ЗА СЪСТАВЯНЕ И ОДОБРЯВАНЕ НА ПРОЕКТИ НА ЗАПОВЕДИ, Училище по бизнес технологии

ЗА СЪСТАВЯНЕ И ОДОБРЯВАНЕ НА ПРОЕКТИ НА ЗАПОВЕДИ

Текстът на документа. Текстът на заповедта може да се състои от две части - констатираща (преамбюл) и инструктивна, разделени с инструктивна дума "Нареждам". Указващата част може да отсъства и тогава поръчката започва с командна дума.

Съгласно Приложение № 15 към точка 3.3.5.2 от Методическите препоръки, в констативната част се обобщават целите и задачите, фактите и събитията, послужили като основание за издаване на заповедта. Може да започне с думите „за да“, „в изпълнение“ и т.н. Ако заповедта е издадена въз основа на друг документ, в констатиращата част се посочва името на този документ, името на органа, издал документа, датата, регистрационния номер и заглавието на текста.

Ако в заповедите за основната дейност констатиращата част се среща доста често, то в заповедите за персонала тя като правило отсъства. Въпреки това, в някои заповеди за персонала се препоръчва издаването му: например, в констатиращата част на заповедта за прилагане на дисциплинарно наказание, посочете датата и подробно описание на дисциплинарното нарушение или нарушение на служебните (професионални) задължения, извършени от служителя, както и подробности за резултатите от разследването по този факт.

Как да съставите командната дума „Поръчвам“, самата организация трябва да реши при проектирането на формуляра за поръчка:

като продължение на последния абзац на излагателната част или на отделен ред;
ако е на отделен ред, тогава директно от лявото поле или от червения ред;
главни или малки букви в интервал.

В административната част на заповедта са посочени указания(задачи) с посочване на изпълнителите и срокове.

Административната част може да бъде разделена на параграфи и подпараграфи, които са номериранис арабски цифри. Като изпълнители се посочват структурни подразделения или конкретни служители на организацията.

Внимание! Не се допускат промени в подписаната заповед, инструкция, както и в съгласувания проект на документ.

В последния параграф на административната част може да се посочи длъжността, фамилията и инициалите на служителя, на когото е възложен контролът върху изпълнението на заповедта. Ако ръководителят на организацията остави контрола върху изпълнението на заповедта на себе си, това не трябва да се посочва в заповедта. Заповедта не трябва да включва клауза за необходимостта да се доведе заповедта до знанието на определени служители; за това се издават визи за запознаване - отпред или, ако няма достатъчно място, на гърба на последния лист на заповедта или на отделен лист за запознаване. Опознавателна виза за един служител може да бъде издадена по модела:

Запознат (а): ______________________ "____" _____________________________ 20 __

подпис (четливо) месец с думи

С поръчка (указание)

служителят е запознат с: _______________________ "____" ______________________ 20 __

подпис (четливо) месец с думи

Ако трябва да запознаете няколко души с поръчката, можете да използвате универсален формуляр за кандидатстване за визи за запознаване, който ви позволява да намалите или увеличите броя на редовете:

Запознат с поръчката:

________________________ _______________________ "____" ___________________ 20 __

_______________________________________________ "____" ___________________ 20 __

фамилия, инициали подпис (четливо) месец с думи

В унифицираните форми на многопредметни заповеди за персонала, за запознаване на служителите със заповедта, се предоставя колона, в заглавието на която се посочва: „Служителят е запознат със заповедта (инструкцията). Личен подпис. Дата на".

■Бележка за наличието на заявление. В параграф 3.21 на GOST R 6.30-2003 говорим за проектирането на този реквизит в писма и по отношение на приложенията към административните документи се казва само, че в приложението към административния документ в първия му лист в горния десен ъгъл. Следва пример за такъв надпис:

по поръчка на Росархив

Допуска се изписването на израза "ПРИЛОЖЕНИЕ №" с главни букви, както и центрирането на този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред.

В Методическите препоръки също не се казва нищо за вписването в заповеди и указания на знак за наличие на приложение. Приложение № 11 към точка 3.3.2 от Методическите препоръки предвижда използването назнака за приложение при изготвяне на приложения към заповеди и инструкции, но знакът за приложение означава знак, който се поставя в горния десен ъгъл на приложението към административния документ (виж по-горе).

Това приложение също така предоставя обяснения, които допълват и изясняват правилата за издаване на приложения към заповеди, дадени в GOST R 6.30-2003. Така например се изяснява, че бележката за приложението е поставена на първата страницана референтното приложение към заповеди, заповеди, правила,инструкции, наредби, планове, програми, договори и други документи. Ако приложението към документа (например към заповедта) е одобреният документ (наредба, правила, инструкции, наредби и др.), Приложението се отбелязва в горния десен ъгъл, а отдолу е печатът за одобрение на документа, например:

Липсата в GOST R 6.30-2003 и Методическите препоръки за споменаване на наличието на приложение в административните документи ни позволява да направим следния извод: в административните документи този атрибут не се издава, а връзките към приложенията се дават директно в тези параграфи на заповедта, към които се отнасят тези приложения. Например:

Отговорник - началник отдел логистика Шаров Н.С.

■Подпис се състои от три елемента: длъжност, личен подпис и препис от него. Декодирането на подписа се състои от инициали и фамилия, отделени от тях с един интервал, например: N.G. Федоров.

Във формулярите за поръчка можете предварително да посочите формуляр за този реквизит, например:

____________________________ ____________________ ___________________________

длъжност подпис подпис подпис препис

■Параметрите на шрифтовете и абзаците, използвани при издаване на поръчки. Организацията самостоятелно определя:

вида на шрифта, използван при подаване на поръчки;
размер на шрифта за детайли по индивидуална поръчка;
способността да се използва смел стил за подчертаване на отделни детайли;
размер на разстоянието между редовете;
как са подравнени абзаците (подравнени или подравнени вляво);
необходимостта и размера на допълнително разстояние между абзаците.

При извършване на организационниадминистративните документи обикновено използват Times New Roman, Arial или друг шрифт по избор на организацията.

Съгласно утвърдената практика при изписване на текста на заповедта, заглавието към нея, наименованието на длъжността и декодирането на подписа в атрибута „Подпис“ размерът на шрифта е 12 pt, но при необходимост може да бъде намален до 11 pt или увеличен до 14 pt.

Разстоянието между редовете се задава в диапазона от единичен до двоен. Чрез един интервал обикновено се изготвят заглавие на текста и бележка за художника. Текстът на заповедта, като правило, се отпечатва на един и половина интервали. Едно и също разстояние между редовете може да бъде зададено за всички детайли на поръчката. Ако е необходимо, можете да използвате междинни (дробни) стойности за разстояние между редовете, например да го зададете на 1,25.

Страниците на поръчките се номерират в съответствие с правилата, посочени в клауза 4.9 от GOST R 6.30-2003: когато документите се изготвят на две или повече страници, втората и следващите страници се номерират (първата страница не се номерира), номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.

Организацията има право да установява свои собствени правила за въвеждане и други подробности за поръчките и да ги определя в инструкциите за работа в офиса или друг местен регулаторен акт.

ОДОБРЯВАНЕ НА ПРОЕКТИ НА ЗАПОВЕДИ

видове документи, които трябва да бъдат одобрени;
длъжностни лица и специалисти на организацията, с които трябва да бъдат съгласувани определени документи;
условия на споразумение;
ред за получаване на одобрение за виза.

Отговорността за съгласуване на проекта на документа с длъжностни лица и специалисти на организацията се носи от конкретния служител, на когото е възложено изготвянето на проектадокумент, или ръководителят на структурното звено - изпълнителят на документа.

Препоръчва се процедурата за одобрение да бъде фиксирана в местен регулаторен акт (инструкции за работа в офиса) или административен документ на организацията, който трябва да бъде запознат с подпис от всички служители на организацията, чиято работа може да бъде свързана с изготвянето на проекти на документи.

Ако организацията счита за необходимо да координира проекти на заповеди за основните дейности, за да получите виза за одобрение, можете да използвате формуляр, който съдържа всички елементи, предвидени в точка 3.24 от GOST R 6.30-2003, например:

препис на подписа подпис

В съответствие с клауза 3.24 от GOST R 6.30-2003, ако има коментари над името на длъжността на служителя, одобряващ проекта на документа, те пишат: „Коментари са приложени“. Методическите препоръки предлагат допълнителни опции за този надпис: „Има коментари“, „Съгласен съм с коментарите“ (вижте Приложение № 11 към точка 3.3.2). Забележките се излагат на отделен лист, подписват се и се прилагат към документа.

Съгласно клауза 3.24 от GOST R 6.30-2003, за документ, чийто оригинал остава в организацията (например поръчка), визите се поставят в долната част на гърба на последната страница на оригиналния документ. Вярваме, че ако има свободно място, визи за одобрение могат да се издават и на предната страна на последната страница на оригиналния документ. За документ, чийто оригинал е изпратен от организация (например изходящо писмо), визите се поставят в долната част на предната страна на последния лист на копие на изпращания документ, т.е.копие на документа е заверено. Ако няма достатъчно място на предната страна, визата се залепва на гърба на последната страница на копието на изпращания документ.

Възможна е регистрациядокументирайте визи на отделен лист за одобрение, който може да бъде съставен, както следва:

ЛИСТ ЗА ОДОБРЕНИЕ

___________проект на заповед„За промени в щатното разписание“__________

Одобрителният лист на проектозаповедта, след подписването и регистриране, се завежда в досието заедно с оригиналната заповед.

По преценка на организацията се разрешава одобряване на документа лист по лист и неговото прилагане.