9.2. Изисквания за изготвяне на договор
В контекста на нарастващата конкуренция и нарастващите изисквания на клиентите към туристическите услуги, надеждните договорни отношения в дейността на туристическите предприятия са много важни. Туризмът има определени особености, свързани с характера на предоставяните услуги, формите на продажба, характера на труда и др., а оттам и спецификата на договорните отношения. Туристическите услуги обхващат широк спектър от операции (осигуряване на международен и вътрешен транспорт на туристи, настаняване, хранене, екскурзии, застраховки, получаване на чуждестранни визи и др.). Всички тези операции изискват документални доказателства. Следователно, правилно съставените договори са важни за постигане на високо качество на туристическите услуги:
Ако възнамерявате да сключите договор, трябва ясно да знаете какви цели трябва да постигнете по време на неговото изпълнение и да изясните най-важните моменти, свързани с неговото изпълнение, подписване и изпълнение. Изключително важно е да се предвидят основните въпроси на предстоящото споразумение и след това, преминавайки от общото към конкретното, да се състави приблизителна поетапна схема на работа и да се помисли какво трябва да се направи на всеки етап.
Препоръчително е сами да разработите проект на предстоящия договор, а не да го получавате от контрагента. Ако договорът е изготвен от партньор или доставчик, е възможно интересите на туристическото предприятие да не бъдат напълно отчетени в него.
Ако предложението за сключване на договор идва от неизвестна организация, трябва да получите възможно най-много информация за това. Предприемачите в чужбина са изключително предпазливи към предложенията на нови партньори. И това е въпреки факта, че има отворени търговски регистри и фирми, специализирани в събирането и обработката на информация за фирми и индивидуални предприемачи.При поискване те могат да предоставят подробна информация за интересуващата ви компания: уставен капитал, специализация, годишен оборот, квалификация на персонала, обслужваща банка, биографии на управителите и съсобствениците на компанията, бизнес репутация,
съдебни спорове, конфликти, в които е участвало предприятието, доставчици, купувачи, клиенти и др.
За съжаление, очевидно няма достатъчно такива предприятия на вътрешния пазар, така че туристическите компании най-често трябва сами да правят запитвания за своите партньори и контрагенти. Трябва да поискате от партньора нотариално заверено копие от регистрацията на предприятието, банкова гаранция и друга информация. Естествено чуждестранният партньор също ще поиска подобна информация от фирмата. Получаването и предаването на този вид информация е свързано с увеличаване на подготвителния период и определени финансови разходи. В дългосрочен план обаче се отплаща многократно.
Трябва да сте сигурни, че организацията, с която ще работите, наистина съществува. За да направите това, трябва да се запознаете с неговите учредителни документи (харта, учредителен договор) и удостоверение за регистрация. Препоръчва се да се обърне внимание на това кои са неговите учредители, какъв е размерът на уставния му капитал и дали е образуван, къде се намира офисът, в коя банка се обслужва организацията, какво е нейното финансово състояние и търговска репутация, т.е. съберете възможно най-много информация.
Както бе споменато по-горе, изборът на партньор е от особено значение при сключването на споразумение (договор), което винаги е потенциален риск. Най-малък риск за местните туристически предприятия се постига при сключване на договори за готови турове с известен туроператор. По правило такава обиколка вече е добре развита.на практика. Обикновено в договора е възможно да се договори 10-12% комисионна за туристическия агент от цената на всеки продаден тур. Трябва да се отбележи, че чуждестранните туроператори с висок имидж представят доста строги договорни условия. В някои случаи е по-целесъобразно да се сключват директни договори с доставчици на туристически услуги (настаняване, храна, транспортни агенции и др.).
В международната туристическа практика често се използва форма на устна връзка между туроператор и туристически агент. Тази форма на работа на доверие обаче съществува между дългогодишни партньори. За да се избегнат различни проблеми, се препоръчва да се сключи писмена версия на договора.
Когато подписвате договор, трябва да се уверите, че представителят на контрагента има законното право и пълномощия да подпише документа. Следователно, когато влизате в преговори с представители на търговска организация за сключване на споразумение, е необходимо да проверите техните правомощия.
Както показва практиката, често недобросъвестни контрагенти, които не искат да изпълняват задълженията си по договора и да носят отговорност, обявяват, че лицето, подписало договора, не е имало съответните правомощия (това е един от най-често срещаните методи за измама). За да не се случи това, е необходимо да удостоверите самоличността на представителя, като правилно поискате от него да предостави съответните документи. Ако представителят на контрагента е директорът на предприятието, действащ без пълномощно, е необходимо да се запознаете със заповедта за назначаването му (това се отнася главно за държавните предприятия) или с протокола от събранието на учредителите на предприятието (за търговските предприятия). Трябва да се отбележи, че напоследък в предприятия, където директорътработи под наем, учредителите ограничават правомощията му в една или друга степен и му ги предоставят само със съгласието на съвета на директорите, събранието на учредителите и т.н. Следователно трябва да се запознаете със съответния раздел от устава на организацията контрагент и да се уверите, че правомощията на директора не са ограничени. В случай, че представителят действа чрез пълномощно, трябва да проверите дали има подпис на ръководителя на предприятието, неговия печат, коя дата е издаден (ако датата не е посочена, тогава пълномощното обикновено е невалидно), валидността на пълномощното, обхвата на правомощията върху него.
Започвайки да работите по формулирането на условията на договора, не трябва да допускате двусмислие, неяснота на фразите, тъй като по-късно в случай на спор относно условията на договора
контрагентът ще се опита да тълкува всяка неточна формулировка в този документ в своя полза.
Езикът на договора се избира от страните по взаимно съгласие. Ако чуждестранна фирма е специализирана на националния пазар, е възможно сключването на договор на български език. По правило обаче договорът се съставя на два езика, които се избират от партньорите. В някои случаи, по споразумение на страните, договорът се сключва на три езика (например договор с немски туроператор може да бъде сключен на немски, български и английски).
Договорът се подписва от първите лица от всяка страна. Подписването на договора от лице, което не е упълномощено за това, е свързано със загуба на правна сила от документа. Подписите се заверяват с печати. Според установената практика печатът върху подписа на чуждестранен партньор не е задължителен. Разрешава се заверка на всяка страница с подписи на партньори.
Разделите, които формират основата на всеки договор, са преамбюлът, основната и заключителната част (фиг.9.1).