Ефективност на контрола
- възприети теоретични подходи към контрола като управленска функция, тоест целта, ролята, целите на контролните функции в системата за управление;
- приети методи за организация на контролната функция;
- последователност и комплексност на изпълнението на контролните функции;
- инструменталната основа на контролната функция, степента на нейната точност и допустима грешка;
- пълнота на анализа, причини за отклонения.
Всички ефективни системи за управление имат общи характеристики. Тяхното значение варира в зависимост от конкретната ситуация, но можем да кажем с увереност, че ако контролът отговаря на определени изисквания, тогава неговата ефективност значително се повишава.
Така че контролът трябва да бъде:
Нека разгледаме всяка характеристика на ефективния контрол.
Ефикасност. Установените в резултат на контрола нарушения, недостатъци, грешки, пропуски в дейността на предприятието (организацията) трябва да бъдат своевременно отстранени.
Гъвкавост. Ефективните механизми за контрол трябва да предотвратяват последиците от неблагоприятните промени и да отчитат ползите от новите възможности. Много малко съвременни организации работят в стабилна среда и не се нуждаят от гъвкава система за контрол. Днес дори и най-механичните структури изискват контролни механизми, които могат да се регулират в съответствие с променящите се ситуации и условия.
Систематичен. Контролът не трябва да се извършва от време на време, а постоянно. Освен това всички видове и процедури на контрол, извършвани в организацията, трябва да бъдат свързани в единна взаимозависима цялост.
Сложност. Контролът трябва да обхваща не един или повече показатели на плана, а всички показатели, всички области на дейност на предприятието (организацията). Осъществяване на контролафункциите в една организация винаги трябва да бъдат единичен комплекс, а не набор от произволно свързани или като цяло несвързани процедури.
Рентабилност. Една ефективна система за контрол трябва да оправдае разходите, свързани с нейното създаване и прилагане. За да минимизират тези разходи, мениджърите трябва да използват възможно най-малко механизми за контрол, тоест да прилагат само онези методи и методи, които наистина са необходими за постигане на желаните резултати. Ползите от наблюдението трябва да бъдат по-големи от разходите за това. Гласна буква. Резултатите от контрола трябва да са известни на изпълнителите.
Навременност. Контролните механизми трябва да насочват вниманието на ръководителя към отклоненията своевременно, за да може той да предотврати сериозното им въздействие върху работата на звеното. Дори и най-ценната информация е безполезна, ако пристигне късно. Следователно ефективната система за мониторинг трябва да предоставя навременна информация.
Яснота. Механизмите за управление, които са неразбираеми за тези, които ги използват, са безсмислени. Поради тази причина понякога се налага да се опрости системата за управление. Използването на система за контрол, която е трудна за разбиране, често води до допълнителни грешки, недоволство на служителите и хората просто ги игнорират.
Най-важният фактор за повишаване на ефективността на контрола, а оттам и за промяна на характера на управлението, е развитието на партньорства - управление, осъществявано на базата на участието на всички членове на организацията или групата в управлението. Такова съвместно управление се характеризира с въвеждане и развитие на самоконтрол.
Контролът е неразделна функция на управлението на организацията.
Контролът е процес на откриване на несъответствие между реално постигнатите резултати и планираните и коригиране на несъответствието.
Има различни видове контрол. Разделен е на четири групи:
1) по време на изпълнение: предварителни, текущи, окончателни: