Условно форматиране в обобщени таблици на Excel - Microsoft Excel за начинаещи
С пускането на Excel 2007 Microsoft добави някои допълнителни функции за условно форматиране, като лентови диаграми и набори от икони, които ви позволяват да визуализирате относителните стойности в тези клетки.
Microsoft направи промени в начина, по който условното форматиране се прилага към обобщените таблици. Сега имате повече опции и повече гъвкавост при използване на условни формати. В тази статия ще ви покажа как да прилагате условно форматиране към обобщени таблици и как да използвате силата на новите функции.
Как работи условното форматиране
В Excel 2007 и 2010, когато условното форматиране се прилага към обобщена таблица, то се прилага повече за структурата на обобщената таблица, отколкото за самите клетки. Така че, когато работите с обобщена таблица, като например преместване на полета или показване на данни по различни начини, форматирането се актуализира, докато го правите. Всичко това, съчетано с новите формати, прави условното форматиране много удобен инструмент за използване с обобщени таблици.
Как да приложите условно форматиране към обобщена таблица
Ще разгледаме условното форматиране с помощта на обобщена таблица, която показва график от 4 срещи с ветеринар за една година. Таблицата показва броя на клиентите по тримесечия и по местоположение (ферма или кабинет).
За да направя данните по-визуални, избирам стойноститеFarm иSurgery на първия ветеринарен лекар с фамилно имеBrowning, т.е. клеткиB6 доE7. С избрания този диапазон отивам в разделаНачало, щракнете върхуУсловно форматиране >Ленти с данни (Условно форматиране > лентови диаграми) и изберете кой цвят да използвате. Тези стъпки форматират избрания диапазон, така че във всяка клетка да се появи лентова диаграма, която показва относителния брой клиенти за всяко тримесечие и за всяко местоположение.
На следващата фигура прилагаме формата на лентата с данни (хистограма) към първия диапазон от данни:
За да приложите същото форматиране към подобни данни за други ветеринарни лекари, трябва да изберете предварително форматирания диапазон, да щракнете върху иконатаОпции за форматиране, която се появява в долния десен ъгъл на диапазона, и да изберете третата от предложените опции (вижте фигурата по-долу).
По този начин правилото ще се прилага към едни и същи данни на всички други ветеринарни лекари в обобщената таблица, без да е необходимо това правило да се прилага към всеки диапазон поотделно. Можете да намерите същите опции, ако изберете да създадете ново правило за форматиране в диалоговия прозорецНово правило за форматиране.
Тази фигура показва как да приложите едно и също условно форматиране към всички данни от един и същи тип в нашата обобщена таблица:
Сега всеки път, когато скриете или покажете данни, докато работите с обобщена таблица, хистограмите на клетките ще се променят, за да отразяват относителната стойност на стойността във всяка видима клетка в сравнение с всички други видими клетки от същия формат.
Хистограмите се променят, когато данните в обобщената таблица се променят, дължината на хистограмата зависи от данните във всички видими клетки:
Можем да отидем дори по-далеч и да сравним сумите, като използваме различно условие за форматиране. В този случай искам да сравня общите суми повсеки ветеринарен лекар с резултатите на останалите ветеринарни лекари, така че избирам клетки отB5 доE5 - общият брой клиенти (по тримесечия) на ветеринарния лекарBrowning. Като създам различна цветна хистограма в този диапазон, мога да сравня общия брой клиенти, прегледани от ветеринарния лекарBrowning за тези четири тримесечия.
Както преди, се появява иконатаОпции за форматиране, с която можем да приложим същото условно форматиране към общите данни за клиентите на всеки ветеринарен лекар.
Тук виждате хистограми с различен цвят в клетки с общи суми, които могат да се сравняват визуално една с друга:
Други възможности
В някои случаи има смисъл да се раздели условното форматиране, както беше направено в предишния пример, като се приложи само към клетки, съдържащи данни от едно и също ниво, за да се разделят общите суми и общите суми (Grand Total). Но не винаги има смисъл да го правите.
Данните в следващата обобщена таблица показват средния брой клиенти, а не общия брой клиенти, така че можете да приложите едно и също условно форматиране към всички клетки в таблицата.
За да направите това, изберете диапазонаB6:E6, отидете наУсловно форматиране >Ленти с данни (Условно форматиране > Хистограми) и изберете зелен цвят за хистограмите. След това в опциите за форматиране изберете втората опция (вижте фигурата по-долу). Условното форматиране вече обхваща както общи суми, така и общи суми, които, както всички данни в обобщена таблица, са средни стойности. Следователно няма да е нарушение да ги сравнявате по един и същи начин.
Тук всички клетки съдържат средни стойности, така че е допустимо да се приложи едно условно правилоформатиране:
Преместване на данни
Нека се върнем към оригиналната обобщена таблица и да започнем да местим данните. Докато правите това, ще забележите, че форматирането е запазено на правилните места. Преместихме полетоОфис (Място за приемане) в областтаФилтър за отчети (Филтри) и преместихме полетоКвартал (Квартал) в областтаЕтикети на редове (редове), като в същото време всички лилави хистограми останаха на местата си.
Дори ако структурата на таблицата е променена и полетата са преместени, условното форматиране остава в сила:
Правила за ограничено форматиране
Разбира се, има ситуации, в които не искате да прилагате условно форматиране към всички диапазони, а вместо това искате да сравните данни в рамките на по-тесен диапазон. В нашия пример искаме да видим в кое тримесечие всеки от нашите ветеринарни лекари се е представил най-добре, независимо от местоположението.
Ще създадем отделно правило за условно форматиране за тримесечните суми на всеки ветеринарен лекар, което означава, че трябва да изберем и приложим форматиране към клеткиD7:D10 (след това D12:D15, след това D17:D19 и т.н.). След това използваме правилотоУсловно форматиране >Топ 10 елемента (Условно форматиране > Първи 10 елемента), задайте условието за1 клетка, оставете формата по подразбиране. Можете или да копирате това правило в съседен диапазон, или да създадете по едно за всеки поотделно.
За да копирате форматирането, изберете една или повече клетки с желания формат и натиснетеКопиране (Копиране). След това изберете диапазона, в който искате да копирате форматирането, и в разделаНачало изберетеСпециално поставяне >Формати (Специално поставяне > Формати).
В някоиВ някои случаи може да искате да сравните данни в малка област, вместо да прилагате правило за условно форматиране към цялата група от несъседни диапазони:
Условното форматиране в Excel, комбинирано със силата на обобщените таблици, ви позволява да настроите фино форматирането и да определите какви точно данни да сравнявате. Можете да сравнявате подобни с подобни както в цялата обобщена таблица, така и в едно поле, което ви интересува. Познаването на възможните опции и знанието как да ги използвате ще ви помогне да сравните стойностите по-ясно и да получите желания резултат.