Управление на документи в организацията – процесна иновация в системата за управление на качеството
В същото време иновацията не е просто обект, въведен в производството, а обект, успешно внедрен и печеливш в резултат на научно изследване или направено откритие, качествено различен от предишния аналог. [2]
Иновацията на процеса е разработването на нови или значително подобрени продукти, организация на производството. Освобождаването на такива продукти не е възможно чрез съществуващо оборудване или приложени производствени методи. [3] Внедряването и по-нататъшното подобряване на системите за управление е иновация на процеса.
Процесът на управление на документацията на QMS в Consulting Construction Company LLP се осъществява в съответствие с документирана процедура „Управление на документи“. Блок-схема на процеса на управление на документи е показана на фигурата, налична в този документ, в Приложение A.
Фигура 1 - Блок-схема на процеса на управление на документи
Фигура 2 - Ръководство за качество в базата данни на CCC
Тези лица могат да прегледат първата чернова на документа и да направят предложения директно към документа. Освен това документът следва горните блокове: обсъждане на документа, корекция, анализ за адекватност, одобрение, възпроизвеждане (ако е необходимо, защото можете да видите електронното копие на одобрения документ в програмата, но документът вече ще бъде защитен), съхранение, архивиране.
Приоритетът на използването на документите на СУК съгласно разработената от нас програма "CCC" е, че всеки документ на СУК може да се използва по предназначение в компютърна мрежа, работеща в дадено предприятие. Като следствие от това ще има: оптимизиране на производството, намаляване не само на разходите за труд, но и на разходите, свързани с канцеларски материали и консумативи.за оборудване.
Удобството на тази програма за обикновените служители, на първо място, се състои в това, че те могат например да вземат формуляр за кандидатстване от базата данни на CCC, да го попълнят и незабавно да го предадат на ръководството за разглеждане, заобикаляйки бюрократичните забавяния. Данните на формуляра в базата данни не са защитени.
Фигура 3 - Формуляр за кандидатстване в базата данни на CCC
Например, за да запознаете новите служители с длъжностни характеристики, можете да отворите съответната длъжностна характеристика от базата данни на програмата CCC (всички те са защитени), въпреки че оригиналите на всички длъжностни характеристики винаги се съхраняват в отдела за персонал.
Всички документи на QMS на предприятието също трябва да бъдат публикувани на уебсайта на Consulting Construction Company LLP, но всеки служител трябва да има своя собствена парола, за да влезе в документите на QMS.
Въвеждането на такава система за управление на документи потвърждава, че целта на управлението на документи е да поддържа документите на системата за управление на качеството в състояние, което осигурява ефективното му функциониране и проследимост, постигането на ефективността и ефикасността, установени в системата за управление, в съответствие със ST RK ISO 9001-2009.
По този начин внедряването на система за управление на качеството е наистина иновация на процеса, т.к се потвърждава не само от ефикасност и ефективност, но и от възвращаемост. [4]
1. ST RK ISO 9001-2009. Система за управление на качеството. Изисквания
2. Основи на управлението на иновациите. Теория и практика:
Учебник / Л. С. Барютин и др.; изд. А.К. Казанцева, Л.Е.
Миндели. 2-ро изд. ревизиран и допълнителни - М .: CJSC Publishing House Economics, 2004. - 518 с.
3. В.В. Репин „Бизнес процеси на компанията. Изграждане, анализ, регулиране».
4. Бизнеспроцеси: Регулиране и управление: Учеб. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 319 с.