Технология за бизнес срещи
Резюме по темата:
"ТЕХНОЛОГИЯ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА БИЗНЕС СРЕЩА"
дисциплина: Управление на връзките с обществеността
Като ръководител се сбогувайте с подчинените си, но бъдете строги с тях.
Никой не успява да постигне положителни резултати в дългосрочна програма без помощта и взаимодействието на други хора.
Когато двама или повече души се обединят в някакъв вид предприятие в дух на хармония и взаимно разбирателство, тогава всеки участник в такъв съюз ще постигне многократно увеличаване на собствената си сила. Този принцип е най-очевиден там, където работодателят и неговите служители работят в екип. Там, където има такава сплотеност в съвместните действия, има просперитет и добра воля и от двете страни.
Думата "commonwealth" се смята за една от важните думи в езика.
Липсата на синергия не е довела до фалит на нито едно предприятие, дори ако всички други предимства са налични
В допълнение към деловите разговори и търговските преговори, в бизнес практиката са широко разпространени специални форми на делови разговори - срещи, които са начин за открито колективно обсъждане на определени въпроси.
Груповата дискусия като форма на бизнес разговор има много положителни страни. Първо, повишава ефективността на мисленето. Българската поговорка „ум е добре, а двама е по-добре“ не е възникнала от нулата, тя има дълбок смисъл. Всъщност оригиналността на човешкото мислене се състои в това, че то е особено ефективно в условията на съвместна интелектуална дейност, тъй като интелектуалните резултати не се събират, а се умножават. Известно е, че повечетов колективния обмен на мисли се родиха плодотворни идеи.
Второ, по време на срещата се укрепва творческата общност на работниците, интересите на отделните работници се включват в единна система от колективни задачи, а също така се подобряват бизнес уменията на нейните участници. Трето, в съвместната умствена работа се разкрива творческият потенциал на всеки от тях. Бизнес срещите са много разнообразни. Обикновено има следните видове:
диктаторски (главата има право на глас, останалите мълчаливо слушат, често получават мъмрене от шефа);
автократичен (провежда се в интерактивен режим, когато лидерът задава въпроси на всеки участник и получава отговори на тях);
разделителен (когато се планира отчетът на ръководителя и изказванията на назначените от него подчинени);
дискусия (те се характеризират със свободен обмен на мнения, взема се решение, което се взема чрез гласуване на участниците, последвано от одобрение от ръководителя);
безплатно (това са заседания без ясен дневен ред и без председател. Най-често те са неразделна част от заседанието, когато обсъждането на даден проблем е изпаднало в задънена улица. В този случай председателят на заседанието обявява голяма почивка, по време на която спонтанно възникват задкулисни срещи).
Най-често бизнес срещите се провеждат по следните причини: първо, ако е необходимо да се вземе колективно решение, основано на равното право на всеки да изрази и обоснове своето мнение; второ, при условие че решението на проблема засяга едновременно интересите на няколко структурни подразделения на организацията или фирмата; трето, в случай, че за разрешаване на проблема е необходимо да се използват мненията на различни групи работници.
Практиката на бизнес живота показва, че бизнесътсрещите са по-ефективни от просто административни решения на тесен кръг от мениджъри. Недостатъчно добре подготвените и зле проведените събрания, свиквани по всякакъв повод обаче, нанасят голяма вреда, тъй като поглъщат ценното време на хората, откъсвайки ги от основната им работа. Ето защо, преди свикването на такива срещи, трябва да се обмисли необходимостта от такава стъпка. Вероятно въпросът, предложен за разглеждане, изобщо не изисква незабавно решение. Освен това мениджърът, например, иска само да информира служителите за нещо. В този случай лесно можете да минете без среща.
Но ако провеждането на среща все пак се признае за целесъобразно, тогава на първо място е необходимо тя внимателно да се подготви. Тази подготовка и самата процедура за нейното провеждане трябва да бъдат изградени по такъв начин, че основната задача, за която се провежда самата среща, да бъде решена най-добре.
Подготовка за бизнес среща
В най-общ вид подготовката за събранието включва следните действия: вземане на решение за провеждането му, определяне на темите, определяне на дневния ред, определяне на целите на заседанието и общата му продължителност, начална дата и час, състав на участниците, приблизителен работен график, подготовка на ръководител, изготвяне на доклад и проект за решение, предварителна подготовка на участниците и помещенията, а при необходимост - настаняване, хранене, пътуване на участниците до мястото на събранието.
След вземане на решение за провеждане на събранието се очертава съставът на участниците. Поканени са достатъчен брой,но само тези, които са наистина необходими, без които срещата би била неефективна. Степента на бизнес интерес обаче не е единственият критерийпри избора на участници в срещатаПонякога е необходимо да се вземе предвид достатъчността на техните официални права.
Тъй като бизнес срещата включва свободна дискусия, е необходимо преди всичко да се подберат дискутантите. Освен това не става въпрос за намиране на хора, които са доволни от ръководството, а за привличане на по-скоро спокойни, самовластни хора, способни да отговорят правилно на противоположни гледни точки и техните привърженици, за да участват в дискусията. Присъствието на последния трябва да се разглежда като безспорен положителен елемент в дискусията. В крайна сметка груповото единодушие има пагубен ефект върху ефективността на решенията, взети от екипа.
Когато определяте началния час на срещата, трябва да вземете предвид ритъма на работа. За да не принуждавате хората безкрайно да преминават от един вид работа към друг през деня, препоръчително е срещите да се провеждат в началото или в края на работния ден или след обедната почивка. Като се има предвид общото изразходвано време – тоест времето, необходимо не само за същинската среща, но и за опаковане, трансфери, връщане и стигане до работа – началото и краят на срещата трябва да се планират така, че да няма „празни“ периоди от време: ако приключи 15 минути преди обедната почивка, това със сигурност ще бъдат загубени минути.
Изисква се предварително да се уведомят участниците за срещата и да се запознаят с дневния ред, с всички необходими материали, така че изказванията им да бъдат обмислени предварително.
Провеждане на бизнес среща
Трябва да започнете срещата точно навреме и незабавно да се договорите с участниците относно правилата за съвместна работа, например времевия лимит за изказвания или процедурата за вземане на решения. След това на един от участниците трябва да бъде поверено воденето на протокола.
Психолозите предлагат преди откриването на срещатаподгответе 2-3 комплимента за участниците. В същото време те се позовават на така наречения „закон на ръба“: началото на бизнес разговор създава фон за основната част или обстановка, а краят на разговора оставя в паметта отношението към този разговор.
Също така е добро начало, когато секретарят припомни на присъстващите кои решения са взети на предишното заседание, кои от тях все още не са изпълнени, въпреки че сроковете са изтекли, и кой носи персоналната отговорност за това. Такова начало веднага настройва присъстващите в делово настроение и дисциплинира.
Водещият на срещата трябва да овладее техниката на встъпителната реч, която обикновено отнема 3-4 минути. През това време лидерът трябва да докладва:
обосновка на необходимостта от срещата;
поставяне на обща задача за целия щаб;
основните направления на дейностите по подготовката на планираното събитие;
процедурата за поддържане и формализиране на протокола;
преминаване към основната част на срещата – дискусия.
След това трябва да се реши в какъв ред ще се обсъждат точките от дневния ред. Общоприето е мнението, че те трябва да се разглеждат от гледна точка на тяхната важност и сложност. Този подход се счита за най-подходящ, но психолозите твърдят, че
първият въпрос за обсъждане еинтересен и не подлежи на обсъждане. По правило това отнема малко време, но в същото време участниците в срещата имат благоприятно психологическо настроение: след успешно завършване на един въпрос, те са готови да разрешат останалите също толкова бързо и ефективно;
обсъждането на всеки въпрос трябва да завърши с обобщаване на междинни резултати;
необходимо е да се даде възможност на всеки да се изкаже;
не трябва да се допуска кавга;
необходимо е да се разработят алтернативни решения на всеки проблем;
важно е да се насърчава конструктивността и креативността на участниците, но да се оценява уместността и реалистичността на направените предложения;
по време на срещата лидерът трябва да остане на неутрални позиции, като поддържа разговора, не губи инициативата и, ако е необходимо, стимулира активността на участниците;