Топ пет грешки в управлението на инвентара
Днес вече не е необходимо да се доказва, че запасите трябва да се управляват. Управлението на запасите е един от най-мощните инструменти за увеличаване на приходите на компанията. Това е аксиома.
Много компании използват различни методи и модели за управление на запасите. Но въпросите как най-добре да се направи това и как да се подобри съществуващата система за управление на инвентара, не намаляха. Това се дължи на факта, че в процеса на управление на инвентара се допускат грешки, които не ви позволяват да получите необходимите резултати.
Ситуацията, когато информационната система на компанията показва в баланса, да речем, 10 кутии френски парфюм, но всъщност има само 4 от тях на рафтовете на склада, това е бъркотия в складовото счетоводство. Пристигането на стоки, пратки от склада, отписвания и др. не се извършват навреме. Напоследък трудни ситуации в складовото счетоводство са по-рядко срещани. Тази област на логистиката е добре развита в наше време. Много компании използват модерно складово оборудване и внедряват съвременни системи за управление на складове. Но, както показва опитът от комуникацията със специалисти по логистика, такива ситуации се случват.
Защо правилният контрол на инвентара е толкова важен при управлението на инвентара? Складовото счетоводство е базата, основата на управлението на материалните запаси. Няма смисъл да се използват сложни формули и модели за управление на запасите, ако изчисленията се основават на неверни данни. Тоест „Боклук вътре – боклук вън“. Ако имате неправилни данни на входа, резултатите ще бъдат грешни на изхода.
Счетоводството на запасите трябва да бъде
Основната причина за грешки в складовата отчетност е липсата на квалифицирани складови работници – складодържатели. Дори и без модерна информационна система, опитните складови стопани могат да водят и поддържат складовата документация в перфектно състояние.
Ето защо,Разбира се, липсата на квалификация, както и безотговорното отношение към работата, са основната причина за грешки в складовата отчетност. Ако сте намерили правилните служители, единственият въпрос е производителността - колко артикулни позиции могат да се поддържат ръчно от един складодържател.
Само малка фирма с малък брой стокови артикули и клиенти може да си позволи да води инвентарни записи, което означава пристигането на стоки от доставчици и пратки до клиентите, използвайки хартиени носители или малки „самоизписани“ програми. Веднага след като фирмата "порасне", тя има нужда от единна информационна система. Складовото счетоводство в корпоративната информационна система е задължителен компонент на съвременната компания.
Складовото счетоводство е в основата на основния бизнес процес на компанията - обслужване на клиенти, без него няма да има продажби, превози на стоки до клиенти. Следователно складовото счетоводство е включено в основната функционалност на всяка информационна система. Към днешна дата има достъпни информационни системи за извършване на основни складови операции.
В допълнение към самата корпоративна информационна система, качеството на складовата отчетност се влияе от регламентираните правила за въвеждане на документи в тази система. Това се отнася както за дисциплината по въвеждане на документи в информационната система, така и за утвърдения документооборот за всички складови операции.
Например, документите трябва да бъдат въведени в информационната система веднага след настъпване на събитие или в рамките на час и т.н. Или документ, например "Фактура" се въвежда на базата на документ "Поръчка към доставчика". Утвърденият документооборот за складовата дейност трябва да бъде съставен под формата на инструкции, съгласно които всички участници в складовите процеси работят в информационната система. Такиварегламентите и инструкциите ви позволяват да поддържате записи на инвентара с минимални грешки.
Друга често срещана грешка при управлението на инвентара е, че инвентаризацията се прави рядко. Въпреки че има фирми, в които инвентаризации изобщо не се извършват. Много е писано за важността на инвентаризациите и как да ги провеждате.
Управлението на инвентара трябва да бъде
Авторът има предвид използването на различни стратегии в управлението на запасите, както и използването на методи и модели за управление на запасите. Искам да подчертая, че управлението на запасите е наука, чиито закони трябва да познавате.
Управлението на запасите като самостоятелно научно направление започва да се развива в началото на 20-те години на миналия век. Постепенното натрупване на материал води през 50-те и 60-те години на миналия век до формирането на теория за управление на запасите, насочена към оптимизиране на нивото на запасите в компанията. Различни оптимизационни модели за управление и планиране на запасите бяха широко използвани в съветската икономика през 70-те и 80-те години на миналия век.
През този период се появява мотото: "Икономиката трябва да бъде икономична" и много внимание се обръща на оптимизирането на управлението на запасите. Сега фокусът на управлението на запасите се измести към задоволяване на търсенето, оставяйки фокуса върху намаляването на разходите. Но значението на оптималното използване на ресурсите не е намаляло.
Няма стандартни схеми при използването на методите и моделите за управление на запасите. Те са индивидуални за всяка компания и могат да се променят с промени в бизнес средата и стратегиите за развитие. Но размерът на капитала, инвестиран в акции, както и загубите, свързани с дефицити, изискват внимателно внимание и проучване.
KPI за управление на инвентара трябва да се измерват
Третата основна грешка в управлението на запасите е, чекомпаниите не използват показатели за управление на запасите. Защо тези показатели са толкова важни?
Като всички показатели за ефективност, те показват на какво ниво е даден процес, в този случай процесът на управление на инвентара. В крайна сметка това, което не се измерва, не може да се подобри. Измерването на ефективността ни помага да идентифицираме резерви и области за подобрение в управлението на инвентара.
Индикаторите за ефективност включват: 1. Степента на задоволяване на поръчките (търсенето) на купувачите. 2. Обръщаемост на материалните запаси. 3. ROI е възвръщаемостта на инвестицията в инвентар.
Помислете за първия от тях -степента на задоволяване на търсенето на клиентите. Този индикатор показва процента на търсенето, което може да бъде задоволено директно от наличността в рамките на определен период. Това е мярка за наличността на склад в момента, когато е необходим на купувача. Изчислява се като съотношение на изпратените стоки към поръчаните стоки.
Показателят се изчислява като процент - 80%, 90% и т.н.
Какво показва тази степен на удовлетворение? На първо място, показателят от 80% показва, че 20% от продажбите са загубени, защото е имало недостиг на стоки в склада в момента, когато клиентът е имал нужда от тях. А 20% са резерв за увеличаване на продажбите и приходите на компанията
Освен това трябва да се има предвид, че недостатъците са попълними и незаменими. Допълнителен дефицит е, когато клиент поръча продукт, той не е наличен, но той е готов да изчака и да го закупи, когато го доставим в склада.
Освен това е възможна следната ситуация. Клиентът закупи липсващия артикулот конкурент, но следващия път се обърна с поръчка към нашата компания. И в двата случая дефицитът подлежи на възстановяване. Но е възможно клиентътзакупил липсващия артикул от конкурент и никога не ви го върнал. Но статистиката показва, че в повечето сектори на икономиката привличането на нов клиент е седем до десет пъти по-скъпо от задържането на съществуващ. Това означава, че загубата на съществуващ клиент се превръща в лукс.
Лоялните клиенти носят на компанията много повече печалба от новите. И ако поръчките на клиента постоянно не се удовлетворяват, е трудно да запазите лоялността му с марков седмичник или запалка за Нова година. Според Ицхак Адизес основната цел на бизнеса са клиентите. Не печалба, а клиенти. Следователно основната цел на бизнеса трябва да се обърне подходящо внимание.
Ето защо е толкова важно да се разбере текущата степен на удовлетвореност на клиентите, както и да се поддържа високо ниво на този показател. По-добре е да зададете тези показатели за групи ABC, а за стоки от група А те трябва да бъдат по-високи, отколкото за стоки от групи B и C.
В стремежа да се отговори на търсенето на клиентите не може да се отиде и в другата крайност – да се поддържа голямо количество стоки на склад. В крайна сметка акциите са пари и често значителни. Следователно задоволяването на търсенето трябва задължително да се балансира от други показатели за ефективността на управлението на запасите – оборот и възвръщаемост на инвестициите (ROI).
Вторият показател за ефективност на управлението на запасите еоборотът на запасите. Много компании използват този показател за ефективността на управлението на запасите и логистиката като цяло. Ако някой друг не го използва, е необходимо да го приложи на практика, защото всеки допълнителен оборот носи допълнителна печалба. Но този показател трябва да се използва заедно с показателя за удовлетвореност на търсенето на клиентите, тъй като при висок оборотможе да има липси в склада и това като цяло носи повече загуби на фирмата, защото се отразява на задържането на клиенти.
Възвръщаемост на инвентара (ROI) е вариант на ROI, който се използва за обобщаване на ефективността на бизнеса и бизнес инвестициите. Спецификата се състои в това, че се отчита специален вид рентабилност и не се вземат предвид разходи, които не зависят от решенията за възлагане на поръчки, взети от логистиците (става дума за режийни разходи, дълготрайни активи, вземания и задължения и др.). Колкото по-висока е възвръщаемостта на инвестициите в инвентара, толкова по-добре.
KPI за служители + KPI за ефективност
За да се постигнат установените показатели за ефективност на управлението на запасите, служителите, които участват в процеса на управление на запасите, трябва да бъдат мотивирани да постигнат тези показатели. Финансовата мотивация е един от най-добрите инструменти за постигане на резултати. Редица чуждестранни изследвания показват тясна връзка между наличието на системи за парично мотивиране на персонала и икономическата ефективност на компаниите (печалба, приходи, производителност на труда и др.). Проучвания на български специалисти показват, че в България наличието на правилно развита система за оценка на представянето и мотивацията повишава средно нивото на възвръщаемост на капитала с около 4-6%.
Системата KPI е най-добрата основа за формиране на система за мотивация на персонала. Правилното му развитие значително повишава ефективността на служителите. В случай на управление на инвентара е важно да се идентифицират онези служители, които участват в управлението на инвентара, и да се включат в KPI на тези служители онези показатели за ефективност на управлението на инвентара, които трябва да бъдат постигнати вдружеството като цяло (виж таблицата).
Таблица. Примери за задаване на KPI за служители, които участват в управлението на инвентара.