Език и стил на управленския документ
Съставянето на офис документи е труден и сложен процес, който отнема много време на служителите.
Трябва да се има предвид, че документите са неразделна част от имиджа на компанията, нейната оригинална визитка. Документ на неугледен, "зле" формуляр, отпечатан с нечетлив шрифт, създава нежелано впечатление за предприятието. По същата причина гуменият печат с името на фирмата, чийто отпечатък е залепен върху лист хартия, е излязъл от търговската практика на Запад и все по-рядко се използва у нас.
Информацията, съдържаща се в документите, е необходима за стабилната работа на всяка организация. Въз основа на него се вземат подходящи управленски решения. Документите в много случаи са основен аргумент в спорни ситуации, като по този начин се потвърждава първоначалното определение на понятието „документ“ като „способ за доказване“.
Ето как изглежда една от съвременните препоръки към българския предприемач: „В бизнеса бизнесът често съжителства с измамата. Не вярвайте на обещания. Само добре написан, правно обвързващ документ е гаранция за успешна сделка!”.
Колко заседания на арбитражния съд се провеждат, колко загуби са понесени от предприятията поради случайно или умишлено неправилно съставени документи!
Нередовното съхранение на документи може да доведе до риск от загуба на ценна информация, което може да се отрази неблагоприятно на дейността на предприятието.
Ръководителите на предприятия носят лична отговорност за състава, безопасността и правилното изпълнение на документите.
За изготвяне на документи, включително бизнес писма, се изисква определено ниво на култура и специални умения. Но това умение е бизнесчовек трябва да се развива.
Освен това бизнес писмата, както и другите документи, трябва да бъдат съставени в съответствие с изискванията на държавните стандарти, които се прилагат не само за държавните и изпълнителните органи в България, но и за всички организации, независимо от тяхната правна форма и вид дейност.
1. Регистрация на формуляри на административни документи.
При работа с документи е необходимо да се ръководите от нормативните актове на България, които предвиждат изготвяне на документи по определени правила, поддържане на номенклатура (списък) на делата.[1]
Форма, в която е отделено много място за логото и името на предприятието и малко за текст, е неудобна за използване. Затова се препоръчва да се отделят 1,5-2 см от границата на горното поле под емблемата.
Модерен дизайн на бланката, „собствена“ корпоративна идентичност, висококачествена хартия, пълен набор от информация за компанията. Правилното им подреждане върху листа е особено важно за благоприятното въздействие върху бизнес партньора.[2]
Формулярите на предприятието се изготвят по типографски начин или с помощта на персонален компютър и имат установен набор от подробности и определен ред на тяхното местоположение.
Препоръчва се използването на два вида фирмени формуляри:
- формуляр за вътрешни документи (заповеди, протоколи, решения);
- Формуляр за външни документи (писма, факсове).
Формулярът за вътрешни документи съдържа емблемата на предприятието и името на предприятието.
Предприятията, работещи с чуждестранни партньори, се нуждаят от специални формуляри с дублиране на подробности на езика на партньора или на английски език. При ъгловото разположение на детайлите в горната лява част детайлите са отпечатани на български език,вдясно - на чужд език. При надлъжно разположение на реквизитите на формуляра реквизитите се отпечатват първо на български, а отдолу - на чужд език.
Всички формуляри, както и документите, трябва да имат полета.
ляво - 20 мм (8 машинописни знака или черти),
отгоре - не по-малко от 10 mm,
отдясно и отдолу - не по-малко от 8 мм.[3]
Формулярите на често използвани документи, като сертификати, актове за приемане на работа по договор и други, също могат да съдържат части от постоянен текст, който при съставянето на документи се допълва с променлива информация.
2. Език на управленския документ.
В работата по документирането вербалното оформление на решенията, действията и връзките играе важна роля. При изготвянето на документи трябва да се има предвид, че езикът не е пасивен фиксатор на взетите решения, а играе активна стимулираща роля в управленската дейност. По този начин ефективността на директивата и административната документация до голяма степен се осигурява от императива - императивната конструкция на езика на заповеди, заповеди, резолюции. Съответните речеви конструкции се изискват от документи, в които се излага молба, искане, благодарност и др. Делова реч, бизнес език, бизнес официално писмо са определени понятия. Бизнес езикът е езикът на официалните отношения, той е книжовен език.
Традициите и обичаите в документирането се оказаха много издръжливи. И сега все още има остарели термини, архаизми, фрази, речеви клишета, клерикализми („кои образи“, „моля, не отказвайте“, „в същото време ние насочваме“, „предвид реалното“ и др.). Когато изготвяте документи, трябва да използвате официалния бизнес стил.
Книжовният език има много стилове, художествени и художествени, социални и публицистични, научни, индустриалнитехнически, исторически, служебно делови и др., които непрекъснато се развиват и са в постоянно взаимодействие.
„Под стил. език, - казва известният филолог А. Н. Ефимов, - обичайно е да се разбира исторически установеното разнообразие на езика, което се различава както по отношение на състава и характера на комбинацията от речеви средства, така и по смисъла на моделите на тяхното използване. За всеки стил има характерен, типичен и забранен.
Всяка група стилове има свои разновидности. И така, художественият и белетристичен стил включва прозаичен и поетичен; социални и публицистични - вестникарски и литературно-критически стилове. Документално-деловият стил включва стила на законодателни и административни документи (укази, заповеди, заповеди, резолюции), бизнес кореспонденция, телеграфен стил и др. [4]
Всяка група стилове има свои разновидности. Документалният бизнес стил включва стила на законодателни и административни документи (укази, заповеди, заповеди, резолюции), бизнес кореспонденция, телеграфен стил и др.
Текстовете на сложни документи (доклади, рецензии, препратки и т.н.) са разделени на части, раздели, подраздели, параграфи, подпараграфи, които са номерирани с арабски цифри в съответствие с изискванията на GOST 1. 5-85 (Правила за проектиране на машинночетими документи и машинописни текстове) [5] . Номерът на всяка част включва номерата на съответните съставни части, по-високи, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 и т.н. д.
2.1. Отклонения от книжовните норми в текстовете на документите.
Често в текстовете на документите поради незнание, невнимание или небрежност се допускат различни отклонения. В резултат на това текстът става неясен, наситен с словесни излишъци, архаизми иклерикализъм. Малко известни думи от чужд произход, професионализми, неологизми усложняват разбирането на текста. Не украсявайте документите на народен език, диалектизми. Най-типичните недостатъци в текста ще бъдат разгледани по-нататък.
3. Етикет на бизнес писмото.
Бизнес кореспонденцията е неразделно средство за комуникация между предприятието и външни организации. В повечето фирми писмата имат предимство пред другите документи. В кореспонденцията има два основни вида документи: писма и факсове.
Писмо е един от основните видове документи.
Писмото е обобщено наименование на документи с различно съдържание, изпратени по пощата.
Писмата с инструкции (директиви) идват от държавни или общински органи и ръководство и съдържат като правило препоръки, инструкции, разяснения относно докладването, екологичните данъци и др.
Гаранционните писма съдържат гаранции за плащане, срок на доставка или качество на продукта.
Информационните писма условно включват писма, съдържащи съобщения, искания, напомняния, предложения.