Същност инеобходимостта от контрол
Контролът е процесът, чрез който ръководството на една организация определя дали нейните решения са правилни и дали трябва да бъдат коригирани. Контролът е процес на гарантиране, че една организация постига своите цели.
Контролната функция е такава характеристика на управлението, която ви позволява да идентифицирате проблемите и да коригирате дейностите на организацията, преди тези проблеми да се превърнат в криза. Същността на контрола се състои от три основни елемента:
установяване на контролирани стандарти за изпълнение;
измерване и анализ на резултатите от изпълнението, информация за които се получава чрез контрол;
коригиране на технологични, икономически и други процеси в съответствие с направените заключения и решения.
Без надеждна система за контрол никоя организация не може да функционира успешно. Неговите задачи са следните.
Първо, контролът ви позволява да откриете фактори във външната или вътрешната среда на организацията, които могат да окажат значително влияние върху нейното функциониране и развитие, и да реагирате на тях своевременно.
Второ, контролът помага да се разкрият неизбежните нарушения, недостатъци, грешки в дейността на всяка организация и своевременно да се предприемат мерки за тяхното отстраняване.
Трето, резултатите от контрола служат като основа за оценка на работата на организацията и нейния персонал за определен период, ефективността и надеждността на нейната система за управление.
Има два основни вида контрол: финансов и административен.
Има три етапа на управленския контрол: предварителен, текущ и заключителен.
Предварителният контрол се извършва преди реалното започване на работа в областта на човешките ресурси (анализ на качествата, необходими за изпълнение на работата), материалните ресурси (стандарти за качество,контрол върху входящите материали), финансови ресурси (бюджетиране, определяне на лимити на разходите)
Текущият контрол се извършва директно в хода на работа, това изисква механизъм за обратна връзка, който ви позволява да идентифицирате непредвидени проблеми и да коригирате линията на поведение.
Оперативният контрол се фокусира върху текущата производствена и икономическа дейност, по-специално върху движението на продуктите в рамките на технологичния процес (спазване на последователността на операциите, времеви стандарти за тяхното изпълнение, качество на работа); товарни машини и съоръжения; спазване на общия работен график. Крайният (окончателен) контрол е свързан с оценка на изпълнението на плановете на организацията и подготовката на нови; включва цялостен анализ не само на конкретни резултати от изпълнението за текущия период, но и на неговите силни и слаби страни. Окончателният контрол се използва след приключване на работата и има две функции: предоставя информация за планиране на подобни продукти в бъдеще, насърчава мотивацията въз основа на измерване на получените резултати и определяне на степента на възнаграждение.
Причини за необходимостта от контрол.
1. Несигурност - промените в законите, технологиите, конкурентните условия водят до необходимостта от постоянна корекция на плановете чрез системата за обратна връзка, която осигурява контролът.
2. Предотвратяване на кризи - една от основните цели на контрола е да идентифицира проблемите и да коригира дейността на организацията, преди тези проблеми да се превърнат в криза
3. Устойчив успех - във всяка организация е важно да се определи кои области на дейност най-ефективно допринасят за постигането на целите и да подкрепят тези области на дейност