Бързо приключване на отчетния период как да ускорим изготвянето на годишни финансови отчети

Системата за бързо затваряне е набор от дейности за отчитане в рамките на 1-4 седмици след края на годината.

Според опита на KSK group счетоводните разходи достигат 20% от режийните разходи на компаниите. Броят на счетоводителите, въпреки автоматизацията, не намалява, а основната задача - формирането на отчетна информация за ръководството - се решава на последно място, след докладване на данъчните власти и на статистическите органи. Отчитането е необходимо на първо място от ръководството, второ от инвеститорите. Липсата на оперативни данни налага да се търсят начини за намаляване на отчетните периоди.

Бързото приключване на отчетния период ще помогне да се уреди с банката кредитор спазването на условията на договора и да привлече инвеститори

При използване на заеми с ковенанти (изисквания на договора за заем към дейността на кредитополучателя и неговите финансови резултати) се изисква представяне на годишен отчет по МСФО или РСБУ. Колкото по-бързо ръководството получи информация за спазване/нарушаване на условията, толкова по-лесно ще бъде разрешаването на проблема със заемите: или се съгласете с банката и получете потвърждение за запазването на заема, или намерете заместник.

Ако е трудно да се договорите с обслужваща банка, тогава е невъзможно да намерите нов заем за късно нерентабилно отчитане, ще трябва да подготвите нов. Следователно стойността на късното докладване е минимална. За инвеститорите бързото отчитане е сигнал за добре работеща система за управление и надежден контрол. Това дава предимство пред други инвестиционни проекти.

Разходите за система за бързо затваряне се изплащат за година-две, докато разходите за паралелно счетоводство и системи с обратен ход се натрупват с години без възвращаемост.

Фигура 1. Спестявания отизползване на системата за бързо приключване на отчетния период

Според финансовите директори на компании, които са осъществили прехода към бързо затваряне, минималният срок за изпълнение е 6 месеца, а пълното преструктуриране настъпва не по-рано от една година след началото на проекта.

Отчитането се възпрепятства от контрагенти и колеги

От счетоводството обясняват забавените срокове за отчитане с липсата на документи или равнения от контрагенти, които са твърде важни за бизнеса, за да им поставя условия. Но нашият опит говори за други фактори на инхибиране, включително в рамките на компанията:

проверка на отчетите на отделите (човешки отдел, производство, склад и др.);
изравняване на баланси в склад и счетоводство;
формиране на прогнозни задължения и начисляване на резерви;
извършване на процедури за проверка и одит;
издаване на доклади (формулиране, публикуване, защита).

Работейки по бързото приключване на отчетния период, разделяме трудностите и решенията на четири групи:

Взаимодействие с контрагенти.
Противоречията между вътрешните разделения.
Проблеми на контрола и методологията.
Консолидиране на счетоводни системи (търговска, складова, ТРЗ, счетоводна, управленска и МСФО).

Според опита на групите KSK най-големи усилия са необходими за разрешаване на противоречията между отделите в компанията.

Фигура 2. Структура на проблемите при отчитане

Контрагенти: ускорете възможното, оценете невъзможното и разграничете едното от другото

Забавянето на сроковете за отчитане не освобождава от корекции през следващата година и следователно е безсмислено. При прилагане на бързо приключване на отчетния период трябва да се вземе решение за признаване на операции без официални документи. Задачата е да донесесведете до минимум броя на такива операции.

Всеки контрагент има фамилия, име, бащино име и в рамките на компанията. Задълженията на конкретен служител включват отговорност за навременното подаване на документи или информация. Например, мениджърите са отговорни за купувачите, фактът на изпращане на стоки или предоставяне на услуги без подпис в документа се потвърждава от условията в договора.

Възникват проблеми с монополите и териториално отдалечените изпълнители. В такива случаи се използва методът на начисляване, за да се ускори процесът.

Така че още в последния ден на отчетния период е известна приблизителна сума.

Мениджърът по логистиката на железопътния оператор Иванов А.М. няма да постигне получаване на документи от PJSC "Руски железници" в същия ден, но ще състави декларация-изчисление на транспортните разходи, като използва данни за тарифите, тонажа и пробега.

Има малко такива руски железници, а за останалите доставчици документите могат да бъдат получени навреме чрез пазарна конкуренция, плащане и други методи за убеждаване.

Регулациите и автоматизираните бизнес процеси премахват вътрешните противоречия

Счетоводството зависи от информацията на свързаните отдели: персонал, производство, строителна площадка, доставка, склад. Бързото затваряне включва всички отдели и постига резултати чрез регулации и автоматизирана система за управление на бизнес процесите.

Наредбата определя решения: графикът на графиките, заплатите, пускането в експлоатация на дълготрайни активи, актовете за договори за строителство, разходите и др.

Автоматизираната система управлява събирането на данни механично и безлично, като избягва вътрешни конфликти.

Месопреработвателното предприятие (ферми, преработка, транспортно звено и мрежа от търговски обекти под една марка) използва систематаелектронен документооборот "Първа форма". На 25-то число на месеца се формират задачи за отговорни лица: попълване на графики, приключване на изчисления, прикачване на изчисления и други документи. Изпълнението на задачата се протоколира от изпълнителя и счетоводния отдел, а информацията за нарушение на сроковете постъпва към ръководството. Санкциите за нарушение се изчисляват автоматично и коригират променливата част на възнаграждението.

"First Form" е едно от решенията за автоматизиране на бизнес процеси наред с чуждестранните (IBM Notes, EMC Documentum и др.), както и българските [EOS (Case), "1C" ("1C: Document Management 8"), DocsVision, Directum и др.]. Частични задачи могат да се решават чрез Outlook MS.

Контролните процедури и методология улесняват управлението на бизнес, а не счетоводен живот

Проблемите с контрола се решават не като отделна задача, а едновременно с описанието на бизнес процеса чрез разделяне на правомощията, одобрение и системни настройки.

Във фирма (ремонт на касови апарати в хипермаркети), при сключване на споразумение в 1C, се посочва крайният срок за завършване на сетълментите върху него. Ако изчисленията не са завършени навреме, се появява напомняне и услугата се спира.

В една развойна група с чуждестранна собственост, всички сканирани копия на документи са прикрепени към счетоводната система за конкретна операция.

Това вероятно е излишно за обикновена транзакция, но е жизненоважно за договори, бази за плащане, кредитни транзакции, строителство, възлагане и други нестандартни събития. Обхватът на тези документи е определен в правилника, с изключение на търсенето на оригинала, репликацията и колекцията за одитори.

Счетоводната методология обслужва целите на компанията, така че всички счетоводни политики се основават на реалните нужди на бизнеса, а не на комфорта на счетоводното обслужване.

Фирма за ремонт на офиси А+ дава една година гаранцияклиенти, които задържат 3,5% от договора като гаранция. Според опита на фирмата, работата се извършва в 98 случая от 100. Тази практика не означава лошо качество на работата, а е демонстрация на лоялност към клиента. Признаването на приспадането в приходите след една година ви позволява да съпоставите разходите за гаранционни ремонти. Въпреки че за счетоводството беше удобно да включи в прихода цялата сума на акта към момента на въвеждане на обекта в експлоатация.

Преоценка на активи, тест за обезценка, оценка на депозити, изчисляване на резерви могат да бъдат организирани предварително. В края на краищата е трудно да се съставят основни модели, а в завършените бързо се извършва пълно преизчисляване. За да направите това, договорите и методите се съгласуват предварително с външни контрагенти, одиторите се канят на междинен етап.

Единен информационен комплекс е изграден на принципа "всяко събитие се обработва в системата веднъж"

Единна информационна система за цялата компания е от сферата на ИТ фантастиката. Съвременните решения, които са интегрирани помежду си, се оформят в гъвкава и независима система на принципа на конструктора, използвайки данни от една система в друга без повторно въвеждане.

Възможността за интеграция е основният принцип при избора на автоматизирани системи, което изисква съответствие на програмните модули и единна система от директории. Идентифицирането на необходимостта от информация сред всички потребители позволява обработка и въвеждане на събитието в системата веднъж завинаги.

Мария, счетоводител, не се нуждае от информация за датата на падежа на дълговите ценни книжа, но Петър, адвокат, има нужда. За да не може адвокатът да води отделен регистър, системата се нуждае от допълнителни полета за въвеждане на данни по правната част и справки в необходимите секции.

Преди това сметкопланите са били използвани за различни цели, но съвременните системи съхраняват информация в регистри, от които има колкото искате. При въвеждане на събитиепосочва в кои регистри да се отрази, като повтарящата се информация се копира, а различната се вписва отделно. Данните от регистрите са свързани със сметкопланове за финансово счетоводство, а за нефинансово счетоводство (продажби, производство, склад и др.) генерират справки по регистри в удобна и персонализирана форма за потребителя.

Фигура 3. Единен счетоводен комплекс предоставя информация на всички фирмени служби

Спазването на счетоводните разпоредби помага на финансовите служители, но развитието му превръща живота в кошмар

Наредбата (с други думи - правила, стандарт, наредба и др.) е утвърден и задължителен вътрешен документ, който описва всички процедури, извършвани от счетоводната служба и свързаните с нея подразделения, посочва сроковете за тяхното изпълнение и длъжностните лица, отговорни за тях, както и санкции и стимули.

Седем от десет наредби са написани по искане на счетоводни и други наредби. Техният дизайн намалява индивидуалните рискове, но не формира логични бизнес процеси.

Бързото затваряне изисква не само регламент, но и система за мотивация за спазването му. Това може да се направи вътрешно, но знаещите финансови директори предпочитат да включат консултанти в работата. Ето основните им аргументи:

Атаките ще започнат от колеги, за които „е абсолютно невъзможно да се промени нещо, те вече много се опитват и преработват“.
Изготвянето на качествен документ ще отнеме много време, което означава, че нормативната уредба ще се пише с години или други процеси ще страдат от това.
Необходими са специални компетенции, в противен случай регламентът може да се окаже „суров“.
Имате нужда от авторитет и статус, в противен случай служителите, които участват в развитието и иматтегло в компанията, може да саботира работата.

За да запазите вътрешния климат, когато разработвате регулации, дайте ролята на „лошо ченге“ на консултант. Отговорникът на проекта от страна на компанията ще стане „доброто ченге“. Той ще остане в една лодка с екипа си и ще им обясни ползите от новата система.

Цялостната наредба включва:

счетоводна политика (за целите на използваното, данъчно облагане, управленско счетоводство, МСФО);
реда и условията за водене на първични документи (правила за документооборот);
редът за осигуряване на средства за отчета;
правила за пътуване;
списък на контролните процедури;
показатели за ефективност на счетоводната услуга;
длъжностни характеристики на всеки служител от счетоводната служба;
процедурата за предоставяне на информация от други отдели;
списък на отчетите и информацията, предоставяни на други звена, редовно и при поискване, срокове; длъжностни характеристики на счетоводители, както и фрагменти от КИ на свързани отрасли;
структурата на докладите и обясненията, естеството и дълбочината на разкритата информация;
процедурата за взаимодействие с одиторите;
форми на счетоводни отчети и други първични документи;
реда за получаване на информация за свързани лица и сделки с тях;
процедурата за преглед на събития след отчетната дата;
процедурата за получаване на информация относно възникващи съдебни и други спорове, изискващи признаване на очаквани пасиви, условни активи и пасиви.