Шест съвета за използване на Google Календар за редакция, чиито членове работят дистанционно
Лявончик ръководи програмата за развитие на медиите на UNDEF в Централна Азия. Програмата включва обучение за медийни специалисти и неправителствени организации как да използват ефективно онлайн инструментите. Google Calendar, според Lavonchik, му помага с две основни задачи: „координира изпълнението на задачите и поддържа целия екип в течение на случващото се без необходимост от постоянна кореспонденция по имейл. Въпреки това, ако трябва да координирате работата на хора, разпръснати по света, трябва да запомните няколко правила.
„Календарът е една от основните функции на Gmail“, обяснява Lavonczyk. „Можете да намерите връзката към календара в горния ляв ъгъл на отворената страница на Gmail. Основният календар е включен в Gmail по подразбиране."
2. Използвайте споделения си календар разумно
В същото време не отваряйте функцията за редактиране за целия екип, а само за тези, на които имате доверие: не трябва да позволявате на други хора да си играят с датите и срещите, които сте задали, като ги изтривате или променяте.
3. Задайте функцията за напомняне по имейл
Google Календар има два вида напомняния: чрез изпращане на имейл в определен час преди събитие или чрез показване в изскачащ прозорец в долния десен ъгъл. Lavonchik препоръчва да изберете функцията за напомняне по имейл, тъй като е съвместима с много браузъри и е удобна за потребителите на имейл.
4. Използвайте връзка с мобилно устройство
5. Синхронизацията е добра, стига да работи
Lavonchik предупреждава: „Не разчитайте силно на услугите за синхронизиране, които Blackberry предоставя: синхронизирането може бързо да се провали и всички данни могат да бъдат загубени.По-добре ги гледайте в мобилен браузър."
6. Не забравяйте, че не можете да контролирате хората с Календара.
Не можете да маркирате в календара дали всички поканени участници ще дойдат на срещата или не: календарът просто информира всички членове на екипа, че тази среща е насрочена. Календарът също няма да може да разбере дали се е състояла среща или дали е изпълнена задача. Ако имате нужда от тази информация, използвайте синхронизирана система като Google Tasks.
И накрая, дайте време на екипа да тренира и да свикне с инструментите. Като ръководител на екип, бъдете постоянни по време на периода на обучение и мотивирайте служителите си, в противен случай те ще възприемат Календара като допълнителна тежест през работния ден.