Видове документи и тяхното номериране (Специални регистри на FI)
Видове документи и тяхната номерация
Когато въвеждате документ, трябва да въведете и вида на документа, който определя дали номерацията на документа е външна (дефинирана от потребителя) или вътрешна (дефинирана от системата).
Тип документ групира документи, които се третират по един и същи начин. В системата FI-SL типовете документи определят:
- Дали документът се съхранява като данни за планиране или действителни данни.
- Кои валутни полета се показват на екраните за въвеждане на документи.
Като дефинирате полета за валута за тип документ, вие дефинирате:
- Тип валута за този тип документ (валута на транзакция, втори и/или трети тип)
- Методът за осчетоводяване на типове валута за даден тип документ (например, ако типът „валута на транзакцията“ не е дефиниран за този тип документ, можете да въведете знака = от валутата на транзакцията към местната валута и след това валутата на транзакцията ще бъде осчетоводена в същата валута като местната валута).
- Какви видове валути могат да бъдат публикувани в базата данни за конкретен тип документ.
Ако е необходимо да въведете номер на документ за избрания от вас вид документ и ако искате документът да е балансиран, трябва да въведете валиден номер на документ и документът да е балансиран. Записите, които правите, са валидни само ако отговарят на типа документ.
Системата FI-SL се предлага с два вида документи:
- AO: Входен документ с действителни данни
- PO:запис на документ с планови данни
Можете да поддържате предоставените типове документи и да създавате нови в Персонализиране,Специални регистри.За повече информация относно дефинирането на типове документи вижте дейностПоддържане на разрешени типове документи(Действително осчетоводяване) в Ръководството за внедряване (IMG), Cспециални регистри.
Данните, които могат да бъдат въведени в системата FI-SL включват:
- Действителни:Въвеждането на действителна документация обяснява как да въведете действителни данни в системата FI-SL.
- План:Въвеждането на планови стойности обяснява как да въведете планови данни в системата FI-SL.
- Действителни и планирани гнезда
- Действителни и планирани разпределения
Видът на документа определя начина на номериране на документите. По време на внедряването на системата всеки тип документ беше присвоен на определен диапазон от номера. За всеки диапазон от номера и съответния тип документ можете да определите дали документите да бъдат номерирани от системата или от потребителя. Можете също така да определите валиден интервал на номера на документа.
Така че за документ от типа AO можете да зададете валиден интервал от числа от 500 000 до 600 000, както и да въведете ръчно номериране.
Можете да присвоите няколко вида документи към един и същ диапазон от номера.
Както дефинираните от системата, така и дефинираните от потребителя номера на документи трябва да са валидни. Валиден номер е този, който все още не е използван и е в диапазона на валидни номера. Когато номерът на документ е присвоен от системата, действителните номера се присвояват по ред. При ръчно въвеждане на номер единственото изискване е той да е валиден. Не е задължително обаче да е в ред.
Когато дефинирате числови интервали за локалните и глобалните регистри, вие дефинирате интервали за конкретенместна/глобална компания. Можете също да зададете числови интервали за конкретна година(и).
Нашата препоръка е, че е по-добре да използвате диапазон от числа, независим от годината за номера на документа. Например, трябва да използвате независим от годината диапазон от числа, ако използвате опцията за фискална година в средата на годината.
За повече информация относно присвояването на диапазони от номера на местни и глобални компании вижте операциятаДиапазони от номера(Действително осчетоводяване) в Ръководството за внедряване (IMG),Специални регистри.