Защо и кой се нуждае от различен разход
Александър Плоткин, Алексей Жигулев
В скорошен преглед, озаглавен „Ситият не е приятел на гладния“ (вижте PC Week / RE, N 41/2003, стр. 49 и N 42/2003, стр. 50), проблемът с изчисляването на производствените разходи за предприятията от хранително-вкусовата промишленост беше правилно отбелязан като един от ключовите и нетривиални.
Каква точно е трудността? Какво означава да оцените правилно разходите? Какви инструменти трябва да има една корпоративна информационна система (CIS), за да предоставя ефективно тези оценки?
Отговаряйки на тези въпроси, ще разчитаме на собствения си многогодишен опит в областта на "игрите със себестойността" в предприятията на хранително-вкусовата промишленост, които придобихме чрез въвеждането на комплекса "Монолит" там. Този комплекс днес е корпоративно решение на пивоварния холдинг VVN AB и оперира в 15 пивоварни в България, Украйна, Казахстан, Латвия, включително предприятията на Baltika, Vena и други пивоварни компании.
Вероятно много консултанти, които са пряко свързани с производството, са забелязали, че във всяко предприятие различни потребители (мениджъри на различни нива) тълкуват понятието "цена" по много, много различни начини.
Нека започнем със счетоводителя, отговорен за изчисляването на корпоративния подоходен данък (много уважаван!), За когото правилата за оценка на незавършеното производство (WIP) и готовите стоки (FP), себестойността на продадените стоки и разходите за периода, започващ от 2002 г., най-накрая са ясно определени в глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Този потребител трябва да намери сред показателите за икономическата дейност на предприятието разходите, регулирани от данъчния кодекс (еднакъв за всички промишлени предприятия), и да ги отнесе към продукцията и балансите впроизводство за данъчна оценка на WIP и GP, себестойността на произведената и продадена продукция.
Схема за изчисляване на регионалната цена
Но за счетоводител, отговорен за финансово (външно) отчитане, оценката на "данъчните" разходи едва ли ще бъде приемлива. Оценката на WIP и GP, себестойността на произведените и продадени продукти във финансовото счетоводство се регулира от принципите, заложени в собствената счетоводна политика на конкретно предприятие или група компании (холдинг). Тези принципи, като правило, трябва да осигурят основа за сравняване на финансовите резултати на редица предприятия (холдинг или дори индустрия) и напоследък са все по-съгласувани с Международните стандарти за финансово отчитане (МСФО) или GAAP на САЩ. Съответно мениджър от това ниво трябва с помощта на CIS да извършва редовен анализ на разходите и да ги причислява към оценките на WIP и GP съгласно принципи, различни от данъчното счетоводство.
За мениджъра, отговорен за ценовата политика на предприятието (може би в различни региони, ако предприятието има развита търговска мрежа), акцентът се измества към разпределението („изправяне“) на разходите за маркетинг, дистрибуция и продажби (разглеждани на предишни етапи като непреки в цялата компания) между видовете продукти, продавани в различни региони. Освен това, като част от решаването на този проблем (да го наречем управление на "регионални разходи"), често има необходимост да се изчислят разходите за различни "разходни обекти", например себестойността на продуктите, продадени в определен регион, себестойността на продуктите, продадени от конкретен търговски отдел, себестойността на продуктите, продадени чрез различни канали за дистрибуция и т.н., до себестойността на продуктите, продадени на конкретен клиент. Въз основа на анализот тези оценки се вземат решения не само за продажните цени, но и за ефективността на логистичните схеми, маркетинговите кампании и дори за целесъобразността на работа с отделни (ключови) клиенти.
Следните основни концепции са типични за поточното многоетапно производство, отразявайки спецификата на оценката на разходите в тази индустрия.
1. Етапи на производствения процес. Целият производствен процес може да бъде разделен на няколко етапа - производствени етапи, всеки от които е производствена фаза с ясно определен набор от произведени полуфабрикати.
2. В процес на работа. Необходимо е да се определят тези преразпределения, върху които възникват остатъци. Съвкупността от остатъци от полуготови продукти от всички производствени етапи формира концепцията за WIP.
3. Методика за калкулиране на производствената себестойност, която да включва (за всяка от системите за оценка - финансова, управленска, данъчна):
- определяне на принципите за разпределение на разходите, отнасящи се до себестойността на продукцията (разходите за продукта), и разходите за периода, отнасящи се само до продадените продукти;
- формиране на списък с калкулационни позиции (позиции, които съставляват себестойността на всеки полуфабрикат и продукт) за всеки производствен етап с разпределение на "преки" и "непреки" позиции;
- правила за разпределение на "непреките" позиции при формирането на себестойността на продукта;
- описание на схемата за предварително изчисляване и разпределение на разходите за услуги на спомагателните индустрии за произвежданите основни продукти.
4. Методологията за изчисляване на общите и регионалните разходи включва (вече само за системата за оценка на управлението!):
- списък на разходните обекти, които участват в изчисляването на общите разходи;
- правила за разпределение ("изправяне") на "непреките" артикули при формирането на пълната себестойност по продукт.
След като определихме основните изисквания към процедурите за оценка на разходите за предприятия с многоетапна производствена линия (например хранително-вкусовата промишленост и евентуално химическа, парфюмерия и др.), Нека да видим как те трябва да бъдат отразени в инструментите, които информационната система трябва да предостави на потребителя.
В общия случай са възможни два подхода (и двата, между другото, използвахме последователно в процеса на разработване на нашия софтуерен пакет "Монолит").
1. Използване на сметкоплана и аналитичните характеристики (подконто) като основен инструмент за описване на разходни елементи и калкулационни обекти. Този подход на пръв поглед е по-прост и не изисква допълнителни средства. Въпреки това, необходимостта от прилагане на сложни схеми за преразпределение на разходите (методи за счетоводно отчитане на абсорбцията), увеличаване (промяна) в асортимента от продукти и / или появата на нови изисквания за въвеждане на допълнителни статии за изчисляване на разходите във формата за оценка на продукта неумолимо води до неефективно "подуване" на сметкоплана. Освен това, използвайки този подход (въз основа на сметкоплана), не е възможно да се изградят няколко независими оценки на разходите.
2. Наличие в КИС на специален модул, съдържащ апарата за описание на обектите на калкулация, калкулационни позиции, бази за разпределение и счетоводни записи.
Според експертите на нашата компания (формирани в продължение на дълъг период от време на базата на практически опит), второто решение е по-гъвкаво, надеждно и ефективно. Ето защо комплексът "Монолит SQL" има отделна система "Себестойност", която използва данните от първичните счетоводни подсистеми за разходите за прекиразходи: материали, отписани за производството на определени разновидности и видове продукти, амортизация, заплати и др., както и данни за косвени разходи, получени, като правило, под формата на обороти в сметките на сметкоплана. В същото време CIS, моделирайки многоетапен производствен процес, осигурява формирането на обекти на всеки етап от себестойността в няколко независими оценки (във финансови, управленски и данъчни), определени от възможностите за настройка на системата, но - това, което е фундаментално важно! - по същите данни.
За решаване на проблема с "Регионалната себестойност" (търсен предимно от холдингови структури) е разработена специална система (виж фиг.). Неговите настройки отчитат сложната логистична схема на компанията, при която движението на продуктите преминава през няколко клона, и осигуряват правилното отчитане на разходите, възникващи в различни клонове, свързани с определен вид продукт.