Excel, Общността DIRECTUM

Много често при автоматизиране на бизнес процеси се налага генериране на електронни документи на базата на структурирани данни. Източникът на структурирани данни обикновено са директории на системата DIRECTUM. Необходимостта от генериране на електронни документи възниква поради следните причини:

  • Електронният документ е удобно представяне за координиране на информация. Възможност за показване на данни от множество източници на данни;
  • Възможност за инсталиране на EDS - допълнителна защита на резултатите от съгласуването;

Обикновено за генериране на документи те използват разработването на интегрирани отчети, които след генериране могат да бъдат запазени като електронни документи в архива. Недостатъците на този подход според мен са следните:

  • Висока трудоемкост на разработката, която обикновено се свързва с необходимостта от програмиране на визуалната част на отчета. Това се отнася за rtf и Excel/html справки в системата DIRECTUM.
  • Шаблонът за отчет е в процес на разработка, което не позволява на потребителите на системата да променят настройката на изгледа. Например клиентите често искат да добавят свое лого към отчетите, генерирани от системата.

Предлагам да се използва алтернативен вариант за генериране на електронни документи на базата на шаблон на Excel, който решава гореописаните недостатъци. Механизмът се основава на способността на Excel да използва елементите на прикачената XSD схема на данни, за да маркира шаблона. Тази функция е достъпна от Excel 2003.

Ще дам пример за маркиране на шаблона на документа „Извлечение по сметка“ в Excel 2007. Път до опцията за свързване на схемата на XSD данни: Раздел Разработчик (на лентата) \ Източник \ XML карти ... \ Добавяне. Ще се отвори диалогов прозорец за избор на файл с описание на схемата на данните. След свързване на схемата в секцията "XML Source".ще се появят елементи от свързаната XSD схема, които могат да бъдат прехвърлени към всяка клетка на шаблона:

excel

XSD схема е обикновен XML файл, който описва елементи от данни. XSD схемата за този пример изглежда така:

общността

След като шаблонът е конфигуриран и полетата с данни са маркирани, той може да бъде записан в системата и към настройките може да се добави параметър, който може да бъде свързан при разработването на ISBL. За да създадете програмно електронен документ въз основа на персонализиран шаблон, трябва да направите следното:

1. Подгответе XML файл с данни, съответстващи на включената схема на XSD шаблон. XML данните за схемата, описана в XSD примера, ще изглеждат така:

directum

Формирането на XML документ на ISBL трябва да се извърши с помощта на библиотеката msxml.dll:

2. Вземете шаблон на документ и го експортирайте на диск.

3. Отворете експортирания шаблон в Excel и прехвърлете подготвените данни в него:

Пример за генериран документ "Извлечение по сметка":

excel

В допълнение към експортирането на данни в шаблон на Excel, можете да извършите и обратното действие - да импортирате данни от полетата за маркиране на шаблона. Тези. в този сценарий шаблонът на Excel ще действа като електронен формуляр за въвеждане на данни, които могат да бъдат импортирани в системата DIRECTUM.