Схема за прехвърляне на процеси към аутсорсинг
Схема за прехвърляне на процеси към аутсорсинг. Инструкция стъпка по стъпка
IЕтап - Анализ на фактическото състояние
Необходимо е да започнете изпълнението на всеки проект с аргументи, доказващи неговата целесъобразност, за предпочитане изразени не в емоционална форма, а под формата на сухи и безпристрастни цифри. С други думи, трябва трезво да оцените необходимото състояние на организацията. За да направите това, е необходимо да анализирате целите на организацията и конкурентната среда; избира стратегически приоритети за развитие на организацията; идентифицират проблемите в развитието на организацията; идентифициране на работа, която може да бъде възложена на външни изпълнители, и определяне на техния прогнозиран обем.
След това трябва да изчислите цената на дадена функция или бизнес процес, когато ги изпълнявате самостоятелно (разходи, които могат да бъдат предварително изчислени: разходите за наемане на офис или друга площ, цената и размера на оборудването, използвано за изпълнение на тази функция; фондът за заплати, необходим за определен брой работа на персонала).
На този етап се създава работна група, която събира необходимата информация, обсъжда получената информация, тъй като във всеки случай мозъчната атака е много по-продуктивна от едно решение.
IIетап – Вземане на решение
Решението за преминаване към аутсорсинг е възможно след анализ на плюсовете и минусите, възможностите и рисковете на аутсорсинга; сравняване на разходите за функции или бизнес процеси, когато те се изпълняват от собствени сили и доставчици на външни услуги и определяне на показателите за ефективност на външния изпълнител.
Също така на този етап се определят целите и задачите.на проекта се назначава ръководител на проекта, сформира се работна група, обхватът на функциите, които ще бъдат изнесени, и изискванията за аутсорсинг компания се съгласуват с висшето ръководство на организацията.
Разбира се, крайната точка при решението дали да бъде аутсорсинг в дадена организация трябва да бъде поставена от изпълнителния директор или собственика на бизнеса.
IIIЕтап – Избор на партньор
Изборът на партньор е много важна стъпка в процеса на преход към аутсорсинг, тъй като неуспехът ще доведе до необходимостта от смяна на партньори и следователно до повторение на доста дълъг процес на преструктуриране на организацията за работа в нови условия.
За да се намалят рисковете, свързани с неразумния избор, както и да се елиминират субективните фактори, е необходимо да се анализира пазара на аутсорсинг услуги и да се провери репутацията на участниците на пазара (можете да прочетете „6 ключови критерия за избор на външен доставчик на заплати“ в нашия блог).
След това се очертава кръг от фирми, с които има смисъл да се свържете, като направите сравнение по такива параметри, както преди окончателния избор:
- бързина на отговор на заявки при необходимост от напускане, дистанционна администрация или консултация;
- какви услуги са включени в договора и какви се заплащат отделно/не се изпълняват;
- как се отразява промяната в номера на фирмата върху стойността на поръчката;
- как аутсорсинг компанията контролира служителите си;
- как се осъществява взаимодействието с възложителя в случай на непредвидени ситуации;
- какво е нивото на квалификация на служителите на потенциалния партньор;
- как е процедурата за прекратяване на договора за предоставяне на аутсорсинг услуги;
- как работи систематасигурност в аутсорсинг компанията.
За да улесните използването на информацията, получена според критериите за оценка, предложени по-горе, можете да създадете таблица, в която да въведете информация за всеки от потенциалните партньори. Като цяло методът "маса" ви позволява да направите адекватен избор във всяка ситуация.
IVЕтап – Разработване на договорни условия
След това, с нови партньори, трябва да разработите условията на договора. Необходимо е да им се предадат с най-голяма точност задачите и целите, които са им поставени, и, разбира се, да се определи времето на преходния период. Няма нужда да се страхувате да задавате безкрайно уточняващи въпроси, за да сте сигурни, че клиентът и доставчикът на услуги имат общо разбиране за текущата ситуация и нейното развитие в бъдеще, защото именно комуникационните грешки могат да доведат до грешки по време на изпълнението на проекта. Трябва да се помни, че формулирането на заявката е най-трудният етап от прехода към аутсорсинг.
Трябва да сте подготвени за факта, че партньорите могат да предложат собствено решение на проблема. Има смисъл да се вслушвате в техните съвети, дори само защото аутсорсинг компанията има повече опит в практическото изпълнение на проекти.
При разработването на договора в работната група трябва да бъде включен и юрист. Ако организацията няма собствен адвокат, консултирайте се с трета страна. Договорът трябва задължително да съдържа основните елементи, които определят структурата на сътрудничество с възложителя (в нашата публикация „Какво е SLA и как да го използваме правилно?“ Говорим за това достатъчно подробно).
При сключване на договор трябва да се помни, че функциите на аутсорсинг могат да бъдат прехвърлени изцяло или частично.
Vетап - Преход към нов формат на работа
Особено внимание трябва да се обърне на онези служители, коитокомпанията се интересува и деликатно обявява уволнението на онези служители, от чиито услуги компанията вече не се нуждае.
Също така на този етап се разработват необходимите документи и разпоредби: работен план за изпълнение на проекта и ново щатно разписание. При необходимост разработване на нови или коригиране на съществуващи длъжностни характеристики.
VIетап – Функциониране на проекта на етап отчитане
Сега работната група не е необходима и основният служител става този, който предоставя на ръководството на организацията отчети с предварително определена честота.
Обобщаването за отчетния период включва: анализ на функционирането на системата за аутсорсинг въз основа на обратна връзка от служители, мениджъри и партньори; сравнение на резултатите от дейността на възложителя с планираните показатели за изпълнение; колективно обсъждане от участниците в процеса на междинните резултати от изпълнението на проекта.
Ако се установят проблеми в развитието на бизнес системата, тогава може да има две причини за тях: или неправилно изпълнение на договора, или неправилно планиране. Необходимо е да се идентифицират причините за грешките и да се започне работа за коригирането им.
Изпълнението на изнесените функции трябва да бъде постоянно наблюдавано, както всички други. Степента на контрол зависи от важността на прехвърления процес, свързаните с него рискове и компетентността на персонала на доставчика.
Приблизително така изглежда схемата за преход към аутсорсинг за всяка организация. Разбира се, възможни са някои корекции, като се вземат предвид характеристиките на конкретен бизнес, но като цяло последователността от действия е следната.