Въведение - Разработване на шаблон за товарителница с помощта на Microsoft Excel
Пример за такъв документ е товарителницата (формуляр № 1-Т).
Предназначен за отчитане на движението на стоково-материалните запаси и плащанията за транспортирането им по шосе. Товарителницата се състои от два раздела:
1. Стока, която определя отношенията между изпращачи и получатели и служи за отписване на инвентарни позиции от изпращачи и осчетоводяването им на получатели;
2. Транспорт, който определя връзката на изпращачите на клиентите на автомобилния транспорт с организациите-собственици на превозни средства, които са извършили превоза на стоки и служител за отчитане на транспортната работа и сетълментите на изпращачи или получатели с организации-собственици на превозни средства за предоставените им услуги за превоз на стоки.
Товарителницата за автомобилен превоз на товари се съставя от изпращача за всеки получател поотделно за всяко пътуване на автомобила със задължителното попълване на всички данни.
В случай на централизиран износ на стоки от железопътни гари, пристанища, кейове, летища, транспортът се издава чрез товарителници, съставени съвместно със служители на организации, които притежават превозни средства, железопътни гари, кейове, пристанища, летища.
Товарителницата се издава в четири екземпляра: първият остава при изпращача и е предназначен за изписване на инвентарни позиции;
вторият, третият и четвъртият екземпляр, заверени с подписите и печатите (печатите) на изпращача и подписа на водача, се предават на водача;
вторият - се предава от водача на получателя и е предназначен за осчетоводяване на инвентарни позиции от получателя;
третият и четвъртият екземпляр, заверени с подписи и печати (печати) на получателя, се предават на организацията, която е собственик на превозното средство.
Третият екземпляр, който служи като основа за сетълменти, се прилага от организацията-собственик на превозното средство към фактурата за транспортиране и се изпраща на платеца-клиент на превозното средство, а четвъртият е приложен към пътния лист и служи като основа за отчитане на транспортната работа и ведомост за заплати на водача.
За нестокови стоки, за които не се води инвентаризация, но се организира счетоводство чрез измерване, претегляне, геодезическо измерване, товарителницата се издава в три екземпляра:
първото и второто копие се прехвърлят на организацията, която е собственик на превозното средство. Първият екземпляр служи като основа за сетълменти между организацията собственик на превозното средство и изпращача и е приложен към фактурата, а вторият е приложен към пътния лист и служи като основа за отчитане на транспортната работа;
третият екземпляр остава при изпращача и служи като основа за отчитане на обемите на извършения транспорт.
След получаване на продуктите, клиентът трябва да извърши плащане, което се оформя с платежно нареждане, издадено на базата на товарителница. Общата част на платежното нареждане включва номерата на товарителницата и платежното нареждане и датата на плащане. Спецификацията включва вида и количеството на платените продукти.
Разбира се, най-удобно е да се водят записи с помощта на някаква специализирана програма, например базата данни 1C: Enterprise. Но тази програма не е достъпна за всеки потребител, поради доста скъпата цена за нейния лиценз, актуализации на документи, инсталация и т.н. Също така отблъсква сложността в работата на тази програма, коятоне може да се каже за текстообработващата програма Microsoft Excel. Безспорно е, че никой текстов процесор не може да замени база данни.
Въпреки това Microsoft Office Excel 2003 съдържа достатъчен брой функции, които ви позволяват не само да въвеждате и форматирате текст, но и да създавате таблици и дори да извършвате изчисления в таблици, например, изчисляване на общата сума за сумиране.
Ще използваме всички горепосочени функции на текстообработваща програма, за да създадем шаблон за товарителница.