Доставка на документи на трети лица

За развитието на бизнес контакти с организации на трети страни, установената и непрекъсната доставка на кореспонденция е жизненоважна.

Сред методите за доставка, които ви позволяват надеждно да потвърдите получаването на изпратения документ, отделяме два основни:

• чрез пощенски услуги;
• чрез куриерска доставка (това може да бъде вашата собствена куриерска услуга или да използвате услугите на компании за експресна доставка).

В средни и големи организации, които имат голямо количество изходяща кореспонденция, е важно не само да изберете метод на доставка, но и правилно да организирате подготовката на документи за тяхното прехвърляне в службата за управление на офиса (експедиция) за последващото му доставяне до получателя. Предлагаме на вашето внимание една от опциите - определен оптимален алгоритъм, който можете да внедрите (изцяло или частично) във вашето предприятие.

По правило подготовката на документацията за прехвърляне към службата за управление на деловодство се възлага на отговорния изпълнител. А чиновническата служба (експедиция) изпълнява следните функции:

• приемане, обработка и подготовка за изпращане на документация, включително проверка на наличието на приложения в съответствие с придружаващите документи;
• осигуряване на безопасността на получените документи;
• сортиране на документи по методи на доставка;
• водене на записи на документи, изпратени до канцеларската служба (експедиция), регистрация на съответните регистри;
• опаковане и обработка на пощенски пратки;
• организиране на навременна доставка на изходяща кореспонденция;
• търсене на изгубени документи, вкл. изпращане на рекламации за пощенска доставка.

Изготвяне на документи от отговорния изпълнител

При централизирана доставка документите трябва да се предават от отговорния изпълнител само изцяло изпълнени, подписани и регистрирани по предписания начин. Ако е необходимо, те трябва да бъдат заверени с печата на организацията. Непълните, неправилно изпълнени документи трябва да бъдат върнати от служителите на службата за управление на офиса (експедиция) на отговорния изпълнител.

За да изпратите документи до службата за управление на офис (експедиция), отговорният изпълнител:

• пише мотивационно писмо (при необходимост);
• попълва картата за доставка / получаване на документи (наличието на този формуляр ви позволява значително да рационализирате процеса на доставка);
• изготвя пълномощно (ако е необходимо) за куриера и го прилага към картата за доставка / получаване на документа.

Процедурата за изпращане на документация от отговорния изпълнител до службата за управление на офиса (експедиция) за последващата й доставка трябва да бъде фиксирана в местния регулаторен акт на организацията. Това ще ускори и рационализира самия процес, както и ще избегне много трудности при последващо търсене на „липсващи“ документи.

Подготвя мотивационно писмо. Това е необходимо в случаите, когато е необходимо да се дадат допълнителни разяснения по комплекта от представени документи. В този случай документите се съставят като приложения към писмото. Разновидност на мотивационното писмо е договорно писмо, което потвърждава факта на изпращане на договора. Примерни мотивационни писма са дадени в Примери 1 и 2. Във всички останали случаи (с изключение на описаните по-горе), мотивационното писмо става излишно. Намаляването на броя на такива писма опростява работата в офиса, така че трябва да се уверите, че отговорните изпълнители подготвятмотивационни писма само когато е абсолютно необходимо.

Ако документ е изпратен на трети страни за подписване, едно копие от който трябва да бъде върнато на вашата организация, можете да използвате следната техника:

- първо, върху копие, което трябва да бъде върнато обратно на организацията, като правило се поставя печат в горния десен ъгъл, например в следната форма:

- след това с помощта на телбод към същото копие на документа се прикрепя лист хартия с предварително отпечатан текст с приблизително следното съдържание:

При изпращане на документи до службата за управление на офиса (експедиция), отговорният изпълнител попълва карта за доставка / получаване на документи. Това е вътрешен документ на организацията, който трябва да бъде одобрен от местните разпоредби. Всички карти след доставка или получаване на документация се зареждат в кутия в съответствие с номенклатурата на случаите на канцеларската служба (експедиция).

Картата за доставка на документи изпълнява няколко функции:

За изпращане думата "доставка" е подчертана в името на картата, за получаване на документи - думата "получаване". Примерната карта, показана в Пример 3, се попълва с цел куриерска доставка на комплект документи.

При попълване на ред 3 „Списък на документите“ обръщаме внимание на следното. Ако отговорният изпълнител изготви придружително писмо, което съдържа списък на документи, прехвърлени на трета организация, тогава в картата за доставка / получаване се посочват само номерът и датата на такова писмо (регистрира се по предписания начин и следователно копие от писмото се съхранява в службата за управление на офиса). В този случай не е необходимо да се дублира информация в картата за доставка /касова бележка.

За да планирате работа и да съставите най-оптималните маршрути за доставка на кореспонденция, се препоръчва да предоставите карта за доставка / получаване на документи един до три дни преди планираната дата на изпращане (получаване).

Много често, за да получи определени видове документи от трети страни, куриерът се нуждае от пълномощно, което може да бъде еднократно или издадено за определен период от време за систематично получаване на материални ценности и документи. В нашата организация задължението за издаване на пълномощно за куриера се възлага на отговорния изпълнител. Той го прикрепя към картата за доставка/получаване. Пример за еднократно пълномощно е даден в Пример 4.

Изпращане на документи от деловодството (експедиция)

Служител на канцеларската служба (експедиция) проверява документите, подадени за изпращане, и регистрира карти за получаване / доставка на документи в специален дневник, чийто образец е даден в пример 5.

Ако доставката е извършена от куриер на служител на друга организация, тогава датата от картата, посочена при получаване на документите, се вписва в последната колона на дневника (вижте Пример 3).

Ако кореспонденцията е изпратена според пощенските списъци, тогава датата на прехвърляне на документите в пощенската служба е посочена в дневника. Пренася се от отпечатъка на календарната марка, който се поставя върху пощенския списък от оператора на пощенската станция (виж Примери 8 и 9).

Ако е изпратено с обикновено писмо, което куриерът е хвърлил в пощенската кутия без регистрация, тогава датата на това събитие е посочена в дневника според куриера. Честно казано, отбелязваме, че важни документи не се изпращат по този начин. И всички останали методи за доставка, описани от нас,ви позволяват наистина да контролирате времето за доставка.

Нека се спрем по-подробно на подготовката на документи за изпращане чрез пощата.

„Категория на пощенската пратка“ - набор от характеристики, които определят реда и условията за приемане, обработка, транспортиране и доставка (доставка) на пощенската пратка (обикновена, регистрирана, с обявена стойност, обикновена).

Пощенските пратки се делят на вътрешни (приети за изпращане на територията на България) и международни (приети за изпращане извън територията на България, пристигащи на нейна територия от други държави или преминаващи транзитно през територията на България).

По правило препоръчаните пощенски пратки се изпращат централно чрез канцеларската служба (експедиция), която може да бъде изпратена с опис на прикачения файл (приета в пощенската служба в отворена форма), с обратна разписка, както и международни пощенски пратки.

• максимум 229 x 324 mm;
• минимум 110 x 220 mm или 114 x 162 mm.

В този случай писмото не трябва да надвишава максималното тегло от 100 г. В противен случай такава пратка вече ще се счита за колет. Максималното му допустимо тегло е 2 кг, а ограниченията за размера са следните:

• максимум - сумата от ширина, дължина и дебелина не трябва да надвишава 0,9 m, а най-големият размер е 0,6 m (за ролки сумата от дължина и двоен диаметър не трябва да надвишава 1,04 m, докато най-големият размер трябва да бъде до 0,9 m);
• минимум - 105 х 148 mm (за ролки сумата от дължината и двойния диаметър не трябва да бъде по-малка от 0,17 m, най-големият размер е 0,1 m).

При изпращане на международна пощенска пратка ограничението за тегло на едно писмо е 2 кг иза пратки - 5 кг. Максималните размери на тези пратки отговарят на максималните размери на писма и колети, изпращани през територията на България.

Одобрените формуляри могат да бъдат модифицирани от вашата организация, за да отговарят на вашите нужди. В същото време е необходимо да координирате удобната за вас опция с пощенската служба, с която ще ви е удобно да работите. В по-голямата част от случаите изпращачите ще ви посрещнат наполовина. За тях е важно необходимата им информация да присъства във формуляра. Въпреки че не обичат да подписват за „неидентифицирани обекти“, много организации успяват да се споразумеят за включването в списъка за поща на колона с кодирана информация за вътрешното съдържание на изпращаните пликове (които се носят в пощата вече запечатани). Пощенските служби също имат план, който да следват, а редовен клиент ще им помогне в това.

Възможен начин за съставяне на списък за вътрешни пощенски пратки е показан в Пример 8, за международни пратки - в Пример 9. За международни пратки трябва да съставите отделни списъци за близка и далечна чужбина, а в близката чужбина са включени само Беларус, Узбекистан и Естония.

Както можете да видите, в пощенските списъци всеки артикул има до три номера. Нека обясним разликата между тях. В първата колона елементите са просто номерирани по ред в списъка. Идентификационният номер съответства на баркода и е уникален в кореспонденцията, доставяна от Български пощи. И номерът на пощенската пратка (p / o) е уникален само в рамките на пощенската служба за определен период от време. Пощенският служител трябва да попълни p / o номера и да залепи етикет с баркод на всеки ред (това е според правилата). Но на практика баркодовете често се поставят на обратната страна и се обозначаватекстремни числа p / o (начално и крайно).

Всички списъци, съставени и заверени с печата на организацията, се изпращат заедно с пощенските пратки на куриера за прехвърляне в пощенската служба.

За да се контролира работата на куриера, се препоръчва да се подават ежедневни отчети за доставката (получаването) на документи.

Служител на деловодната служба (експедиция) трябва да архивира всички списъци по дела (по видове), копия от разписки за плащане се подават с тях (оригиналите се предават на счетоводния отдел), а при изпращане на препоръчана поща с обратна разписка той трябва да подаде известия за връщане със списъците.

Търсене на изгубена поща

В случай на забавяне на доставката или загуба на вътрешна или международна пощенска пратка, можете да подадете иск:

Искове, свързани с недоставена доставка, закъсняла доставка, повреда или загуба на вътрешна пощенска пратка, трябва да бъдат направени в рамките на 6 месеца от датата на нейното изпращане.

Рекламации за издирване на международни пощенски пратки се приемат и разглеждат по реда и в сроковете, предвидени от законодателството на Република България и международните договори на Република България.

Искове се предявяват в писмен вид. Той уточнява:

Примерен иск в случай на забавяне на доставката на пощенска пратка е даден в Пример 11, искът се съставя на бланката на организацията.

Придружава се от копие от договора за предоставяне на пощенски услуги или друг документ, удостоверяващ сключването на договора (разписка, опис на прикачените файлове), можете да прикачите и списък с адреси, ако са изпратени повече от 5 препоръчани писма. В случай на повреда на вътрешната пощенска пратка към рекламациятрябва да бъде прикрепен пликът на пощенската пратка, опаковката на дефектната пратка и др.

Обърнете внимание, че ще трябва да платите и на пощенски служители, за да търсят липсващия артикул. В Москва ще струва 50 рубли 3. Плащането се извършва при подаване на иск, последвано от възстановяване на платената сума, ако се установи грешка на пощенската служба (за организации).

Процедурата за разглеждане и регистриране на рекламации се установява от пощенския оператор. В този случай трябва да се спазват сроковете за даване на отговор на заявителя (писмено):

• за рекламации на пощенски пратки, изпратени в рамките на едно населено място - до 5 дни;
• за рекламации за цялата друга поща, в рамките на 2 месеца.

Ако пощенският оператор откаже да удовлетвори рекламацията, ако се съгласи да удовлетвори рекламацията само частично или ако пощенският оператор не получи отговор в рамките на срока, определен за разглеждане на рекламацията, потребителят на пощенски услуги има право да заведе дело в съда.

---