Управление на времето Планиране и контрол на времето - Bird P - Страница 6
как в работния й дневник по същото време е отбелязано важно представяне на проекта пред борда на директорите. Както може би вече се досещате, Луиз не си направи труда да сравни записките, които е направила във времето.
Ако имате ясна представа какво трябва да правите, можете да планирате времето си на всичко: на лист хартия, в бележник, независимо дали в обикновен или сложен дневник или върху пълен разпръснат органайзер. Най-добре е вашите планове, графици, бележки и записки да се съхраняват на едно място. Може би това ще изисква голям органайзер със сложна вътрешна структура или може би един дневник ще бъде достатъчен. Всичко зависи от вашите нужди и естеството на работата. Изберете дневник или органайзер, който е достатъчно просторен, за да има място за ежедневния ви работен график, както и бележки и списъци със задачи, но достатъчно компактен, за да се побере в куфарче или дори
в джоба на сакото. Аз лично отбелязвам собствените си приоритети по отношение на работата, домакинските задължения, ученето и свободното време в стандартен седмичник, закупен от
в най-близкия магазин за офис консумативи.
Изборът на средства за планиране на времето е широк:
хартия; Тетрадка; дневник; обикновен органайзер;
електронен органайзер; компютър.
Предимства и недостатъци на различните инструменти за управление на времето
В дневника, използван като инструмент за управление на времето, всеки ден трябва да бъде разделен на интервали от поне половин час. Ако сте много зает човек, намерете такъв, който разделя часовете на интервали от 15 или 20 минути (Фигура 5). Дневникът трябва да има и страници зазаписи и раздели за всеки ден за бележки и за допълнителен график. Дали ще изберете дневната или седмичната опция за завъртане зависи от вас, но ако предпочитате първата, може да се наложи да се позовавате на предварително изготвен седмичен план по-често.
Дневникът може да съдържа допълнителни раздели:
за лична информация; за записи;
за обща информация; за отчитане на разходите;
както и схеми на железопътни линии и магистрали.
Ако не се нуждаете от няколко страници от стандартния дневник, последвайте примера на Питър, специалист по компютърни системи. Той има любима форма на дневника, но в него има ненужни страници. Петър просто ги изважда и в резултат на това може лесно да получи достъп до информацията, която го интересува.
Можете също така да използвате бележник, за да си водите бележки и бързо да създавате списък със задачи, но ако такива бележки не се правят в дневник или органайзер, можете да ги загубите или да забравите да ги проверите. Когато забравите самия дневник на работа или у дома, направете бележки на лист хартия и незабавно го прехвърлете в дневника, веднага щом се върне в ръцете ви. Много мениджъри предпочитат да използват дневници на цяла страница за един ден, което им позволява да водят по-подробни бележки.
Вашият дневник трябва да включва:
страници за дневен график; страници за седмично планиране; страници за месечно планиране; графики за годишно планиране; страници с бележки; страници за предстоящи събития.
Мениджър органайзер се използва от много бизнесмени. Това е комбинация от всички
елементи от горния списък и, когато се използва умело, е ефективенинструмент за управление на времето. Подобно на мнозина, вие също може да откриете, че животът ви ще се промени драматично, когато започнете да поемате пълен контрол върху собственото си време и нужди с този многофункционален инструмент. Недостатъците на органайзера включват обемност, което го прави неудобно за използване в движение.
Не се колебайте да се отървете от ненужни или остарели страници. В противен случай с времето органайзерът ще стане по-дебел и няма да е лесно сред многото страници да намерите това, което спешно трябва да имате пред очите си. Прекомерното надуване на органайзера може лесно да ви откаже от работата по рационализиране на живота ви. Компактна книга в ръцете ви е знак за вашата организация, загриженост за бизнеса, а не делови външен вид.
Електронният органайзер е въплъщение на универсален инструмент за планиране. В компактно устройство, което можете да носите винаги със себе си
Електронният органайзер има следните основни качества:
осигурява комуникация с офиса и дома; е преносимо устройство; оборудвани с модерни компютърни програми.
малък и следователно, ако зрението ви не е добро, няма да е лесно да различите изображението. Можете да използвате електронен органайзер, за да си водите бележки, но на среща хартията и химикалът са по-удобни и не толкова претенциозни, а и ще държите говорещия под око, вместо да седите с нос върху дисплея. Ще трябва да презареждате батерията достатъчно често и органайзерът може да се повреди точно в момента, когато е най-необходим. Като цяло електронният органайзер е добър за напомняне за предстоящи срещи, но е по-малко удобен за дългосрочно планиране. По-големи компютримогат да бъдат оборудвани и с подходящ софтуер, но не са преносими и затова като органайзер могат да се използват само в офиса.
особено в куфарче и следователно винаги с мен, където и да отида.
Защо ви е нужен дневник или органайзер?
Дневникът трябва да изброява всичко, което трябва да планирате в живота си, от основните цели и задачи, които сте идентифицирали, когато четете Глава 1, до срещите, които ще имате, да речем, в един и такъв четвъртък следобед; от времето, което можете да посветите на любимото си занимание, до часа, в който най-накрая можете да посетите възрастната си леля. И така, в дневника трябва да се направи:
вашите житейски цели; задачи, които трябва да бъдат решени за постигане на тези цели;
конкретни стъпки, които ще доведат до решаване на проблемите; ежедневни дела.
Свържете всяко от тези изисквания с основните аспекти от живота си. Например със следното:
Не забравяйте, че планирането на живота е по-лесно, когато цялата необходима информация е събрана заедно.
Планиране чрез приоритети
Докато работихте върху глава 1 от тази книга, вие идентифицирахте основните си цели в живота и стъпките, които трябва да предприемете, за да ги постигнете. Използвайки съветите в Глава 2, разбрахте как наистина управлявате времето си. Надяваме се, че и вие сте избрали най-удобния за вас тип дневник или органайзер. Сега трябва да използвате всичко постигнато, за да планирате делата си.
Не забравяйте, че всичко в живота ви трябва да бъде организирано с приоритети. Ето защо, ако трябва да избирате между няколко начина за използване на времето, изберете този, който ще допринесе запостигане на една от основните ви цели. Например, ако имате свободен летен уикенд, може да сте изправени пред избор между това да отидете на кръчма с приятели или да отидете на пикник със семейството си. Ако в същото време една от целите ви в живота е да прекарвате повече време със семейството си, тогава отидете със семейството си сред природата. Когато позволи -
обстоятелства, комбинирайте няколко от вашите приоритети в една дейност.
В живота на всеки от нас има редовно повтарящи се периоди от време, чието естество на използване не можем да променим. За бизнесмените това са срещи, презентации, посещения и други събития, които са неизбежни в живота им. За други хора вечерните курсове, училищните уроци, доброволческите ангажименти, спортните състезания могат да бъдат същността на живота им. Във вашия органайзер (или друг инструмент за планиране) първо маркирайте това време (ще говорим повече за това как да намалите времето, което прекарвате в срещи и конференции в следващите глави). Поставете такива събития в годишния си план, след това в месечния и накрая в дневния си план с точни часове. Обърнете внимание на задължителното време извън работа, което ще посветите, да речем, на доброволна работа, учебни сесии или срещи с деца в края на учебните часове. След това вижте какво ви остава. Разпределете незаетото време между занимания, свързани с професионалните дейности и свободното време - в зависимост от избраните приоритети. Преминете от годишен към дневен план. Разделете блоковете от основните дейности на по-малки части и ги разпределете по месеци и отделни дни, като по този начин ги превърнете в елементи от рутинен график.