Сед тогава отиваме при теб!

Проблеми и решения

Не всичко обаче е толкова розово. Българските компании все още изостават значително от западните по отношение на разпространението на EDMS. Според нас това се дължи главнона високата цена на EDMS, варираща от няколко десетки до няколко стотин хиляди долара, което е много обременително за много малки и средни предприятия.

Освен това доминацията на управлението на документи на хартиен носител в България в повечето случаи се дължи на технически трудности. Разработчиците на EDMS са готови за ползотворно взаимноизгодно сътрудничество, въвеждане на подобрения, задоволяване на желанията на клиента. Новъпросите за организационната и техническата готовност на компаниите за внедряване на EDMS остават актуални: наличието на мощни функционално подходящи сървъри, техническо оборудване със съвременни персонални компютри, допълнително оборудване, нивото на изграждане на локални и (или) корпоративни мрежи; възможността за организиране на нови работни места за нови области на работа, необходимостта от сертифициране на персонала и повишаване на квалификацията на служителите. Освен това, когато се планира внедряването на EDMS, е необходимо да се вземат предвид разходите не само за внедряването, но и за по-нататъшната поддръжка на софтуерния продукт. Обикновено решаването на тези въпроси води до други финансови затруднения.

Друг проблем по пътя към внедряването на EDMS може да бъдениското ниво на бизнес стандартизация. Преди да започнете работа по изпълнението на пилотен проект, е необходимо да формализирате всички съществуващи бизнес процеси в компанията. Колкото по-ясно са регулирани, толкова по-лесно ще бъде за разработчиците, а в крайна сметка и за клиентите. В допълнение, формализирането помага за рационализиране на много бизнес процеси не само в рамките на EDMS, коетовлияе положително върху корпоративния ред на всяка компания от малък, среден и голям бизнес.

Що се отнася до големите предприятия - държавни агенции, банки, търговски дружества и др. - техническите им проблеми са предимнос разклоняване на регионална мрежа, териториална отдалеченост и разединеност на структурни подразделения, дъщерни дружества, многостепенни схеми на управление и организационни структури, големи обеми документооборот, повишени изисквания за сигурност.

Ето защо още на етапа на подготовка трябва да се обърне най-голямо внимание на планирането и прогнозирането, както и на въпросите за рационалното формиране на работна група, разпределението на задълженията и отговорностите, взаимодействието на всички служби, назначаването на ръководител на проекта. Няма съмнение, че проектът за внедряване на EDMS от страна на клиента трябва да се ръководи от ръководителя на ИТ службата, но ръководителят на документационната служба (общ отдел, офис и т.н.) трябва да има равни права с него. При изготвянето на техническото задание трябва да се обърне специално внимание на логистиката на маршрута, като се изключат очевидно ненужните сегменти по маршрута на документа.

Само онези, които пряко трябва да работят с EDMS, могат да определят степента на ефективност на една или друга от неговите модификации, нивото на лекота на използване, да фокусират разработчиците върху недостатъците, да правят рационални предложения и да извършват работа по анализа и прогнозата на документните потоци. Директивният метод за прилагане на EDMS е неефективен, тъй като решенията често се вземат от хора, които са малко запознати с практически въпроси. Пилотният проект за внедряване на EDMS трябва да стане колегиален проблем, единственият начин за успех.

Друг проблем може да бъденазначаванев рамките на компаниятаИТ-мениджър за поддръжка на проекта. Надценяването на ИТ уменията му може да струва скъпо на компанията. Небрежен или неквалифициран специалист не само няма да може сам да реши проблема, но няма да подпише собствената си некомпетентност, забавяйки обжалването пред представителите на компанията разработчик. Понякога особено напреднали потребители се опитват да получат неоторизиран достъп до софтуерен продукт с администраторски права, като правят промени в него сами, а разработчиците трябва да се замислят как да „изтеглят“ тези промени, за да запазят системните настройки.

В допълнение,съществува и проблемът с хартиения „баласт“. За компаниите и организациите, които са преминали към безхартиено управление на документи, е трудно да приемат факта, че огромен брой компании, организации, предприятия, отдели, институции, които не са преминали към EDMS, са доставчици на информация „на хартия“. За въвеждането на тези документи във вътрешната система за електронен документооборот е необходимо да се получат техни електронни изображения. За прости решения е достатъчна обикновена програма за сканиране или разпознаване на документи. За големи обеми е необходимо да се проучат възможностите за използване на професионални системи, предназначени за получаване на изображения на документи. Колкото по-голям е обемът на входящите документи, толкова по-висока е цената на издаването.

Принципи за успешно внедряване на EDMS

■ Подходете към избора на разработчика и конкретната версия на EDMS с цялата отговорност, професионално оценете пазара за предложения.

■ Основният клиент трябва да е длъжностно лице, отговарящо за воденето на документация.

■ Ключът към успешното внедряване на EDMS е създаването на работеща мобилна работагрупа, включваща специалисти от всички профили, взаимодействащи на принципите на колегиалност. Колегиалността, а не директивността на методите за вземане на решения по практически въпроси, ще помогне да се избегнат грешки в работата на EDMS. Работната група трябва да се ръководи от IT специалист.

■ Финансово-техническото състояние на фирмата трябва да отговаря на поставените задачи. Анализът на техническото състояние на компанията трябва да бъде навременен и да предшества въвеждането на EDS.

■ Анализът на работния поток, определянето на неговите маршрути и обеми е една от приоритетните задачи. Особено внимание трябва да се обърне на логистиката на маршрутизирането, като се изключат очевидно ненужните сегменти по маршрута на документа.

■ Формализирането на бизнес процесите е необходимо на етапа на подготовка на пилотен проект.

■ Техническото задание трябва да бъде възможно най-пълно, ясно и компетентно.

■ Преходът към EDMS трябва да бъде плавен и прогресивен.

■ Максималната защита на данните е от съществено значение.

■ Създаването на електронен архив е спешна необходимост.

■ Моля, имайте предвид, че няма да е възможно да се измъкнете напълно от работния процес на хартия, но можете да организирате преобразуването му в електронна форма.

■ Необходимо е да се осигури разпознаване на текст от страна на сървъра и инсталиране на програми за разпознаване.

■ Поставете в софтуерния продукт не само текущи, но и дългосрочни планове.

■ Поканете възможно най-широк кръг от практикуващи да прегледат предложения продукт и да дадат коментари и предложения.

■ Обучението на служителите не е прищявка, а необходимост.

■ Използвайте периода на пробна експлоатация, за да идентифицирате тесните места, проблемните области, да настроите фино процедурите за работа с документи и да придобиете опитпотребители.

■ Не се страхувайте да изразите желанията и предложенията си на програмиста, никой не знае по-добре от вас какво е необходимо и как. Търсете коригиране на грешки, коригирайте настройките в съответствие с идентифицираните изисквания.

■ Офис мениджърът трябва да получи права, подобни на тези на ИТ администратор - това ще помогне да се избегнат много забавяния по време на отсъствието на ИТ мениджър и бързо да се решат много проблеми.

■ На етапа на работа потърсете хора, които генерират интересни обещаващи идеи, назначете ги като помощник-администратори.

■ Добрият контакт с разработчиците ще помогне да се избегнат много проблеми на етапа на експлоатация.

Поглед назад: предимствата и недостатъците на внедряването на електронно управление на документи

Има много предимства на внедряването на EDMS, невъзможно е да се изброят всички, но въпреки това ще се опитаме да посочим основните. Безспорно е, че въвеждането на система за електронен документооборот дава значителен икономически ефект, но количествената му оценка е сложен процес, т.к. трябва да се вземат предвид много фактори.

И така,въвеждането на електронни системи за управление на документипозволява:

напълно автоматизирайте процеса на работа с документи;
осигурява организация на работа с отдалечени потребители и потребителски групи;
осигуряват интеграция с външни системи за електронна поща;
увеличаване на основните възможности на EDMS с помощта на модулност и наличие на вградени инструменти;
осигуряване на процеса на едновременна работа в системата на неограничен брой потребители;
подобряване на ефективността на работата с документи;
подобряване на корпоративната култура на работа с документи;
многонамаляване на документацията;
значително намаляват времето за обработка и изпращане на документи, времето за търсене на документи, времето за съгласуване и одобрение на проекти на документи;
осигуряване на всички процеси на документиране с едновременно използване на електронни и хартиени версии на документи;
рационализиране на процеса на регистрация на всички видове документи;
осигуряване на управление на работния процес (прехвърляне на документи между изпълнители);
осигуряване на процеса на работа със свързани документи;
осигуряват управление на документи през целия жизнен цикъл;
осигуряване на прозрачност на всички процеси от момента на създаване на документа до момента на архивирането му;
проследяване на историята на създаването на документа;
осигурява ясен процес на съгласуване и одобрение на документите;
изграждане на добре работеща система от инструкции;
осигуряват строг контрол на изпълнителската дисциплина;
сортиране на документи по всякакви критерии;
осигуряват търсене на информация по различни атрибути и пълнотекстово търсене;
осигуряване на автоматизация на събирането и анализа на статистически данни за движението на документи;
осигуряват архивно съхранение на електронни изображения на документи;
осигурява регулирането на правата за достъп;
осигуряват незабавен достъп до документи;
намаляване на количествената загуба на документи;
повишаване на производителността на труда;
намаляване на разходите за подготовка на документи за архивиране и архивно съхранение на документи;
придава правна сила на електронни документи;
намаляване на разходите за куриерски и пощенски услуги;
намаляване на броя на вътрешните и външните куриери;
осигурява поддържането на информационно-справочната база.

Има много по-малко недостатъци, но те са значителни:

Пропуски в информационната сигурност. Това е често срещан проблем. Пазарът е залят от "пиратски" дискове със свалени бази данни на сериозни държавни агенции, които имат добра защита, да не говорим за малки и средни предприятия. Конкуренцията е законът на бизнеса. За безскрупулен конкурент е по-трудно да получи информация, публикувана на хартия: документите могат да се съхраняват в различни стаи, шкафове (маси, сейфове), разпръснати папки. С електронните бази данни е по-лесно. Съвременните хакери използват отдалечен достъп, за да проникнат в скъпи програми с най-висока степен на защита.
Рязко увеличаване на потока от работни процеси. В резултат на това сървърите не се справят, производителността на труда пада. При наличие на хартиен работен процес такъв рязък пробив е невъзможен.
Увеличаване на разходите за труд в резултат на увеличаване на работния процес. Работодателят няма време да реагира адекватно на подобни скокове при вземането на решения по кадрови въпроси. Обемите се увеличават, а персоналът остава същият.

Въпреки минусите, плюсовете от внедряването на EDMS все още надделяват.

Ролята на секретаря при внедряването на EDMS

Ролята на секретаря при внедряването на електронни системи за управление на документи трудно може да бъде надценена. Най-често тази позиция се заема от млади мислещи хора, които първи поемат инициативата, стават новатори с удоволствие, подкрепят всякакви начинания и генерират много контра идеи и предложения.

Въвеждането на EDMS ви позволява почти напълно да се откажете от услугите на вътрешните куриери. Потокът от документи се преразпределя в отдела, отговарящ за деловодството, и се насочва към съответните приемни. Секретарят преглежда пощата и взема решениепо-нататъшната съдба на получените документи. Особено важни, изискващи участието на ръководителя, документите се пренасочват към него за преглед, одобрение, одобрение, подписване. В съответствие с делегираните правомощия секретарят може да изпрати част от документите до подчинените структурни подразделения, като предварително е въвел шаблонни визи в регистрационните карти от името на ръководителя („За изпълнение“, „За отговор“, „За информация“ и др.).

На секретаря или помощник-управителя могат да се делегират и правомощия за анализ на дисциплината на изпълнение, проследяване на сроковете за изпълнение на документите, търсене и събиране на необходимата информация; изготвяне на справочни и аналитични материали, създаване, разпространение и контрол върху изпълнението на указания от ръководството. Освен това много мениджъри дават на секретарите правото на електронен подпис.

M.E. Тарасова, ръководител на организационно-административната служба ЗАО "НК Руснефтехим"