StoreHouse е мениджърски (предприемачески) акаунт в кетъринга

Управленското счетоводство в сферата на общественото хранене е най-сложният вид счетоводство. Ресторантьорската дейност съчетава производство и търговия. И съответно обект на счетоводство в ресторанта са не само стоките на склад, но и полуфабрикатите - резултат от производството, и продадените готови продукти. А също така: склад, в който се съхраняват стоки, закупени от външни доставчици; производство; търговски обект (бар, линия за бързо хранене, кулинария...).

Отминаха дните, когато складовият инвентар се водеше ръчно в ресторант. Използването на специализирани компютърни програми стана обичайно в наши дни.

Системата за складово счетоводство, разработена от UCS Company, StoreHouse, е един от най-популярните софтуерни продукти в продължение на много години, позволявайки ви да контролирате напълно процеса на управление на производството както в кетъринг индустрията (ресторанти, клубове, кафенета, заведения за бързо хранене, кухненски фабрики, кулинарни изкуства и др.), така и във всички други предприятия, където има производствени процеси.

StoreHouse е информационна система за управление на документите в ресторант "склад", отчитане на производствените процеси, получаване на изчерпателни отчетни данни за движението на стоките, количествени и общи салда, извършени бизнес транзакции, производствени плащания и съществуващи задължения, поддържане на история на взаимни разчети с доставчици и получатели на продукти.

Инструментът StoreHouse се използва успешно от повече от едно поколение счетоводители, калкулатори и складови работници в хранително-вкусовата промишленост. През годините на своето съществуване товасофтуерният продукт имаше много модификации, насочени както към подобряване на счетоводните инструменти, така и към разширяване на възможностите за съставяне на необходимата документация и отчети. Някои от промените бяха свързани с промени в законодателството.

Какви са основните характеристики на (вече четвърта версия) софтуер StoreHouse?

Служителите на компанията на разработчика анализираха пазара на системи за управление на бази данни (СУБД). Направено е сравнение на различни СУБД по отношение на скоростта на обработка на данни за обеми, сравними с обемите данни в заведения за обществено хранене с няколко индустрии и няколко места за съхранение на суровини и готови продукти.Сравняваме надеждността и изразходваните ресурси.

Важен компонент от разходите за автоматизация на счетоводството са разходите за закупуване на лицензиран софтуер. За малко предприятие няма смисъл да се използват всички функции на голямата СУБД. Освен това поддръжката на някои бази данни изисква определени умения, които могат да доведат до разходи за заплати на персонала по поддръжката на бази данни.

В резултат на изследването беше решено да се разработи специализирана СУБД. И в началото на 2005 г. разработчиците на UCS представиха най-новата версия на системата за складово счетоводство StoreHouse версия 4. (SH4), базирана на собствена специализирана СУБД.

Направено е сравнение на скоростта на обработка на данни на подобни бази данни от InterBase сървърите и новия SDB сървър. Резултатите са следните: скоростта на обработка на данните на SDB сървъра е 50-100 пъти по-висока. Например, във връзка със складовото счетоводство, стоков отчет, който е изграден върху тестови бази във версия SH3 от 75 секунди, в SH4 се изчислява за 1 секунда.

Характеристики на новияRDBMS са:

използване на технология клиент - сървър;
висока скорост на обработка на данни от сървъра;
висока надеждност, възможност за автоматично архивиране на данни;
администриране на права за достъп, делегиране на права, дефиниране на ролеви права;
лекота на инсталиране и използване;
възможността за многопотребителски режим на работа. Използване както на високоскоростен локален протокол, така и на мрежови NetBIOS, TCPIP;
висока надеждност на работа при нискоскоростни комуникационни канали. Ако по време на сесията връзката все още е загубена, данните, въведени на клиента, няма да бъдат загубени. достатъчно е да възстановите връзката и да ги запишете в базата данни;

Променен ли е интерфейсът в новата (четвърта) версия на StoreHouse?

Колко гъвкаво е възможно да се разпределят потребителски права в системата StoreHouse?

Складовъди, счетоводители, калкулатори, мениджъри и анализатори работят в предприятието със система за складово счетоводство. В тази връзка естествено е необходимо да се разграничат правата за достъп.

Използването на специализирана СУБД ви позволява да дефинирате роли за всяка група персонал, да зададете набор от права за четене, коригиране, изтриване на данни и изпълнение на процедури за всяка роля. Всеки потребител може да получи произволен брой роли. В допълнение към ролевите права можете да присвоите допълнителни права за четене, коригиране, изтриване на данни и извършване на процедури.

Освен това е възможно да се определи с кой склад, място за съхранение ще работи конкретен потребител. Тогава този потребител ще може да работи само с документи на определен склад.

Възможно е блокиране на документи от потребителя. Тогава никой освен него няма да може да коригира тези документи доте са блокирани.

Тъй като SH4 разполага с гъвкава система за отчитане на ценови листи или ценови листи както на доставчици, така и на получатели, има допълнителна възможност за забрана на въвеждане на цени във фактурите. Цените по фактурите ще се въвеждат автоматично от ценоразписите. Това обикновено е необходимо, когато операторите участват в създаването на документи.

Как е организирана работата с директории в StoreHouse V4?

В SH4 счетоводните обекти се комбинират в директории или речници. Има речници на стоки, мерни единици, данъчни ставки, речник на кореспонденти и места за съхранение и много други.

В заведенията за обществено хранене даден продукт може да действа както като суровина за производство, така и като завършен продукт - резултат от това производство.

Методите за приготвяне на готови продукти и полуфабрикати, както и наборите от суровини за приготвяне са определени в картите на така наречените „комплекти“, които от своя страна са обединени в наборен речник. Всеки продукт - готов продукт може да бъде свързан с произволен брой комплекти, което ви позволява да изберете коя рецепта да използвате в дадена ситуация при отписване и добавяне към документ.

Услугите са особен вид стоки. След продажбата на услуги автоматично се генерират платежни документи.

В SH4 е възможно да се извършват както положителни, така и отрицателни изчисления, които от своя страна могат да бъдат както относителни, така и абсолютни. Например, те продават основното ястие и добавят допълнителен модификатор „Без захар“ към него. Ако за модификатора „Без захар“ дефинирате рецептата „Захар“, -50%, тогава само 50% от суровината „Захар“, посочена в рецептата за основно ястие, ще бъде отписана при отписване на основното ястие.

Как се отразява движението на стоки в StoreHouse 4?

Цялото движение на стоки и продукция в предприятието се отразява в документите.
Всеки документ може да бъде дефиниран за всеки склад.
По правило стоките пристигат в основния склад, като получаването се документира с входящи фактури. След това стоките се прехвърлят или в производството, ако са суровини, или в търговията. Това прехвърляне се документира с вътрешни преводни документи и др.
Особено място заема производството.
При запазване на документа за „изваждане“ на продукта, складираният продукт се получава и автоматично се отписва суровината съгласно рецептата, дефинирана за този продукт. За автоматично отписване можете да използвате взаимозаменяеми стоки, чийто ред на отписване се определя от потребителя.
Операция за обратно групиране - разделянето е уместно, когато един продукт трябва да бъде разложен на няколко продукта. Например рязане на месо, птици, риба.
Актът на обработка се използва, когато е необходимо да се произведе друг от един продукт, а не да се използва рецептата.
Стоките се отписват на външни кореспонденти с помощта на фактури.
Инвентаризацията се отразява в ведомостта за сравняване. След като запазите, можете да анализирате излишъците, липсите.
Можете да използвате скенер за баркод, за да отворите всякакви документи.
За автоматично генериране на документи за производство и продажба можете да използвате така наречените „разходни документи“. Ако фирмата използва касов апарат R-Keeper, то тези разходни документи се генерират автоматично.
А при обработката им автоматично се създават документи за производство на готова продукция, плащане на услуги и фактури.
Отписването на суровини за производство на готови продукти е възможно както в режимонлайн след запазване на поръчката и след приключване на деня за плащане, в зависимост от настройките.
„Разходни документи“ могат да се създават ръчно и да се използват за обратно остойностяване при изчисляване на необходимите суровини за банкети, по време на инвентаризация и др.

Как се отразява касовото осчетоводяване в StoreHouse 4?

Освен за количествено отчитане, SH4 може да се използва и за парично отчитане.

В документите за получаване можете да видите цената на стоките без данъци, размера на данъците, разходите с данъци. В разходни документи и документи за прехвърляне се отразяват както суми за покупка, така и продажба без данъци, данъци, суми с данъци, надценки, отстъпки.

За формиране на себестойността на разхода се използва методът FIFO. Във всички документи можете да видите на базата на кои касови бележки се формира себестойността.

В допълнение към оборота в SH4 могат да се вземат предвид и плащанията към доставчици и получатели на стоки. Всяка товарителница може да съответства на неограничен брой платежни документи, така че е възможно да се проследи частично плащане за стоки, както и дългове към доставчици или дългове на получатели на стоки.

За данъчно счетоводство е възможно да се поддържа книга за покупки, книга за продажби.

В SH4 можете да проследявате плащания, които не са пряко свързани с оборота. Всички взаимни разчети с кореспонденти могат да се видят в отчетите.

SH4 има възможност за водене на счетоводство или синтетично счетоводство. Въз основа на сметкоплана можете да създадете речник на типичните операции, където всяка операция съответства на набор от транзакции или транзакции. Всеки документ може да съответства на счетоводна операция. По този начин, въз основа на работния процес, автоматично се генерира дневник за осчетоводяване, възможен е анализ на счетоводни сметки.

Системата StoreHouse намери своетоприложение в различни предприятия, включително такива, в които учредителите или управителите са чуждестранни представители.

SH4 има способността да поддържа директория с обменни курсове и следователно всички горепосочени суми могат да се видят във всяка валута.

StoreHouse предоставя всички необходими отчети, но какво трябва да направи потребителят, ако изискванията за печатни материали се променят поради доклада от контролните органи?

Естествено, ние се стараем да следим промените в изискванията за печатна форма на отчетите. Въпреки това, поради факта, че StoreHouse се използва в почти всички региони на България, както и в някои страни от близката и далечна чужбина, където отчетите често съдържат местни специфики, беше решено да се използва генераторът на отчети Fast Report с много мощни инструменти за отпечатване на документи и отчети. Дизайнерът на оформление е вграден директно в програмата SH4. По този начин потребителите могат самостоятелно да коригират предоставените оформления или да създават свои собствени. За всеки документ, отчет, е разрешен неограничен брой печатни оформления.

За печат, стоки, кореспонденти, комплекти могат да имат неограничен брой атрибути. Списъкът с атрибути се дефинира от потребителя.

В допълнение, отчетите и документите могат да бъдат експортирани в Microsoft Excel с помощта на Fast Report. Също така е възможно да редактирате конкретен генериран отчет.

Как мога да комуникирам с други системи?

Всички документи и всички основни отчети могат да бъдат експортирани в XML файлове. Възможно е да импортирате документи от XML файлове във формата, който се получава при експорта. Достатъчно е да имате конвертор към този формат и след това можете да импортирате документи от всякакви външни програми в SH4.

С изключениеОсвен това беше създаден специализиран OLE сървър, с помощта на който можете да получавате данни директно от базата данни, заобикаляйки качването във файлове и зареждането от файлове. Въз основа на OLE сървъра се осъществява комуникация с 1C счетоводство и списъкът от процедури и съответно възможности непрекъснато се увеличава.