Автоматизация - откъде да започнем
Виктор Забавин, Дмитрий Пинаев Група компании "Съвременни технологии за управление"
Когато става въпрос за необходимостта от автоматизиране на управлението на предприятието, мениджърът трябва да получи отговори на три въпроса. Без да знаят тези отговори, за служителите на предприятието и компанията, внедряваща внедряването, е трудно да разработят правилния подход при избора на система за автоматизация и стратегия за нейното внедряване. Какви са тези въпроси?
Въпрос №1: „Кой се нуждае от автоматизация и защо?“
Днес вече можем да анализираме статистиката и знаем, че най-често инициатор на проекта е собственик, генерален или финансов директор, понякога главен счетоводител. Ако проектът е иницииран от главния счетоводител, тогава това са някои очаквания, ако генералният директор, тогава вероятно съвсем различни. Разбира се, най-добрият вариант от гледна точка на успеха на проекта, когато "Клиентът" на проекта е собственикът или генералният директор. Първо, това се дължи на факта, че най-често само те представят стратегията за развитие на предприятието и знаят истинските причини за автоматизация, сред които могат да бъдат:
- Преориентиране към решаване на нови проблеми (пускане на нови продукти, навлизане на нови пазари, техническо преоборудване);
- Провеждане на реформи или промяна на принципите на управление;
- Неспособността на старата система за автоматизация да отговори на нуждите на предприятието;
- Подготовка на предприятието за продажба (автоматизацията трябва да увеличи пазарната стойност).
Второ, само те са в състояние да приоритизират и разрешават всички конфликти, които възникват по време на проекта. Също така отношението на персонала на предприятието към проекта зависи от статута и правомощията на тези хора. Познаването на отговора на първия въпрос ви позволява да разработите стратегиявнедряване на автоматизирана система, която съответства на стратегията за развитие на предприятието, за да получите представа колко сериозен ще бъде проектът, колко време и усилия е готово да похарчи предприятието за него и дали ще „умре“ веднага след началото.
Въпрос №2: „Необходима ли е автоматизация?“
След като стана ясно кой е инициаторът и каква е основната причина за автоматизацията, трябва да разберете какво се очаква от нея? Практиката показва, че доста често с помощта на проекти за автоматизация те се опитват да решат проблемите на управлението на предприятието. Разбира се, съвременното управление е трудно да си представим без информационни системи, но управлението все още е основно. Ако предприятието разполага с голямо количество информация, която е станало невъзможно да се обработва ръчно (или с наличните инструменти за автоматизация) (нямаме време, правим грешки, персоналът е скъп), тогава автоматизацията е изходът. Ако необходимата информация просто не съществува или е ненадеждна, решенията се вземат без да се вземат предвид наличните данни, действията не са координирани, тогава най-вероятно самата система за контрол не е формирана и автоматизацията няма да помогне тук. Следователно, след оценка на ситуацията, е необходимо да се заключи дали автоматизацията ще реши идентифицираните проблеми.
Въпрос #3: „Какво ще автоматизираме?“
След това е необходимо да се отговори на най-трудния и важен въпрос - каква конкретна дейност ще бъде автоматизирана? За малките компании отговорът на този въпрос е доста прост. Просто трябва да си представите каква дейност в компанията е свързана с обработката и съхранението на големи количества информация и изграждането на отчети. По правило това са счетоводни и данъчни счетоводни отчети, отчитане на движението на материалните запаси, кадрови записи, ведомости за заплати и др. След това можете да продължите директно къмизбор на входна автоматизирана система, която най-добре отговаря на техническите изисквания и няма да бъде ограничение в бъдеще, не много силен растеж на компанията. Но за големи компании със сложен и многостранен бизнес този подход очевидно не е достатъчен. Ето защо, за да се отговори на въпроса "Каква дейност ще бъде автоматизирана?" необходимо е действително да добием представа за самата тази дейност. За тази цел през последните няколко десетилетия светът активно използва процесния подход, базиран на идентифицирането и анализа на бизнес процесите, съставляващи дейността на компанията. Използвайки процесния подход, е възможно да се опише в детайли моделът на бизнес процесите на една компания, съдържащ:
Модел на фирмен бизнес процес
- Съставът на бизнес процесите на предприятието.
- Какви резултати от работата на цялото предприятие като цяло и всеки бизнес процес в частност се планират да бъдат получени.
- Каква последователност от действия трябва да се извърши, за да се получи желаният резултат на изхода на процеса.
- Кой е собственикът на процеса (Отговорен за постигането на резултата и има правомощията да управлява ресурсите на процеса)
- Кой е Изпълнителят на всяко действие в процеса.
- Какви информационни и материални обекти са входовете и изходите на бизнес процеса.
Такова описание на дейностите на предприятието може да се направи самостоятелно или да се включат външни консултанти. Много е важно разработеният модел да е разбираем за мениджърите и те да го разберат и приемат. Всички разногласия трябва да бъдат разрешени преди да започне изборът на информационна система. Като се има предвид, че такова описание се извършва на свой ред с помощта на системи за бизнес моделиране, тогава специалентрябва да се внимава при избора на такава система. За да разрешите този проблем, можете да използвате западни системи (Aris, AllFusion Process Modeler), но днес има по-достъпни домашни системи (Business Studio).
След това се прави анализ - кои бизнес процеси трябва да бъдат автоматизирани. За да отговорите на този въпрос, трябва да разберете какво точно не отговаря на текущата работа на организацията. Такива параметри могат да бъдат: време за изпълнение на процеса, цена на процеса, качество (брой грешки и повреди). Например, процесът на планиране на производството в голямо предприятие може да се извърши ръчно, без използването на инструменти за автоматизация. Наистина, все още съществуват приблизителни методи за планиране на нуждите от материали и производствени мощности в редица предприятия. Но в същото време точността на изчисленията не е висока (което води до излишни запаси от материали, недостатъчно използване на капацитета и в крайна сметка до неоправдано високи разходи за изпълнение на производствения процес), времето за изчисление може да бъде 5-10 дни (което е неприемливо за редица предприятия в съвременни условия), а броят на грешките в планирането понякога не може да бъде преброен.
Трябва да се отбележи, че за големите предприятия има и редица "общопризнати" процеси, които трябва да бъдат автоматизирани и с които по правило няма въпроси. Това са същите процеси, свързани със счетоводството, движението на материалните запаси. Тези процеси са автоматизирани "по подразбиране", тъй като повишаването на тяхната ефективност благодарение на автоматизацията е доказано многократно. За останалите процеси се прави анализ по избраните критерии и процеси снезадоволителни оценки, които могат да бъдат променени с помощта на средства за автоматизация. От друга страна, се оценява тази част от инвестицията за внедряване на информационната система, която ще бъде изразходвана за автоматизиране на тези процеси. Ако съотношението на ефекта и разходите не отговаря на собственика на процеса и финансовия директор, тогава процесът може да бъде изтрит от кандидатите за автоматизация. Но това може да стане само ако информацията, генерирана в този процес, може лесно да се откаже от работата на цялата корпоративна информационна система.
Избраните бизнес процеси трябва да бъдат описани подробно, като се акцентира върху информацията (използвани документи, отчети), която е необходима за изпълнението на всяко действие от процеса или е резултат от неговото изпълнение. Освен това, ако изпълнението на дадено действие се основава на сложна методология, тогава е желателно тази информация също да се формализира. Например, ако една компания използва своя собствена специална методология за изчисляване на разходите, тогава е необходимо тя да се формализира и да се вземе предвид възможността за нейното внедряване в избраната информационна система. Полученото описание дава възможност да се определят подробнофункционалните изисквания към системата за автоматизация, тъй като в резултат получаваме:
- Списък на бизнес процеси и техните характеристики, чиято поддръжка трябва да бъде включена в информационната система.
- Списъкът с информационни обекти, които системата трябва да позволи да съхранява.
- Набор от отчети, които да се генерират в системата.
- Списъкът с алгоритми и техники, които трябва да се поддържат от информационната система.
Трябва ясно да се разбере, че за съжаление за големите компании никога няма да има готова система, която може да удовлетвори 100% списъка с функционалниизисквания. Следователно изборът на информационна система е борба на компромиси, в която нещо ще трябва да бъде пожертвано, било то функционалност или цена.