Автоматизация на работа с документи в Български морски корабен регистър

Българският морски корабен регистър (РС) е класификационна организация, основана през 1913 г. Член е на Международната асоциация на класификационните дружества, която обединява водещите национални класификационни дружества. RS, както всяка друга класификационна организация, установява технически изисквания, които осигуряват условията за безопасно корабоплаване на корабите в съответствие с тяхното предназначение, защитата на човешкия живот и правилното превозване на пътници и товари по море и предотвратяването на замърсяване от кораби. Класификацията на корабите е процес, който обхваща създаването на стандарти, които определят определено ниво на безопасна експлоатация на кораба в съответствие с неговото предназначение и систематичен мониторинг на тяхното прилагане. Концепцията за класификация на кораби и плаващи конструкции включва следните етапи на дейност: регулаторна работа; технически надзор на проектирането на кораби; технически надзор в корабостроенето и кораборемонта; технически надзор в индустрията; технически надзор на кораби в експлоатация.

Структурата на PC включва Централен офис, 109 представителства и обекти в България и 37 в останалия свят. Външният документооборот на Регистъра е около 160 000 документа годишно. Българският морски корабен регистър има около 5000 кораба в своя клас и е една от десетте най-големи класификационни дружества в света.

Преди RS използваше различен софтуер (базиран на платформата Visual FoxPro) за обработка на заявки за всеки от процесите. По време на внедряването беше удобно и подходящо за задачите на организацията, но след 20 години след множество софтуерни подобрения и промени в законодателството, това решение загуби своята актуалност и започна да изисква значителни усилия за поддържане на съответствието на софтуеранарастващите изисквания на потребителите и клиентите. В допълнение, постоянните промени и техническата поддръжка на голям брой различни софтуери изискват значителни организационни и финансови разходи.

Обосновка на избора

Процесът на избор на оптимален софтуерен продукт за последващо внедряване във всички отдели на организацията отне година и половина. Стартира конкурс за последователна подмяна на софтуера за автоматизация на бизнес процеси, спечелен от Haulmont.

„Според резултатите от тестването и събирането на мнения на отделите на РС за EDMS и тяхната приложимост за изграждане на система за управление на документи в РС беше избрана системата TEZIS, която най-добре отговаря на нашите изисквания. Предимствата на системата за нас бяха: напълно внедрен уеб-клиент, възможност за работа на системата по нискоскоростни комуникационни канали, модерна платформа и лекота на адаптирането й към задачите на RS, комплексната цена на проекта“, каза ръководителят на проекта от Български морски корабен регистърС.В. Кирилов.

Основните цели на проекта за внедряване на модула за работа с приложения:

Организиране на единно информационно пространство за всички участници в процеса на обработка на заявление за преглед на кораб;
Внедряване на пълна проследимост и възможност за контрол на процеса на сертифициране;
Мигриране на данни от стар софтуер към нова система.

I етап. Автоматизация на приложения за преглед на кораби.

Схемата за взаимодействие между отделите и маршрутът на документооборота в RS са изградени в продължение на няколко години. Като се има предвид доста широката мрежа от организационни звена по света, преобладаващите характеристики на работа в различни звена, ввключително поради различната им численост (от един до няколко десетки души), документооборотът в регистъра беше автоматизиран в различна степен и имаше различна форма. През годините много служители се адаптираха да работят с по-малко ефективна, но по-позната система. По време на пробната експлоатация се наложи част от служителите да работят едновременно в старата система и в системата TEZIS, като едновременно заявяват изисквания и желания към новата система. Беше трудно да се вземат предвид нюансите на работата на всеки отделен служител, така че след като системата беше пусната в търговска експлоатация за още шест месеца, тя непрекъснато се усъвършенстваше, придобивайки нови структури от данни, функции и отчети.

II етап. Автоматизация на допълнителни бизнес процеси.

В процеса на усвояване на системата служителите на RS отбелязаха, че за пълноценна работа с приложения в системата TEZIS няма достатъчно финансова информация за издадените фактури в края на работата. Специалистите бяха принудени да отделят допълнително време, за да проверят данните за приложението в системата TEZIS и в счетоводната система 1C. Затова през 2012 г. беше извършена интеграция със счетоводната система на компанията, базирана на 1C, въведен е модул за работа с фактури по заявка и качване на финансови отчети в съответствие с вътрешните стандарти.

Процесът на вътрешна кореспонденция в системата TEZIS осъществи контролирани комуникации между звената на Българския морски корабен регистър, което е около 100 000 документа годишно. В резултат на внедряването скоростта на доставка на информация между отделите значително се увеличи (получаването става всъщност в момента на изпращане), стана възможно да се проследи ефективността на работата на отделите, да се идентифицират „окачени“ заявки, да се опростят сложните опции за взаимодействие междудивизии.

През май 2013 г. приключи изпълнението на още един проект за разширяване - автоматизиране на колегиалното изготвяне и одобряване на изходящ документ (отговор на запитване на контрагента) и последващото му одобряване от ръководителя.

В резултат на проекта за внедряване на TEZIS EDMS в Българския морски корабен регистър е създадено единно информационно пространство и непрекъснат процес за обработка на заявки за всички видове проучвания за голям брой географски разпределени участъци. Проектът беше реализиран в сравнително кратки срокове. В момента натоварването на системата е 600-700 едновременни връзки дневно, което отговаря на 1500 работни станции.

Процесите на управление на приложенията за всички видове проучвания и спомагателни бизнес процеси са автоматизирани, докато приложенията са интегрирани със съпътстващи документи, които могат да се разглеждат на всеки етап от процеса, както и с финансови документи, което минимизира вероятността от загуба на всеки документ.

Уникалните характеристики на проекта са широкото географско разпределение на подразделенията на организацията, всяко от които има различно качество на комуникационните канали, както и голям брой потребители, което води до високо натоварване на системата. В допълнение, Клиентът трябваше да завърши автоматизацията на основния процес на обработка на заявления в централния офис и редица ключови отдели за 4 месеца, което беше успешно изпълнено.

При внедряването на системата бяха интегрирани различни бизнес процеси - управление на приложения, външно и вътрешно управление на документи, финансов контрол и работа със сметки, контрол върху ефективността на изпълнение на приложенията от различни отдели, интеграция със счетоводна система, базирана на уеб клиент, автоматизиранисвързани и спомагателни задачи.

След приключване на първия етап от изпълнението, Клиентът инициира независим одит. Одиторската компания КОРУС-консултинг заключи, че системата TEZIS изпълнява възложените й задачи и може да ги решава в бъдеще, доста надеждна и достъпна е и като цяло внедряването може да се счита за успешно.

В момента се извършва автоматизация по отношение на развитието на основния бизнес процес - управление на приложения и се създава подсистема за регистриране на резултатите от техническите наблюдения в индустрията (модул "Индустрия"). Процесът се състои от 15 етапа и обхваща широк спектър от услуги, предоставяни от RS. Също така започна работа по прехвърляне към TEZIS на базата данни за всички кораби, регистрирани в регистъра (база данни „Флот“). Всъщност РС разглежда системата TEZIS като базова платформа за автоматизиране на повечето от основните бизнес процеси на Българския морски корабен регистър.