5.6. Консолидация на данни
Консолидациятае операция за комбиниране на данни от различни листове или работни книги в една таблица. Обикновено се консолидират само записи от един и същи тип.
Консолидирането на данните от изходните листове в крайния лист се осигурява от командатаДанни–Консолидиране. Изходните листове могат да бъдат в същата книга като крайния лист, както и в други книги, включително затворени. В консолидацията могат да участват до 255 източника.
Консолидирането на данни може да се извърши по различни начини. Можете да консолидирате, като създадете връзки към изходни листове. В този случай всички последващи промени в тях автоматично ще се показват в крайния лист. Това е динамична консолидация. Статичната консолидация не създава връзки между изходните и резултатите листове.
Налични са следните опции за консолидиране на данни:
използване на формули, където се използват връзки;
по местоположение на данните за еднакво организирани източници (фиксирано местоположение);
използване на обобщена таблица;
агрегиране на външни данни.
Когато консолидирате данни с помощта на формули, връзките, използвани в тях, могат да имат различно представяне в зависимост от относителната позиция на източника и целевата област:
Можете да консолидирате данни, като използвате всяка функция, посочена в падащото полеФункцияв диалоговия прозорецКонсолидиране. Функцията по подразбиране еSum, която сумира данните от всеки лист и поставя резултата в крайния лист. Можете също така да използвате някоя от следните функции: изчисляване на броя на стойностите, средна стойност, максимум, минимум, продукт, брой числа, отклонение, дисперсия.
P
Полученият лист съдържа заглавия на редове и колони, които съответстват на заглавията на редове и колони на изходните листове. За да консолидирате данни, изпълнете следните стъпки:
Активирайте получения лист и изберете целевата област, т.е. блок от клетки, където ще бъдат поставени резултатите от консолидацията (диапазон B2:E4).
B
ПревключвателСъздаване на връзки с изходни даннии превключватели в разделИзползване като именане са зададени. В полетоВръзкавъведете връзки за всеки изходен диапазон.
След като въведете връзката, трябва да щракнете върху бутона Добавяне и връзката се прехвърля от полето Връзка в полето Списък с диапазони. След като въведете връзки за всички изходни листове, щракнете върху OK. Резултатът от консолидацията ще бъде таблицата, представена на лист Средно (фиг. 5.31).
ПревключвателятСъздаванес изходни данни създава връзки между целевата област и изходните области при консолидиране. Когато се направят промени в целевата област, резултатите от консолидацията се актуализират автоматично.
В прозорецаСписък с диапазониза текущия работен лист на общите суми за консолидация са изброени връзки към всички изходни области. Връзките могат да бъдат модифицирани: добавяне на нови области - източници, изтриване на съществуващи области - източници или промяна на конфигурацията.
За един лист с резултати от консолидацията наборът от връзки към области - източници е постоянен, върху него можете да изграждатеняколко вида консолидация чрез различни функции. За да направите това, курсорът се премества на ново място, изпълнява се командатаДанни - Консолидация,се избира друга функция за получаване на обобщена информация.
P
За да консолидирате данни, изпълнете следните стъпки:
Активирайте последния листAverage, в който се въвеждат заглавията на колоните, и поставете курсора в клетка A2, която е горната лява граница на крайната (крайна) област.
Изберете командатаДанни - Консолидацияи попълнете диалоговия прозорецКонсолидиране. В полетоФункцияизберете стойносттаСреднои задайте радио бутонаСтойности на лявата колона на разделаИзползване като имена. В полетоСправкатрябва последователно да зададете началните диапазони от данни, включително всички заглавки на редове:
След натискане на бутонаОКще се попълни крайният листСредно(фиг. 5.33). Полученият лист съдържа редове, които съответстват на уникални елементи в изходните листове.