3.1. Съставяне на фирмено досие
Досието на фирматавключва следните основни документи:
а)фирмена карта- основен документ, който събира изчерпателна информация за интересуващата ни компания (Слайд 2, Раздел: Допълнителни материали на Тема 5 от Учебно-практическото издание);
б)информация за преговори с дружеството;
в)данни за бизнес отношения.
• предмети на търговията, производството (посочване на основните технически характеристики на стоките и техническите нововъведения) или естеството на услугите;
• производствени мощности, търговски оборот, брой на заетите или други данни, характеризиращи производствените възможности и обема на дейността (по години);
• данни, характеризиращи финансовото състояние;
• клонове, дъщерни дружества, участия и други връзки (картелни, финансови, лични и др.);
• собственици, ръководители на фирми, лица, които имат пряк контакт с вашите организации;
• оборот, включително за различни пазари;
Разделът на картатапо производствен капацитетпоказва обема на продукцията, броя на работниците и служителите, най-важните предприятия, размера на производствените площи, броя на оборудването.
Според търговския оборотсе събира информация за броя на офисите, клоновете, магазините и складовете на фирмата и обема на годишния оборот, за дела на фирмата в производството, износа и вноса на съответните стоки.
Информация зафинансовото състояниена компанията може да бъде получена от баланси, справочници, сертификати от кредитни бюра и банки и други източници. Този раздел отразява по години размера на капитала, оборота, печалбата или загубата, както и други данни, характеризиращи финансовото състояние на дружеството.
В раздела, информиращзавръзки на фирмата, изброява клоновете и дъщерните дружества, в които дадената фирма участва със своя капитал или има някакви други връзки с тях, посочва размера на участието или характера на връзката.
В информационния блок занай-важните конкурентифирмите посочват името на конкурента, страната и името на конкурентния продукт.
Информацията засобствениците, управителитена фирмата съдържа имената на юридическите лица и имената на физическите лица, които са действителните собственици на тази фирма. Ако собствениците са няколко, се установява делът на участието на всеки от тях в капитала на дружеството. За акционерно дружество се изброяват имената на акционерите, които притежават голям брой акции, имената на управители и служители на дружеството, като се посочва информация за бизнес качества.
Всички въведени в картата данни трябва да имат указание за кой период се отнасят, както и връзка към използвания източник.
В допълнение към данните, посочени в картата, досието на компанията трябва да включва:
•характеристики на собствениците, мениджърите на фирмата, както и служителите, които имат пряк контакт с вашите организации;
•данни от счетоводния баланс на дружествотоза финансовата година;
• данни за развитието на търговските отношения с компанията (информация за поведението на компанията по време на преговори за сключване на сделки и напредъка на тяхното изпълнение, отношението на компанията към условията на стандартните договори, резултатите от сделките, интереса на компанията да работи на този пазар).
Агентските фирми също принадлежат към специфични видове фирми. Тяхното досие съдържа данни за продължителността на агентския договор, минималния обем на продажбите, размера на комисионните, вида на агенцията, територията, на която се извършва дейността на тази фирма.
Важно място в досиетодокументи като"информация за преговори"и"информация за бизнес отношения"Те записват информация, чийто източник са лични наблюдения и впечатления на оперативни работници, получени в хода на преговорите, по време на изпълнение на договори и посещения в предприятията на компанията. Този вид информация е основният и най-ценен източник на информация за бизнес качествата на фирмата и нейните представители.
Информация за преговори с компаниятасе събира след приключване на преговорите с компанията. Ключови въпроси за изучаване:
а) предмет на преговорите;
б) резултата от преговорите;
в) характеристики на представителите на компанията, водещи преговори, до черти на характера (слаби и силни страни), степен на познаване на търговски и технически въпроси;
г) поведението на фирмата по време на преговори;
д) бизнес отношения с други български организации.
Подробности за взаимоотношениятаПодробности за взаимоотношенията.ВЗа разлика от подробностите за преговорите, които се събират след всеки кръг от преговори с фирмата, подробностите за бизнес отношенията се съставят веднъж годишно и отразяват опита с фирмата през цялата година. Те включват информациязаизпълнението на условията на договорите от фирмата, интереса й да работи с този пазар, бизнес качествата на компанията и нейните представители, проявени в процеса на изпълнение на договорите.
Досието на фирмите се попълва систематично, докато преди началото на новата финансова година и при подготовката на големи транзакции е препоръчително допълнително да се събере информация за финансовото състояние на контрагента, независимо от наличието на тези данни за предходния период.