7 правила за бизнес комуникация в месинджъри
Как да пишете, за да получите отговор
Говорете за работа веднага
Няма нищо по-лошо от това да напишеш "Здравей!" и изчакайте отговора на лицето, преди да направите заявката си. Първото съобщение трябва да е обемно и разбираемо. Ако натиснете Enter два пъти, за да разделите абзаците един от друг, използвайте поща вместо това. В месинджъра дълго съобщение изглежда странно. „Това е ново средство за комуникация, не го третирайте като поща“, казва главният технически директор на Instant Technologies Карл Тайлър.
Но в преследването на краткост не трябва да използвате много съкращения. Първо, не всеки е свикнал да ги използва, особено ако това е тясно понятие. Второ, думи като "IMHO" и "LOL" ще направят кореспонденцията неформална - не всеки е готов за това, особено в първото съобщение. И накрая, постоянните съкращения ще направят съобщението трудно за четене.
Следвайте тона си
Когато изпращате текстово съобщение, написано набързо, е лесно да забравите, че другият човек не може да ви види, не може да чуе гласа ви и може да изтълкува фразата по съвсем различен начин, отколкото сте планирали. В експеримент на учени от Нюйоркския университет участниците са идентифицирали правилно емоцията, вложена в съобщението, само в 56% от случаите. Това се отнася не само за съобщенията в месинджърите, но и за цялата кореспонденция, но е по-лесно да се забрави в месинджърите.
Wall Street Journal даде пример за такъв диалог: в отговор на представянето на бизнес стратегия, шефът отговори на своя служител четири дни по-късно с една дума: „Разбрах“. След половинчасов размисъл се наложи да се обади на шефа си, за да разбере защо е разстроен. Но всъщност той, напротив, беше доволен, че може бързо да премахне задачата от списъка със задачи.
Не критикувайте чрез месинджър
Отрицателното като цяло си струва да се извади от месинджъра. „Не прекъсваш връзка с момиче чрез текстово съобщениесъобщение – наистина не трябва да правите това и същото правило важи и в бизнеса“, пише предприемачът и експерт по бизнес етикет Жаклин Уитмор. Според нея всяка критика трябва да се провежда в оживен разговор - изражението на лицето и интонациите ще помогнат да не е толкова обидно. Барбара Пачър, автор на Основи на бизнес етикета, е на същото мнение: тя твърди, че само добри или неутрални новини трябва да се изпращат чрез месинджъри.
Имитирайте събеседника
Ако първо сте написали, няколко съобщения ще бъдат достатъчни, за да разберете стила на събеседника и да се адаптирате към него. „Винаги трябва да коригирате стила си на общуване, за да отговаря на другите хора, независимо дали е колега, шеф или клиент“, казва Барбара Пачър. Това ще доведе до взаимно разбиране и ще опрости разговора. Например, ако вашият събеседник предпочита стил на разговор и изпраща мислите си веднага щом му хрумнат, тогава можете да отговорите по същия начин. Но ако изпратите всяко изречение като отделно съобщение до човека, който го събира в едно, бързо ще започнете да го дразните.
Кореспонденцията продължава часове или дни, постигате съгласие, но споразуменията умират в диалога. Как да попречим на месинджъра да навреди на ефективността на преговорите? „Лично аз се опитвам да обсъждам само текущи проблеми в месинджърите. За вземане на сериозни решения има лични срещи, преговори или разговор по скайп. Но ако обсъждането на проекта се провежда чрез месинджъри, резултатите трябва да бъдат дублирани по пощата. Така резултатът от разговора винаги ще бъде под ръка и няма да се налага да изтегляте данни от дневника на части “, съветва Кирил Брагин, ръководител на агенцията за интернет технологии GoodSellUs. Според него дублирането в пощата помага отново да се уверите, че вие и събеседникът се разбирате.вярно „Кореспонденцията в месинджърите не е формално доказателство за постигнатите споразумения, дори на концептуално ниво, а всъщност прилича на устни споразумения, които трябва да бъдат осигурени поне чрез изпращане на писмо“, съгласява се Светлана Ермаченкова, главен изпълнителен директор на Лабораторията за цифрово общество.
Не се опитвайте да реагирате моментално и не го очаквайте от другите
Също така е най-добре да не публикувате извън работно време. „Подчинените често са в ситуация, в която не могат да не отговорят на съобщение от ръководството в месинджъра. Опитваме се да не решаваме никакви проблеми, освен спешни, извън работно време“, казва Денис Чурилов, изпълнителен директор на агенцията за подбор на персонал Selecty.
Спести време
Ако получите безинтересна оферта от непознат, е допустимо да я прочетете и да не отговаряте. Знакът „прочетено“ вече е важен знак, след който не бива, както при електронната поща, да бъдете бомбардирани с писма с въпрос дали сте получили съобщението. „Когато има твърде много съобщения, просто е необходимо да включите селективни филтри, в противен случай съществува риск да прекарате цялото си работно време в безплодна кореспонденция. Трябва умишлено да се ограничаваме и да оставяме маловажни съобщения без надзор“, казва Кирил Бигай, съосновател и управляващ партньор на Preply. Но ако вече изпращате съобщения на човека, най-добре е да завършите разговорите поне с кратко „благодаря“ или „до скоро“, за да не изглеждате груби.