И отново за съхранението на договори - Creative jurisprudence

И отново за съхранението на договорите

Като част от провеждането на правни семинари, все още чувам от участниците, че правната служба трябва да отговаря за поддържането на договорите в компанията - защото е по-удобно за адвокатите на компанията ...

Реших да актуализирам публикацията си по тази тема.

Това, което може да е удобно за някои адвокати, не означава, че е ефективно, полезно и безопасно за бизнеса.

Смятам, че съхранението на договорите е неразделна част от счетоводството, за което, очевидно, отговаря счетоводният отдел.

Посочената функция във фирмата трябва да принадлежи изключително на счетоводния отдел. Неизпълнението на тази функция от страна на счетоводния отдел означава неправилно изпълнение на професионалната му задача за осъществяване на качествено счетоводство във фирмата.

Освен това не е необходимо да се увеличава възнаграждението на счетоводния отдел, в случай на прехвърляне на посочената функция към него – той обективно е следвало да я изпълнява в рамките на счетоводството.

Счетоводството е подредена система за събиране, регистриране и обобщаване на информация в парично изражение за имуществото, задълженията на организациите и тяхното движение чрез непрекъснато, непрекъснато и документално отчитане на всички бизнес операции (129-FZ).

Счетоводство - формиране на документирана систематизирана информация за обекти и изготвяне на счетоводни (финансови) отчети въз основа на нея (402-FZ).

Всички бизнес транзакции на организациите трябва да бъдат документирани чрез подкрепящи документи, които служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се поддържа счетоводството (129-FZ).

Няма документ-договор в счетоводството - няма стопанска операция и нейното фиксиране в счетоводството, няма обектсчетоводство! Подобен извод може да се направи и по отношение на счетоводството въз основа на копия от договори.

Адвокатите и другите подразделения на компанията нямат право, в съответствие със закона, да извършват счетоводство, включително функцията за съхранение на договори.

Невъзможно или трудно е да се осигури ефективно счетоводство чрез документиране на бизнес операциите на една организация, без да се възложи функцията за съхранение на договори на счетоводния отдел.

Наличието на документ-договор по всяка стопанска операция на дружеството е обективно задължение на счетоводителя, в противен случай можете да получите нереални счетоводни и данъчни регистри в дружеството, както и съответните реални данъчни претенции.

Защо други отдели имат нужда от тази функция? Искат ли да правят счетоводство?

Или го отнемат, за да направят удобен достъп до договори (например адвокати за съдебни спорове), за да изпълняват основните си (основни) функции, или за да оправдаят щатното разписание, или се е случило (най-лошият вариант е тогава да няма мотивация за правилно съхраняване на договорите).

Прехвърлянето на функцията за съхранение на договори към други подразделения на компанията е отрицателно отклонение от това общо правило и очевидно увеличава риска от документално непотвърждение на приходите и разходите на компанията и съответно данъчните рискове.

Призовавам юристите да заемат активна позиция по този въпрос, като осигурят издаването на заповед от генералния директор за възлагане на функцията за съхранение на договори на счетоводния отдел и формиране на практиката „Счетоводството без договори в счетоводния отдел е незаконно!“.

Не съм съгласен с факта, че договорите трябва да се спазватсчетоводство. Договорът не е първичен документ, а счетоводният отдел работи само с първични документи, води ги, въвежда ги в регистри, отчети, баланси и др.

Този въпрос има два аспекта:

1. Офис работа. От тази гледна точка договорите следва да се пазят, осчетоводяват, да се издават копия и т.н. звеното, което ще го направи по-ефективно за организацията като цяло. От моя собствен опит мога да кажа, че в бизнес единица правният (или договорният) отдел е по-успешен в това, а в управляващото дружество - специално създаден отдел за документация (такъв голям офис). Важно е да се вземе предвид редът на документооборота, ако няма процедура за одобрение и има само правна експертиза и самият адвокат решава дали е необходимо заключение на друг специалист (това донякъде увеличава рисковете, но може да бъде извинително за BU), тогава самият адвокат трябва да спазва договора. Ако една организация се занимава със сложни транзакции, има разработени експертни процедури, тогава е необходима отделна услуга за управление на документи. И най-сериозната гаранция срещу рисковете от загуба или липса на договор, претенции от данъчни и т.н., изобщо не е съхранението на договорите в счетоводството, а напротив, това е нещо съвсем друго - правилната процедура за изпълнение на договора, а правилното изпълнение на договора е преди всичко правилното бюджетиране.

2. Изпълнение (прилагане) на договора. Това следва да се извърши от специалист от профила, за който се отнася предметът на договора. На него - копие от договора с цел безопасност и ред. Той (както всеки друг, който се интересува от този договор), като има копие от договора на ръка (или в електронен вид, например в електронния архив на договорите на организацията), може да получи съвет относно договора както от адвокат, така и от друго лице, което познава въпроса.Това важи и за счетоводителя. По правило няма въпроси относно осчетоводяването на първичния документ относно условията на договора (и това ясно свидетелства против съхраняването на договора в счетоводния отдел), но ако има такива, счетоводителят винаги ще може да поиска съвет от изпълнителя, да се консултира с адвокат и т.н. За да не предизвиква въпроси от страна на данъчния инспектор изпълнението на договора, тази процедура трябва да бъде строго регламентирана, всяко лице, участващо в процедурата, трябва да носи ясно разграничени отговорности. Къде гледат данъкоплатците? На първо място за разходите. Следователно всеки разход трябва да бъде одобрен в рамките на процедурата по бюджетиране, което предполага наличието на план за разходите, техните позиции (адаптирани за данъчно счетоводство), защита на бюджетите въз основа на сключени договори, плащане само на тези суми, които са включени в бюджета на разходите и плана за обществени поръчки и др. Простото съхраняване на договорите в счетоводството не дава такъв ефект и не предпазва от никакви рискове.

Като юрист не ме интересува къде да се съхраняват договорите, стига да не е при мен. Но като един от ръководителите на компанията смятам, че ако има офис или друго звено, което отговаря за работата в офиса, договорите трябва да се съхраняват в офиса, в общия архив. Договорът не е първичен документ и може да е необходим не само на адвокати или счетоводни отдели.

Можете да създадете договорен отдел, но не и в правния отдел.

Има компании, в които тези отдели са създадени във финансови отдели, т.к. финансисти оформят документи за плащане на базата на напълно подписан и изпълнен договор.

Опасно е да се спазват договори с преките изпълнители на производствени звена - те лесно ще ги загубят.

Идеално е, когато една компания използва сканирания на договори в електроникатауправление на документи, докато оригиналът може да бъде като цяло с друга компания, предоставяща услуги за архивиране и съхранение за аутсорсинг.

Ще бъде ли документирана стопанската операция, която е счетоводно отразена, ако счетоводителят няма споразумение?

Счетоводителят има налична фактура, но няма договор - това документирана стопанска операция ли е?

Не. Изисква се първичен документ - фактура или акт за изпълнение. Но споразумение за счетоводство по принцип не е необходимо, за данъчно счетоводство е възможно, но не е задължително.

тревожно се получава счетоводство, базирано само на актове.

Считам, че счетоводството, съгласно изискванията на чл. 9 от Федералния закон за счетоводството, трябва да се основава на първични документи, за които договорът не се прилага. Ако има нормативно потвърден факт, че договорът все още е първичен документ, това може да промени отношението ми към въпроса. Междувременно договорите не трябва да се водят в счетоводството. Счетоводителите са просто безполезни.

Защо тогава имаме нужда от договори?

Това е много обширна тема – защо са ни нужни договорите. Накратко, те установяват, променят или прекратяват правата и задълженията на две или повече страни.

Насрещен въпрос - защо счетоводните отдели се нуждаят от договори (като се има предвид, че фактът на бизнес транзакция по правило не се потвърждава от договор)?

И нашият спор се решава много просто:трябва да седнете някъде в ъгъла на стол в счетоводния отдел и след като седите цял ден и наблюдавате, отговорете дали счетоводителят често се позовава на договора в работата си? И всеки от нас вече е провалил правната обосновка за това, което е видял.

Моят личен опит в управлението на договорния отдел на JS, който включва, наред с други неща, функцията за съхранение на договорни документи, показва, че адвокатите се нуждаят от възможността да имат достъп до оригиналния текст на договора не повече от бизнес звено или счетоводна и финансова служба. Ако отговорите на въпроса кой се нуждае от договори, тогава 1) Отдели, участващи в изпълнението на договорни задължения. На първо място, това е финансова услуга, която плаща по договора. При наличие на електронен документооборот мястото на съхранение е без значение.При договори за продажба това вече не работи. 2) Счетоводство, което съпътства одита и данъчните ревизии. 3) Съдебни адвокати, които да представят на съда 4) Служба за сигурност по искане на правоприлагащите органи (следствена комисия, полиция, прокуратура). По този начин мястото на съхранение на договора (адвокати, офис, счетоводство) няма значение от гледна точка на осигуряване на достъп до хартиената версия. Най-вероятно в този брой се проявява и принципът на доверие в адвокатите. Сигурността на договорите обаче не е достатъчна за бизнеса. За него е много по-важно да се изключи рискът от изпълнение на задължения при липса на сключен договор. Тук мотивът за прехвърляне на контрола върху факта на сключването на споразумение едновременно със съхранението в зоната на отговорност на САЩ е много по-сериозен аргумент за възлагане на функцията за съхранение на САЩ. И счетоводният отдел също се присъединява към бизнеса при решаването на този въпрос: защо трябва да поемат допълнителни операции? Че договорът е оправдателен документбизнес транзакции, т.е. първичен документ, той предизвиква съмнения дори сред счетоводителите. По този начин, при наличието на система за управление на документи, която позволява на различни услуги да изпълняват функциите за потвърждаване на факта на сключване на споразумение и съхраняването му в различни услуги, това прави възможно премахването на тази функция, необичайна за адвокати от САЩ.