Статия Предотвратяване на загуба или унищожаване на документи, последствия, възстановяване ( - Финансови
Въпроси относно UTII
Въпроси относно данъците
Въпроси относно ДДС
Въпроси относно USN
Въпроси относно данъците
Въпроси относно ДДС
Въпроси относно USN
Публикации от счетоводни издания 2006г
Въпроси от счетоводители - Отговори от финансови специалисти 2006 г
Публикации от счетоводни издания
Публикации по темата за таксите за UTII
Публикации за такси
Публикации на тема данъци
Публикации по ДДС
Публикации в USN
Въпроси на счетоводители - Отговори на специалисти
Въпроси относно UTII
Въпроси относно таксите
Въпроси относно данъците
Въпроси относно ДДС
Въпроси относно USN
Статия: Загуба или унищожаване на документи: предотвратяване, последствия, възстановяване ("Финансов вестник. Регионален брой", 2005 г., N 51)
"Финансов вестник. Регионален брой", 2005, N 51
ЗАГУБА ИЛИ УНИЩОЖАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ:
ПРОФИЛАКТИКА, ПОСЛЕДСТВИЯ, ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ
Никой не е имунизиран от непредвидени обстоятелства, така че е по-добре да сте подготвени за възможни негативни последици. В тази връзка е полезно счетоводителят да знае какво води загубата или унищожаването на документи, както и начините за излизане от тази трудна ситуация.
Условия и ред за съхраняване на документи
Изискването за съхраняване на документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци и потвърждаване на получените доходи, направени разходи и платени (удържани) данъци, също се съдържа в Данъчния кодекс на Руската федерация. Съгласно параграф 8 от параграф 1 на чл. 23 от Данъчния кодекс на България тези документи следва да се съхраняват четири години.
Основният нормативен акт, уреждащ реда за съхраняване на документи ворганизация е Наредбата за документите и документооборота в счетоводството, одобрена със заповед на Министерството на финансите на СССР от 29 юли 1983 г. N 105 (наричана по-долу Наредбата).
В съответствие с клауза 6.6 от Правилника, главният счетоводител осигурява безопасността на първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите, тяхното изпълнение и прехвърляне в архива. Преди да бъдат прехвърлени в архива, документите трябва да се съхраняват в счетоводния отдел в специални помещения или заключващи се шкафове под отговорността на лица, упълномощени от главния счетоводител (клауза 6.2 от Правилника).
Ръчно обработените първични документи за текущия месец, свързани с конкретен счетоводен регистър, се попълват в хронологичен ред и задължително се подвързват. Определени видове документи (работни поръчки, отчети за смени) могат да се съхраняват необвързани, но архивирани в папки, за да се предотврати тяхната загуба или злоупотреба (клауза 6.4 от Правилника).
Издаването на първични документи от счетоводния отдел и архива на служители на други структурни подразделения по правило не е разрешено, а в някои случаи може да се извърши само със заповед на ръководителя на организацията или главния счетоводител (клауза 6.6 от Правилника).
Ако изискванията за съхранение на документи в случай на загуба не са спазени, за организацията ще бъде много трудно да докаже своята невинност в извършването на данъчни нарушения.
Какво да направите в случай на загуба
или унищожаване на документи
В случай на загуба или унищожаване на документи, ръководителят на организацията трябва първо да назначи със заповед комисия за разследване на причините за загубата на документи (клауза 6.8 от Правилника). Резултатите от работата на комисията трябва да бъдат формализирани с акт, одобрен от ръководителя на организацията.
Поканват се представители да участват при необходимост в работата на комисията.разследващи органи, охрана и държавен противопожарен надзор.
Освен това, при разкриване на фактите за кражба, както и в случай на природно бедствие, пожар и други извънредни ситуации в съответствие с параграф 2 на чл. 12 от Закон N 129-FZ е задължително да се извърши инвентаризация, въз основа на резултатите от която е необходимо да се състави, ако е възможно, подробен списък (опис) на изгубени документи.
Освен това организацията трябва да потвърди причината за загубата на документи с външни подкрепящи документи. В случай на пожар трябва да получите удостоверение от държавната противопожарна служба, ако документите са откраднати - удостоверение от органите на вътрешните работи, в случай на наводняване на помещенията - акт за наводняване от собственика на помещението, удостоверение от Жилищната служба. Списъкът на откраднатите или унищожени документи, съставен от представители на тези органи и служби, може по-късно да послужи като важен аргумент в случай на спорове с данъчната инспекция.
След като бъдат събрани всички доказателства за причината за загубата на документи, данъчните власти трябва да бъдат уведомени за факта на загуба или унищожаване на документи. Разбира се, това трябва да стане преди назначаването на данъчна ревизия. Препоръчително е да издадете писмено уведомление до началника на данъчната инспекция с копия на удостоверения от съответните органи и списък на изгубени документи.
Следващата стъпка е да възстановите изгубените документи. Опитът да направите това е необходим, защото:
ако документите не бъдат възстановени, данъчният орган може да упражни правото, предоставено му от ал. 7 т. 1 чл. 31 от Данъчния кодекс на Руската федерация и определя размера на данъците чрез изчисление въз основа на данни за данъкоплатеца и подобни данъкоплатци. Много е вероятно данъците, изчислени по този начин, да бъдат повече ототразени в данъчни декларации, въз основа на които ще бъдат начислени допълнителни данъци, санкции и ще възникнат съответните санкции.
Процедурата за възстановяване на документи зависи от това кои документи са изгубени. Така че, в случай на загуба на счетоводна и данъчна отчетност, организацията трябва да се свърже с данъчната служба с искане за предоставяне на копия от подадени отчети и декларации за минали периоди. Препоръчително е да подадете това искане заедно с уведомлението за загуба или унищожаване на документи, което беше споменато по-горе.
За възстановяване на банковите документи на организацията е необходимо да се свържете с обслужващата банка с искане за предоставяне на копия на платежни документи и извлечения. Ако електронната база данни на счетоводната програма е запазена, тогава няма да е трудно да се възстановят изгубените счетоводни и данъчни регистри, след което въз основа на тези регистри трябва да се генерира подробен списък на изгубените първични документи. В случай на загуба или унищожаване на данни от счетоводната програма, единственият източник на информация за първичните документи, които трябва да бъдат възстановени, ще бъдат копия на банкови документи. Въз основа на тях е възможно да се състави регистър на контрагентите, от които трябва да се изискват копия от всички документи, свързани с взаимоотношенията им с организацията (договори, фактури, фактури, актове, фактури и др.).
Последици от загуба на документи
При липса на документи, потвърждаващи правилността на изчисляването на данъците, могат да бъдат приложени следните санкции:
глоба по чл. 120 от Данъчния кодекс на България за грубо нарушение от организацията на правилата за счетоводно отчитане на приходите и (или) разходите и (или) обектите на данъчно облагане, изразено в липсата на първични документи, фактури, счетоводни регистри. Размерглобата е: 5000 рубли. - ако нарушението е допуснато през един данъчен период; 15 000 rub. - ако нарушението е допуснато за повече от един данъчен период; 10% от сумата на неплатения данък, но не по-малко от 15 000 рубли. - ако в резултат на нарушението е занижена данъчната основа;
глоба по чл. 122 от Данъчния кодекс на България за невнасяне или непълно внасяне на данъчни суми в резултат на занижаване на данъчната основа в размер на 20 на сто от невнесените данъчни суми, а при доказване на умишления характер на нарушението - в размер на 40 на сто от невнесените данъчни суми;
глоба по чл. 126 от Данъчния кодекс на България за неподаване на документи до данъчните власти в размер на 50 рубли. за всеки непредаден документ.
Освен това, ако се разкрие фактът на неплащане или непълно плащане на данъка, сумата на неплатения данък и санкциите ще бъдат възстановени от данъкоплатеца.
Най-благоприятна за данъкоплатците арбитражна практика се е развила по отношение прилагането на санкции по чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация. При разглеждане на дела за налагане на глоба по чл. 126 от Данъчния кодекс на България при загуба или унищожаване на документи, в повечето случаи съдът посочва, че въз основа на съдържанието на този член, както и на чл. 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация, който урежда процедурата за изискване на документи от данъкоплатеца, отговорността по чл. 126 възниква само когато съответните документи са на разположение на данъкоплатеца. Ако документите не са били налични към момента на рекламацията, то действията на данъчно задълженото лице не съдържат състава на престъпление по чл. 126 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Различна ситуация се наблюдава по отношение на прилагането на глоба по чл. 120 от Данъчния кодекс на България за грубо нарушение на правилата за счетоводно отчитане на приходите, разходите и обектите на данъчно облагане. В този случай фактът на нарушението е формално очевиден:организациите нямат първични и други документи. Въпреки това, с подходяща аргументация, организацията има шанс да убеди съда, че не е виновна за извършването на това данъчно престъпление. Позовава се на приложението на чл. Изкуство. 109 и 111 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В съответствие с чл. 109 от Данъчния кодекс на България не може да се търси отговорност при липса на вина за извършване на данъчно нарушение. Същевременно на основание ал. 1 т. 1 чл. 111 от Данъчния кодекс на България, обстоятелства, изключващи вината на лицето за извършване на данъчно нарушение, се признават за извършване на деяние, съдържащо признаци на данъчно нарушение поради природно бедствие или други извънредни и непреодолими обстоятелства (тези обстоятелства се установяват с наличието на общоизвестни факти, публикации в медиите и с други средства, които не изискват специални доказателствени средства). Следователно загубата на документи без вина на организацията не представлява престъпление, отговорността за което е предвидена в чл. 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Организацията може също така да се опита да убеди съда, че загубата на документи не по своя вина (в резултат на пожар, наводнение, кражба, природно бедствие) е смекчаващо вината обстоятелство в съответствие с ал. 3 т. 1 чл. 112 от Данъчния кодекс на Руската федерация, в този случай размерът на глобата подлежи на намаление най-малко 2 пъти въз основа на параграф 3 от чл. 114 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
И накрая, в случай на загуба на документи е много вероятно организацията да бъде глобена по чл. 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация, както и възстановяване на неплатени данъци и глоби. Аргументите в полза на данъкоплатеца в този случай също ще бъдат липсата на вина при извършване на данъчно престъпление и наличието на смекчаващи вината обстоятелства.
Както беше отбелязано по-горе, при установяване на факта на липсата на документи данъчните власти често прибягват до определяне на сумитеданъци по метода на изчисление въз основа на ал. 7 т. 1 чл. 31 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В този случай организацията може да се опита да докаже в съда, че данъчните власти са приложили грешен подход или грешна методология при изчисляването на данъците по този начин. Аргументите, потвърждаващи грешния избор на подобен данъкоплатец от данъчната инспекция, могат да бъдат: