сфера на отговорност. Дори ако грешките са допуснати от възложителя, вие носите отговорност за тях пред регулаторните органи. Но ако договорът с възложителя е съставен правилно, тогава възложителят носи отговорност пред вас
Изпълнение на задълженията на данъкоплатеца Външният изпълнител не носи никаква отговорност за това дали плащате данъци или не
Организация на съхранение на документи Вашата компания е вашата документация.Дори и да се съхранява от външен изпълнител, вие носите отговорност за нея. Разбира се, понякога е много по-удобно да го съхранявате в офиса на някой друг. Но в този случай трябва да получите ясни гаранции от "попечителите", че нищо няма да се случи с вашите документи. И ако това се случи, тогава как загубатаще ви бъдат компенсирани - например кой ще плати възстановяването на документацията.

Какво казва законът

Отговорността за законосъобразността на икономическата дейност, организацията на счетоводството и изпълнението на функциите на данъкоплатец се носи от ръководителя на икономическия субект на следната основа:

За какво отговаря изпълнителят при пълен аутсорсинг

Пълният аутсорсинг е, когато напълно и изцяло прехвърлите счетоводството на вашата фирма на трета страна. Предоставянето на такива услуги обикновено се разделя на три етапа: първична обработка на информацията, анализ и изчисляване на данъчните задължения. Именно правилното изчисляване на данъчните задължения може да се счита за основния резултат от предоставянето на аутсорсинг услуги.

На всеки от тези етапи изпълнителят всъщност отговаря за:

грешки и срокове, тоест за неправилно изпълнение, неизпълнение или несвоевременно изпълнение на възложените му функции.
ненадеждност, т.е. за ненадеждно отразяване на фактите от икономическия живот в счетоводните сметки (в случай на неправилна квалификация на значението на този факт)
нарушаване на сроковете за подаване на сигнали до регулаторните органи
Нарушение на сроковете за подаване на документи, т.е. за късно подаване на документи до Федералната данъчна служба в рамките на данъчни ревизии
опазване на документацията - първична, счетоводна, данъчна и отчетна, която се намира при изпълнителя съгласно условията на договора.

Следователно, ако възложителят Ви е причинил материални щети с действията си, той е длъжен да обезщети тези щети. Всички санкции подлежат на обезщетение - глоби, неустойки, които сте понесли по вина на изпълнителя.

Например,Възложителят е допуснал грешка при обработката на първичните документи. Това доведе до грешка при отчитането. Грешката доведе до наказания. Изпълнителят трябва да ви възстанови тези загуби.

С една дума, ако вашият счетоводен отдел е изцяло изнесен и внезапно сте получили обаждане с искове от данъчната служба, тогава имате пълното право незабавно да се обадите на вашата аутсорсинг компания с искове.

За какво отговаря изпълнителят при частичния аутсорсинг

Аутсорсингът на отделни раздели на счетоводството или аутсорсингът на обработка е, когато сами управлявате част от счетоводството и прехвърляте част на организация на трета страна. Обикновено компаниите прехвърлят отчетност, ведомост, обработка на първична документация.

Факт е, че при обслужване в рамките на аутсорсинг на обработка, отговорностите на изпълнителя не включват аналитична функция. Той не е длъжен да проверява законосъобразността и правилността на регистриране на вашите търговски сделки, да квалифицира фактите от стопанския живот на вашата фирма, да съпоставя икономическото значение на тези факти с първичните счетоводни документи.

Например, поверихте на външен изпълнител подготовката и доставката на подпухналост. Вие правите обработката сами. Открита е грешка в отчета. Когато започнахте да разбирате ситуацията, разбрахте, че причината за грешката в отчетите е грешка при обработката на първичната документация. Изпълнителят няма нищо общо с това. Може да се каже, че той прие предоставената от вас информация за чиста монета. И, повтаряме, не беше негова отговорност да провери тази информация.

Друго нещо е, ако при абсолютно верни първоначални данни възложителят е объркал нещо в доклада или е нарушил сроковете за предаването му. Тогава имате всички основания да му търсите отговорност.

Ако изпълнителят все пак се окаже виновен, тогава, както в случая на пълен аутсорсинг, той трябва да ви компенсира всички материални щети.

Може ли възложителят да откаже да носи отговорност?

Изпълнителят, който цени професионалната си репутация, определено ще вземе всички мерки, за да не причини щети на клиента. Но, за съжаление, както във всяка друга сфера на дейност, случаите на некоректност не са изключени и при аутсорсинга.

По правило виновният изпълнител доброволно се съгласява с компенсиране на неустойки на клиента. Ако това не се случи, тогава клиентът може да възстанови тези суми в гражданско производство.

Не са изключени спорни ситуации, когато всяка от страните защитава своята невинност. В такива случаи въпросът се решава и в съда.

Като заключение

При аутсорсинга вие сте отговорен де юре, а изпълнителят е де факто. Това означава, че при претенции например в данъчната или инспекцията по труда, неин представител ще разговаря с вас. Изпращането на инспектор, който да се занимава директно с възложител, няма да работи. Разбира се, той може да представлява вашите интереси в регулаторните органи, но само ръководителят на компанията ще трябва да се занимава директно с искове. След този неприятен разговор обаче можете да се обадите на аутсорсинга на тепиха и да го попитате докрай за сключения между вас договор.

Договорът е много важен. Тя трябва да отразява всички тънкости на връзката ви с изпълнителя. Колкото е възможно по-конкретно, запишете в договора всички услуги и степента на отговорност за тяхното изпълнение. Това ще ви помогне да избегнете ситуация, в която никой не е виновен за нищо.