Длъжностна характеристика на секретар-деловодител

Длъжностната характеристика е вътрешен документ, който установява правата, задълженията и отговорностите на служителя.

Съгласно Кодекса на труда на България длъжностната характеристика не се счита за задължителен документ, но като документ за личния състав с ясно разписани правила е полезна както за служителя, така и за самия работодател.

Длъжностните характеристики са необходими за:

Добре организираното функциониране на предприятието се основава на точното изпълнение от всички служители на изискванията на длъжностните характеристики, където компетентно и ясно са дефинирани и разчертани задълженията на изпълнителите във всеки отделен раздел.

Видове длъжностни характеристики

Длъжностните инструкции се разделят на:

Моделните инструкции се създават от предприятия от отделни отрасли и техните подразделения и служат като отправна точка за разработване на индивидуални длъжностни характеристики за конкретни служители.

Тъй като ясната форма на инструкцията не е предвидена от регламентите, разработчикът сам решава какъв формат ще има този документ.

Длъжностната характеристика може да бъде един документ, а може и да бъде приложение към друг документ, например трудов договор.

Изпълнение на документ

Длъжностната характеристика, като официален документ за персонала, трябва да отговаря на изискванията на GOST и да съдържа определени подробности, като например:

1. Име на компания;
2. Тип на документа;
3. Номер, дата;
4. Одобрение, одобрение;
5. Основен текст;
6. Подписи на съставителите, визи за запознаване.

Длъжностната характеристика се утвърждава от ръководителя на предприятието или неговия заместник, ръководещ това звено.

секретар-чиновник

Професията секретар-чиновник изисква от служителя професионална компетентност, общителност, отлични бизнес и лични качества. Днес секретарят е по-скоро помощник на ръководителя на предприятието, който чрез работата си допринася за ефективната дейност на ръководителя.

Спецификата на професията се състои в това, че секретарят трябва да работи с колосален обем документи, с най-новите, модерни организационни технологии и да комуникира с голям брой хора.

Секретарят е длъжен да знае не само управителните документи на своето предприятие, правилата за работа на техническото оборудване, мерките за безопасност, защитата на труда и вътрешните правила, но и резолюциите, заповедите и резолюциите на висши организации.

Деловите качества, присъщи на добрата секретарка са:

Длъжностна характеристика на секретар-деловодителя

Задълженията на секретаря на деловодителя могат да варират в зависимост от размера и дейностите на предприятието, броя на служителите, структурата на организацията и т.н., но основните функции на служителя се считат за работа с външна входяща и изходяща кореспонденция и управление на циркулацията на вътрешните документи на предприятието.

Процедурата за издаване на инструкции не е регламентирана от установени норми и съставителят индивидуално решава кои елементи ще съдържа.

Има обаче редица разпоредби, които трябва да бъдат отразени в длъжностната характеристика. Сред тях:

1. Общи положения
2. Функции
3. Работни задължения
4. права
5. Отговорност
6. Връзки (Връзки по позиция)

РазделОбщи разпоредби съдържа:

• са често срещаниинформация за щатното звено (секретар),
• процедурата за назначаване, заместване и освобождаване от длъжност (заповед на ръководителя),
• квалификационни изисквания (образование, опит, умения - владеене на компютър, офис техника),
• основните правни документи, в съответствие с които служителят извършва дейността си (харта, инструкции, правилник, вътрешни правила, тази инструкция),
• подчинение (на ръководителя на предприятието, ръководителя на отдела).

Функциите на секретаря на деловодителя са изпълнението на спомагателни технически задачи, които улесняват дейността на ръководството на предприятието. Те включват:

Секцията за длъжностни отговорности трябва да съдържа по-конкретни видове работа:

1. обработка на входяща и изходяща кореспонденция;
2. относно организацията на регистрация, счетоводство, съхранение на документация, прехвърляне на документи към съответните структури;
3. да контролира сроковете за изпълнение на документите, както и тяхното изпълнение.

Секцията Права урежда правомощията на секретаря. Този раздел предвижда:

• правото на служителя да взема независими решения (определяне на кръга от въпроси),
• право на съгласуване и/или подписване на определени видове документи,
• право на достъп до поверителна информация,
• правото да прави препоръки за подобряване на дейността си и др.

В разделОтговорност по преценка на работодателя може да се запише обща формулировка, че служителят носи отговорност за неизпълнение на служебните задължения, законодателството на Република България и вътрешните правила. И може да съдържа списък с конкретни наказания завсеки предмет на отговорност.

РазделВзаимоотношения (Отношения по длъжност) не е задължително да се отразява в инструкциите, но значително опростява организацията на работата, тъй като определя кръга от длъжностни лица, с които служителят взаимодейства в хода на своята дейност.

Станислав Матвеев

Автор на бестселъра "Феноменална памет". Рекордьор на Книгата на рекордите на България. Създател на учебния център „Запомни всичко“. Собственик на интернет портали с правна, бизнес и риболовна тематика. Бивш собственик на франчайз и собственик на онлайн магазин.

---