§1.2. Структурата на резервите и нейните основни елементи
Помислете за структурата на акциите и нейните основни елементи. Материалните запаси могат да бъдат класифицирани според принадлежността към една от големите групи.
Първата група са суровини и материали. Под тях се разбира всяко нещо, с което предприятието започва производството. Суровината може да бъде желязна руда за топилни заводи или стомана за автомобилната индустрия.
Втората група материални запаси са незавършено производство. Колко значима е тази част от материалните запаси зависи до голяма степен от продължителността на производствения цикъл. За производителите на самолети, например, незавършеното производство може да бъде значително по обем.
Третата група материални запаси са готовата продукция, т.е. продукти, готови за изпращане и продажба.
1) осигуряване на текущи производствени дейности (текущи запаси от суровини и материали);
2) осигуряване на текущи маркетингови дейности (текущи запаси от готова продукция);
3) натрупването на сезонни запаси, които осигуряват икономическия процес през предстоящия период (сезонни запаси от суровини, материали и готова продукция) и др.
Наличието на материални запаси в предприятието (материали, готова продукция, незавършено производство) има двойно въздействие върху финансовото състояние на организацията.
1) възможно е бързо изпълнение на поръчката на купувача поради достатъчното ниво на запаси;
2) създаването на големи запаси ще ви позволи да изпълните голяма поръчка, бързо да отговорите на повишеното търсене;
3) покупките в големи количества, като правило, ви позволяват да постигнете значителни отстъпки.
Така, от една страна, за предприятието е изгодно да внася суровини и материали във възможно най-големи партиди. Колкото по-голям е размерътграфик, толкова по-ниски са общите оперативни разходи за подаване на поръчки в определен период (поръчване, доставка на поръчаните стоки до склада и тяхното приемане в склада). Графично това може да се представи по следния начин
(Фиг. 3)
Също така наличието на запаси от готови продукти с повишено търсене или правилното изчисляване на сезонните колебания, което ви позволява постоянно и напълно да осигурявате производство, ще позволи на компанията да реализира повече продажби, да увеличи пазарния си дял, което ще се отрази положително на всички финансови и икономически дейности на предприятието.
Има обаче и негативно влияние от наличието на запаси в предприятието.
1) формирането на големи поръчки е свързано с възникването на условни разходи (загубена печалба поради отхвърляне на алтернативни направления за използване на ресурси);
2) има допълнителни разходи за съхранение, транспорт, застраховка на запасите;
3) възможни са загуби, свързани с остаряването на продуктите, тяхната повреда.
Ефективното управление на запасите ви позволява да намалите продължителността на производството и целия оперативен цикъл, да намалите текущите разходи за тяхното съхранение, да освободите част от финансовите ресурси от текущия икономически оборот, реинвестирайки ги в други активи. Осигуряването на тази ефективност се постига чрез разработване и прилагане на специална финансова политика за управление на материалните запаси
Неправилното управление на запасите може да доведе до недостатъчно или над наличност. Липсата на инвентар води до пропуснати доставки, загубени продажби, недоволни клиенти и производствени затруднения. Излишъкът обединява ресурси, които могат да бъдат използвани по-добре. Може да изглежда, че има излишък от запасиса по-малката от двете злини, но понякога разходите за поддръжката им могат да бъдат немислимо високи.
Например, предприятията съхраняват стотици и дори хиляди артикули, като се започне с такива дреболии като моливи, кламери, болтове и се стигне до скъпо оборудване, инструменти и др. Ако отидете в склада на голямо предприятие, вземете всяка малка кутия с части и задайте въпроса: „Колко струва една част?“, И след това: „Колко има в една кутия и колко такива кутии?“, „Колко време е тази кутия тук?“ Може да се окаже, че цената на тази малка единица, умножена по броя на съхраняваните единици, умножена по времето, през което се съхраняват, умножена по минималната алтернативна банкова ставка, може да доведе до много значителна сума на пропуснатите печалби.
Така че, за ефективно управление на запасите е необходимо да се създаде система за счетоводство и контрол върху съхраняваните запаси, както и механизъм, който ви позволява да определите кога и колко да поръчате този или онзи вид инвентар, което ви позволява да минимизирате всички разходи: преки разходи и разходи за пропуснати ползи.
Основната задача на системите за управление е своевременното подаване на поръчки за попълване на запасите и включването в икономическия оборот на техните ненужно формирани видове.