Archivelink - Технология за прикачване в SAP за начинаещи консултанти

Статията описва технологията за работа с неструктурирани документи (сканиране на документи, електронни оригинали във формат MS Office и др.) в среда на структурирани електронни документи - SAP транзакции. Описани са както техническият аспект, така и основните бизнес сценарии за работа с документи. Изданието ще бъде полезно за всички начинаещи (и не толкова) консултанти по управление на документи, работещи по SAP проекти. Материалът е написан практически „от главата“, като вид измамник или ръководство.

Системата EA, базирана на стандартната технология Archivelink, обхваща всички видове хартиени документи, подлежащи на осчетоводяване във връзка с извършването на стопански операции по тях. Според посоката на движение всички документи могат да бъдат разделени на два вида:

  1. Входящи документи (от външни организации, други информационни системи);
  2. Изходящ (произходът е SAP ERP).

В допълнение, наличието на баркод на първата страница на всеки документ ви позволява автоматично да анализирате потока от сканирани страници в документни единици.

За тези, които обичат да гледат скрийнкамери, има връзка към YouTube, описваща един от типичните проекти за внедряване на електронен архив за потребители на SAP:

В това видео можете да видите какво оборудване можете да използвате, за да направите подобен проект. Освен това, по-конкретни въпроси, можете на лични.

Методи за маркиране на документи

На изходящите документи (генерирани от SAP) изображението на баркода се отпечатва едновременно с отпечатването на документа на лазерен принтер.

прикачване

На входящите документи, независимо от сценария, баркодът се поставя с помощта на стикер, например:

Входящи документи с предварителна регистрация в SAP

За реализиране на възможността за регистриране на баркодове (документи) се прилагат малки подобрения на потребителския интерфейс на SAP.

Входящите документи с предварителна регистрация са документи, които влизат в системата на EA в момента, в който SAP електронният документ вече съществува. С други думи, документът е приложен към вече извършена сделка. Командироването се извършва от същия служител, който е завършил получаването на документи.

Оформянето на идентификационен стикер с баркод идва от съответната стопанска операция. За работа с такива документи например във всяка транзакция може да се въведе нова функционалност: бутонът „Регистриране на приложения“.

прикачване

Сценарият на работа в този случай може да бъде описан със схемата:

прикачване

Входящи документи без предварително записване

Входящите документи без предварителна регистрация са документи, поставени в EA преди извършване на транзакция в SAP. Типичен пример за използване на този сценарий е счетоводството, което е отделено от складовете и разположено географски на произволно място. Складодържателят, приемащ доставката на стоките, само регистрира всеки хартиен документ от пакета документи, но не извършва материални движения или други операции върху тях. Вместо това на счетоводителя се възлага задача да обработи всеки документ (или пакет от документи).

Първоначално баркодът на тези документи носи информация за вида на документа и маршрута на неговото движение. От разработената сделка Z* се отпечатва стикер с баркод. При избор от директорията стойностите на полетата "Отдел обработка" и "Тип документ" зависят една от друга, т.е. от списъка можете да изберете само онези документи, с които работят конкретни отдели.

технология

Сценарият на работа в този случай може да бъде описан със схемата:

технология

Входящите документи без препратка към стандартни SAP обекти са специален подтип документи, които не могат да бъдат свързани със стандартен бизнес обект (например сертификати) или които съответстват на масив от транзакции (например отчети). В резултат на това за този подтип документи можете да създадете изкуствен Z-обект, който не съдържа осчетоводявания. Този бизнес обект може просто да бъде свързан към масив от архивирани документи с атрибути.

Изходящи документи

Изходящите документи са документи, генерирани от SAP системата. Скриптът за работа с изходящи документи е предназначен за архивиране на копия на изходящи документи, подписани от контрагента.

Функционалността за генериране на баркод е интегрирана в бизнес транзакцията, от която се извършва печат. Не е необходимо да използвате стикер с баркод (баркодът се отпечатва едновременно с документа).

технология

... обаче искахме да поговорим тук за самия Archivelink. Да продължим в техническата равнина.

Техническа схема на взаимодействие на компонентите на Archivelink

Описание на схемата за взаимодействие между компонентите на решението SAP Document Access by OpenText, базирано на стандартната технология Archivelink в сценария на масово сканиране на документи от баркод:

технология

  1. Потребителят на SAP ERP регистрира нов запис на документ чрез GUI. На документа се присвоява уникален идентификатор, отпечатва се стикер с баркод;
  2. Стикерът е прикрепен към хартиен документ;
  3. Хартиен документ с етикет се изпраща в потока от документи към скенер, локално свързан към сканираща станция (дебел клиент OpenText);
  4. Клиентът за сканиране получава поток от страници от скенера, разпознава границите на документите и номерата на баркодовете от етикетите;
  5. Потребителят инициира сесия за изпращане на поток от документи към електронен архив. Компонентът OpenText Document Pipeline се нарича: a. Метаданните се изпращат през http на порт 8080. b. Сканираното изображение се изпраща в специална папка DPDIR на сървъра за архивиране, в която след това документът се обработва.
  6. Конвейерът за документи инициира изпращането на сканирания документ към логическия архив, указан от страната на SAP (ARCHIV_ID);
  7. Компонентът на сървъра за администриране отговаря на тръбопровода с името на хоста, за да изпрати сканирането (ALHOST);
  8. Файлът със сканирано изображение се изпраща на архивния сървър;
  9. Архивният сървър потвърждава успешното внедряване, като връща нов DocID (ARC_DOC_ID) към конвейера;
  10. Конвейерът за документи изпраща следните параметри към сървъра за приложения на SAP чрез RFC повикване: BARCODE, DOCID;
  11. По-нататъшните взаимодействия се осъществяват на слоя SAP Application Server.

Съгласно клаузи 6-9 взаимодействието се осъществява чрез защитен https канал. Сигурността се основава на самоподписан сертификат между DP сървъра и архивния сървър.

Ето как SAP си го представя от гледна точка на организиране на бизнес процес:

archivelink

На ниво SAP свързващи таблици, схемата за прикачване на документ Archivelink с баркод:

технология

Функционалността на картата на документа се реализира с помощта на стандартния скрипт „R/3 Indexing“, който позволява на клиента за сканиране да прехвърли заедно с баркода произволен брой допълнителни атрибути на документа, които ще бъдат прехвърлени в таблиците на Archivelink за съхранение. Разбира се, този подход предвижда добавянето на стандартни таблици, например нови таблици Z_BDS_BAR_EX за атрибути, идващи от системата за сканиране и Z_TOA01 за тяхното постоянно поставяне.

В стандартаВъв веригата Archivelink след свързване стойността на баркода се губи, но за по-нататъшна поддръжка на EA (например за изпълнение на функцията за управление на физическото съхранение на документи) има смисъл да продължите да съхранявате стойността на идентификационния баркод в картата на документа.

Синтаксис на http връзка на Archivelink

Връзката Archivelink може да бъде създадена "ръчно", като се знаят параметрите на конкретен архивиран документ (Таблица TOA01 ще ни помогне). Връзката използва няколко атрибута, минималният набор от които е:

В дадения пример:

  • scriptе името на приложението на сървъра за приложения, чрез което се извикват функциите за съхранение на архивни данни (за OpenText Archive Server това еarchive, за IBM FileNet еcsи т.н.)
  • X е версията на протокола Archivelink, обикновено0046;
  • Y – логическо име на архив (хранилище от транзакция oac0);
  • Z е уникален ключ на документ, зададен или от самия SAP (състои се от 16 знака с главни букви -005056B4DE071EE48790BFFD3EECF989), или външен за SAP от системата (тогава ще бъде написан с малки знациaaaa1g5wyelfhthsb3bmjcqkqfidi).
  • ПараметърътaccessModeизрично указва типа достъп до съдържание (r,w,u,d). Не е задължително.

При продуктивни системи в края на връзката Archivelink се добавя ключ за сигурност, който се генерира с помощта на самоподписан сертификат за сигурност, изпратен от SAP до страната на системата за архивиране.

За тестови цели сигурността (проверка на сертификат) може да бъде деактивирана, след което става възможно да се създаде връзка в браузъра, например:

прикачване