Документи, без които не могат да бъдат отписани канцеларски материали и други офис разходи
Александър Погребс, експерт на СКБ Контур
План за уебинар:
Счетоводителите приемат сериозно отчитането на производствените материали. Но канцеларски материали, питейна вода, мебели и друго оборудване се отписват с по-малко скрупульозност. Като правило, дори без подкрепящи документи. Но заплашва с данъчни последици за компанията. Инспектори анулират разходи, които не са подкрепени с документи.
Канцеларски материали
Да започнем с канцеларски материали. Обикновено те се приемат за осчетоводяване по фактура от доставчика или въз основа на авансов отчет (ако служителят е закупил канцеларските материали).
Как да капитализираме
Всеки счетоводител взема предвид канцеларските материали по свой начин. Някой старателно идва на всяка позиция. Например така: черна гел химикалка Pilot, синя автоматична химикалка BIC и т.н. Инспекторите определено няма да имат оплаквания от такова счетоводство, но отнема много време.
Друг вариант е да не броите всеки артикул поотделно, а да напишете "Канцеларски материали" и да посочите количеството. Това спестява време. Но е невъзможно да се контролират запасите от офис консумативи.
Освен това инспекторите ще предявяват претенции към такъв увеличен запис. Първо, цената на някои позиции може да варира значително. Вземете например обикновена химикалка и касета за принтер. Писалката струва 10-20 рубли, а касетата струва 1000 рубли. и дори повече. Второ, канцеларските материали не винаги се дават веднага на служителите. Част остава при секретаря или в склада. И можете да отпишете само канцеларските материали, които служителите вече са получили и използват като разходи. И ако цялата доставка се вземе предвид като единица, тогава как да се разделят стоките?
Най-добрият вариант е да се вземат предвид канцеларските материали по хомогенни групи. Например така: хартия за бележки, хартия за печат, химикалки, моливи, калкулатори. Не отнема много време. Освен това счетоводствоизкривени, тъй като цената на стоките в една и съща група е приблизително еднаква.
Фиксирайте избрания от вас метод в счетоводната политика в раздел "Суровини и материали".
Членски въпрос
- В нашата компания служителите купуват канцеларски материали. Често те носят чекове без дешифриране. Пише просто "Канцеларски материали" и е посочено количеството. Как се водят такива документи?
- Можете да вземете предвид офис консумативите като единица, без да ги разбивате по позиции. Но отново е рисковано. Общата сума без декодиране няма да отговаря на данъчните власти. Те могат да оспорят разходите. Помолете служителите да преработят документите.
Отчитане на разходите за ОСНО и УСН
Чувствайте се свободни да отписвате офис консумативи като разходи както по общата система, така и по опростената данъчна система. Организациите на OSNO ги отчитат като други разходи, свързани с производството и продажбите (подточка 24, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Компаниите на опростената данъчна система се включват в разходите след плащане въз основа на алинея 17 от параграф 1 на член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Разбира се, това се отнася само за тези, които плащат данък върху разликата между приходите и разходите.
Често счетоводителите правят грешка - отписват канцеларски материали веднага в момента на покупката и не съставят никакви документи. Тогава инспекторите имат право да анулират разходите и да начислят допълнителен данък. Колкото по-голяма е сумата, толкова по-големи са рисковете. И за годината организацията харчи много за канцеларски материали.
Всеки има нужда от подкрепящи документи. Включително опростени организации. Подобно на компаниите от общата система, те се ръководят от клауза 1 на член 252 от Данъчния кодекс на България (клауза 2 на член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация). И това правило гласи, че разходите трябва да бъдат потвърдени с документи.
Ще обясня какви документи са необходими за отписване. Нека си представим пътя, по който канцеларските материали преминават от покупката до употребата.
Входящите стоки се кредитират по сметка 10 на базата на стокатаотгоре. И ако счетоводителят е закупил канцеларските материали, тогава въз основа на разписка за продажба, касова бележка и авансов отчет.
Но ако канцеларските материали отиват в различни складове или при различни финансово отговорни лица (MOL), тогава е необходима разписка за получаване (клауза 49 от заповед № 119n). Можете да използвате унифицирания формуляр № M-4. Но тя не е задължителна. Фирмата има право сама да разработи формуляра.
Има и друг вариант. Не създавайте отделен фиш за заплати. Вместо това поставете печат върху фактурата и го заверете с подписа на МОЛ. Отпечатъкът трябва да съдържа: името на фирмата, датата на получаване на стоката от МОТ и номера на разписката за получаване.
Липсата на разписка за получаване не засяга данъчното счетоводство. Този документ е част от складовото счетоводство, чиито правила фирмата определя сама.
Обикновено в малките компании работата с канцеларски материали е проста. Секретарят събира заявления, поръчва канцеларски материали от доставчика. И след това разпределя получените стоки на ръководителите на отдели или директно на служителите. В този случай изискването за фактура може да бъде съставено по следния начин (вижте примера по-долу. - Бел. ред.).
Издадохте ли канцеларски материали за целия отдел? Нека ръководителят на отдела се подпише в графата „Получено“. Лично ли са предадени стоките на служителите? Ще трябва да се съберат подписите на всички. В противен случай складодържателят или секретарят няма да докажат прехвърлянето на материали.
Съветвам ви да направите допълнителна колона с бележка в изискването. В него посочете, че ще предадете канцеларските материали на служителите на определен отдел за работа (вижте знака! в примера по-горе. - Бел. ред.). Ако не посочите във фактурата-изискване къде и как ще се използват канцеларските материали, тогава ще трябва да съставите акт за отписване (клауза 98 от заповед № 119n). Маркировката в изискването ще помогне да се откажат ненужните документи.
Опростени компанииотпишете цялата сума, платена на доставчика като разходи. С включен ДДС.
Организациите на OSNO приемат приспадане на ДДС за канцеларски материали по същия начин, както при редовни покупки. Основното е да имате фактура от доставчика.
Когато една фирма купува стока през счетоводител е възможно да остане без фактура. Търговецът не е длъжен да го издава - параграф 7 от член 168 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Ще ви разкажа за друга грешка при отчитането на канцеларските материали. Понякога те се отписват като разходи, заобикаляйки сметка 10. Тоест правят осчетоводяване на дебит на сметка 26 и кредит на сметка 60. Това не е възможно. Дори не е, че нарушава счетоводните правила. Фирмата рискува да загуби приспадането на ДДС. В крайна сметка няма основно условие за приспадане - организацията не е взела под внимание стоките (параграф 2, клауза 1, член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Мебели и офис оборудване
Да преминем към счетоводното отчитане на офис обзавеждането и оборудването. Счетоводството зависи от това колко струват и кога са пуснати в експлоатация. Необходимо е да се определи дали покупката се отнася за дълготрайни активи или материални запаси.
Потвърдете прехвърлянето на имота за експлоатация с заявка за товарителница. Можете да използвате същия формуляр като за канцеларски материали (вижте примера по-горе. - бел. ред.).
Ако покупката струва от 40 000 до 100 000 рубли, тогава ще трябва да се занимавате със сметката. В счетоводството отписвайте имуществото като разход чрез амортизация, а в данъчното счетоводство - като материални запаси.
Имотът струва ли от 100 хиляди рубли? И в данъчните, и в счетоводните записи включете покупката в дълготрайни активи.
Инспекторите позволяват стандартното офис обзавеждане или оборудване да бъдат включени в разходите. И има оплаквания за домакинските уреди за кухнята (вижте таблицата по-долу. - Бел. ред.).