ERP Монолит” в пивоварна компания – Балтика

Съдържание

  • През 1995-1999 г. се използва системата Monolith DOS

  • От 1999 г. се използва версията Monolith SQL

  • От 2006 г., заменен от SQL Monolith 4.0. Контурите „Управление на финансите” и „Управление на продажбите” са прехвърлени в новата версия на системата. В бъдеще на базата на "Monolith SQL 4.0" ще бъде създадена централизирана CIS, която ще осигури функционирането на всички заводи и търговски отдели на Baltika. Функционалността на комплекса, според описанието, отговаря на стандартите ERP и MRP II. Системата поддържа изискванията не само на българското законодателство, но и на Международните стандарти за финансови отчети (МСФО) и GAAP на САЩ. Според разработчиците новата версия на ERP-системата има по-висока производителност, ефективност и надеждност на работа, което трябва да намали общите разходи за нейната експлоатация. Също така е предвидена интеграция на системата с предстоящата версия на Microsoft Office 2007.

Новата версия на комплекса "Monolith SQL" е разработена съвместно с българското представителство на Microsoft.

  • От 2009 г., заменен от "ERP Монолит" 5.0

  • През 2010 г. бяха реализирани редица проекти за развитие на корпоративна информационна система в областта на управлението на доставките, логистиката, производствения контрол и планиране и беше въведена системата „Съхранение на електронни документи“.

2011: Внедряване на модул за управление на проекти

Основната цел на автоматизираната система, внедрена в Baltika, чието формиране започна през май 2010 г., е да повиши ефективността на планирането и вземането на решения чрез интегриране на различни функционални блокове, използвани за работа по проекти в рамките на едно решение. С изключениеОсвен това беше необходимо да се осигури удобен и гъвкав интерфейс за анализиране на крайните срокове на проекта, използването на ресурсите и рисковете от прекъсване на проекта по отношение на срокове, ресурси или бюджет. В допълнение към компанията Monolit-Info в разработката участваха служители на Baltika от различни отдели.

Александър Плоткин, директор по развитието на ЗАО "Монолит-Инфо":

„Основната цел на проекта е да предостави информация, базирана на доказателства, необходима за подобряване на скоростта и качеството на вземане на решения, ефективността и ефективността на бизнеса. В днешната глобална икономика само компаниите с точната информация в точното време могат да направят правилното стратегическо планиране и да гарантират, че стратегическите, тактическите и оперативните решения, необходими за постигане на бизнес целите, се прилагат.“

Полученото решение позволява в една работна среда:

  • управлява работен график и ресурси;
  • да управлява документи;
  • управлява работата на доставчиците;
  • да осъществява финансово планиране и бюджетен контрол;
  • анализирайте проектните рискове по време, ресурси или бюджет.

Новият софтуерен продукт ви позволява да проследите напълно напредъка на проекта от началото до края, да видите на какъв етап е работата по проекта в момента, кой участва в него и къде са насочени инвестициите. Новите функции на системата, внедрени в рамките на проекта, са съчетани с вече използваните във фирмата модули ERP Monolith. Автоматизираната система за управление на проекти улеснява анализа на графика на проект или група от свързани проекти, натоварването на ресурсите, риска от прекъсване на проекта по отношение на време, ресурси или бюджет.

Герман Епщайн, директор по информационни технологии, Baltika Brewing Company:

"Благодарение наорганизирайки единна работна среда за всички услуги, участващи в управлението на проекти, ние оптимизирахме процесите на събиране и обработка на информация, повишихме надеждността на информационната среда и осигурихме ресурс за повишаване на ефективността на вземане на решения.“

Преди това за работа по проекти се използваха отделни блокове на информационната система: за планиране, отчитане на финансирането и управление на документи. Допълнително е използван Microsoft Project. В момента специалистите от оперативната дирекция на Балтика контролират изпълнението на около 300 различни проекта, чиято необходимост от систематизиране беше изключително спешна. Предимства на единното работно пространство: обективност при оценката на проекта от участниците, висока ефективност при планиране и вземане на решения.

2011—2013: Автоматизация на електронния архив на документи

Проектът за създаване на електронен архив на счетоводни и финансови документи на платформата ERP Monolith се изпълнява от 2011 г., когато беше завършен пилотен проект, последван от поетапно свързване към системата на отделни групи документи. През първото полугодие на 2013 г. е внедрен и въведен в експлоатация трети етап на системата, включващ документи, свързани с търгове, както и обработка на заявки от контрагенти.

Внедреното решение съдържа инструменти за поддръжка на in-line сканиране на документи с автоматично разделяне на пакети и видове, с автоматично обвързване с документи на ERP системата. Маркирането на първични документи с баркодове ви позволява автоматично да разделяте данните, получени в резултат на вградено сканиране, в отделни пакети, да идентифицирате документите на ERP системата, към която принадлежат пакетите, и да разделяте пакетите в отделни типове документи. Системата съдържа средствауправление на процеса на съгласуване (одобрение) на документи, както и възможност за управление на архива на оригиналите на първичните документи.

„Проектът за организиране на единен електронен архив на финансови документи с функции за вградено сканиране и баркодиране позволява на компанията да оптимизира структурата и натоварването на счетоводните услуги, както и да увеличи скоростта на документооборота, както по отношение на първоначалното въвеждане на документи в системата, така и по отношение на скоростта на достъп до първичните документи по време на данъчни и одиторски проверки“, каза Херман Епщайн, вицепрезидент по информационни технологии в пивоварна „Балтика“. - Успешната реализация на проекта стана възможна благодарение на надежден и доверен партньор на Балтика в областта на ИТ - Монолит-Инфо. „Решението, при което неструктурираното съдържание е предмет на добре организирани ERP модели, е в съответствие с развитието на информационните системи в компании с интензивно използване на документи, където става неефективно да се поддържа голяма ERP система и голяма ECM система за едни и същи процеси. Като се фокусираме върху решения за компании от национален мащаб, ние подкрепяме този вектор на развитие и включихме основните компоненти на ECM (EDMS) във функционалността на нашите продукти. В днешната глобална икономика само тези компании, които ефективно управляват всичките си бизнес процеси, могат да планират и осигурят изпълнението на стратегическите, тактическите и оперативните решения, необходими за постигане на бизнес целите“, каза Александър Плоткин, директор по развитието на Monolit-Info CJSC.

2015: Свързване на Балтика с EGAIS

Условия и задачи на проекта

Така целите на проекта бяха:

  • Избор на сървърна архитектура на взаимодействиецентрализиран ERP Монолит с децентрализирано EGAIS-производство и EGAIS-търговия на едро
  • Осигуряване на интеграция на балтийската IS с EGAIS-производство и EGAIS-opt
  • Поддръжка за работа с EGAIS директории
  • Изпълнение на допълнителните изисквания на балтийските купувачи
  • Оптимизиране на бизнес процеси, засегнати проекти; минимизиране на отрицателното въздействие на EGAIS върху дейността на компанията и потребителския опит; минимизиране на конфликтите между изискванията на Единната държавна автоматизирана информационна система и изискванията на счетоводството и данъчното счетоводство, електронен обмен на фактури, електронен обмен по стандарта EDI
  • Изграждане на партидно счетоводство на готови продукти с помощта на ERP Monolith във връзка с партидно счетоводство, поддържано в EGAIS

Напредък и планове за развитие на проекта

Интегрирани са всички документи, свързани с движението на готови продукти и стоки на трети страни - завършването на обработката на всеки документ се предшества от обмен със системата EGAIS. Без това нито едно превозно средство с продукти не може да напусне територията на склада. Стартирането изисква значително преразглеждане на ключовите бизнес процеси на компанията, свързани с освобождаването, движението и експедирането на продукти, обработката на връщания и рекламации и отпечатването на първични документи. Отделни подразделения стартираха партидно отчитане на движението на продуктите.

Функции, реализирани в рамките на проекта

По време на проекта бяха реализирани следните функции:

  • интеграция на ERP Monolith с EGAIS-производство;
  • интеграция на ERP Monolith с EGAIS-opt;
  • ревизия и оптимизация на бизнес процеси в областта на складовата и транспортна логистика на готова продукция;
  • партидно отчитане на готовата продукция в складове на отделни поделения;
  • промяна на обмен на електронни сметки -фактури и борси по стандарт EDI;
  • промяна на формирането на първични документи.

За мащаба и важността на проекта може да се съди по факта, че в рамките на внедрената функционалност се обработват средно около 40 000 документа на месец от производствени обекти (фабрики), и около 42 000 документа от отделни подразделения.