Интегриране на EDMS, анализираме тесните места #ecm
Бизнесът изисква прозрачен обмен на документи и данни между ECM на различни доставчици и използването на тази информация в бизнес процеси от край до край. Подобна ситуация се развива и в публичния сектор, където електронните публични услуги са движещият фактор за развитие - въвеждането на единна EDMS във всички държавни органи е невъзможно по много причини, така че има нужда от координирана работа на системи от много доставчици.
Вътрешнокорпоративен правно значим документооборот
„В най-минималния вариант обменът на правно значими електронни документи между организациите може да се осъществи по електронна поща и дори без използването на електронни подписи, теоретично съответните разпоредби и споразумения са достатъчни, за да осигурят правна значимост“, казва Сергей Полтев, ръководител на модерните ESM решения в EOS.
За прилагането на ES в най-простата версия EOS препоръчва EDSIGN, добавка за MS Word, която не самови позволява да вградите електронен подпис в документи, но също така прави този процес възможно най-ясен, с графично факсимиле, показано в текста на документа.
Трябва да се признае, че е невъзможно всички управленски задачи да се сведат единствено до обмен на документи и инструкции
Ако говорим за обмен на документи между системи за управление на документи, тогава Delo ви позволява да обменяте документи и свързани метаданни между организации чрез електронна поща. За обмен на данни между различни системи за управление на документи, както и за по-тясно взаимодействие на EDMS (например способността да се контролира преминаването на документ в подчинена организация), се използва сървърът за електронно взаимодействие (CMEA). Друг възможен вариант е да се предостави на контрагентите отдалечен достъп до EDMS чрез уеб интерфейс.
Компанията "DocsVision" избра пътя на сътрудничество със специализирани оператори. „Тази задача (междукорпоративен документооборот) се предоставя от доставчици на EDI, например Diadoc, Taxcom, Thesis и други. Бизнесът на доставчиците на EDMS е да осигурят интеграция с тях. Ние правим това. Вече има модул за интеграция с Diadoc. Започнахме с него, тъй като той е най-мощният доставчик на EDI по отношение на клиентската база“, обяснява Сергей Курянов, директор по развитието на DocsVision.
Directum отиде още по-далеч и създаде компанията Synerdocs, която действа на пазара като оторизиран EDI оператор, конкурирайки се с играчи като Taxcom и Diadok. „За обмен на документи с нашите контрагенти, предимно с партньори, използваме новоразработената услуга за вътрешнокорпоративно електронно документооборот на правно значими документи Synerdocs. Правната значимост се осигурява от използването на електронен подпис, така че всичкиизискванията на действащото законодателство във връзка с вътрешнофирменото електронно документооборот. Активното реално тестване на услугата от разработчика гарантира високото качество на продукта, така че ние смело предлагаме използването му на нашите клиенти“, казва Василий Бабинцев, ръководител на маркетинга в Directum.
Поддръжка на бизнес процеси от край до край в организациите
Трябва да се признае, че е невъзможно всички управленски задачи да се сведат единствено до обмен на документи и инструкции. За да вземат решения, служителите на организациите също се нуждаят от информация от различни счетоводни системи. Освен това реални действия - плащания, свързване и прекъсване на услуги, откриване на сметки и т.н. също не се извършват в системите за управление на документи, но потребителите се нуждаят от достъп до документи, съхранявани в EDMS. Интегрирането на EDMS с ERP на техническо ниво вече е банален въпрос днес. Тази практика обаче съвсем не е универсална. Очевидно е, че има предизвикателства на ниво методология на самото формулиране на бизнес проблема, на които интеграторите и разработчиците трябва да отговорят.
Василий Бабинцев смята, че няма значение коя от корпоративните системи е централна за бизнес процесите на предприятията, ECM или ERP. Това е риторичен въпрос и отговорът на него до голяма степен зависи от бизнес модела на компанията и дори от спецификата на работа на отделните отдели в нея. За индустриално предприятие това може да бъде ERP, за сектора на услугите - ECM или дори CRM. Важно е всяко предприятие да се опита да увеличи максимално функционалността на използваните решения и да интегрира информационните системи възможно най-дълбоко в текущата бизнес среда, за да опрости работата на крайните потребители, особено тези, които трябва да взаимодействат с няколко системи.
Сергей Курянов заема подобна позиция по този въпрос и дава практически пример за интеграция: "В различни процеси различни хора могат и трябва да бъдат кормчии. Това се отнася не само за инициирането на процеса, но и за директориите. Винаги трябва да има някаква водеща система. Архитектурата на DocsVision има шлюзове към бизнес приложения (например към 1C:Enterprise"). Стандартната функционалност на шлюза включва не само четене / писане на данни в съседна система, но и наблюдение на обектите й. Например, след появата в "1C" на нова фактура, можете автоматично да стартирате процеса на нейното одобрение и след това да върнете в "1C" статуса "одобрена фактура" и датата на нейното плащане, планирано по време на одобрението.
Сергей Полтев обръща внимание на важността на подготвителната работа на консултантите преди решаването на технически проблеми на докинг системата. „Един от важните моменти при интеграцията е да се определи правилно коя от системите в кои случаи е „първоизточник“ на данни, както и правилата, по които ще се синхронизират записите между различните системи“, казва той.
Хетерогенният ИТ пейзаж се превърна в обичайна практика
В големи и средни организации съществуват приложни системи с подобна функционалност от различни разработчици, включително EDMS. Това може да е резултат от сливания и придобивания или промени в предпочитанията на ръководството. Системите са принудени да работят заедно. И се случва, че в интерес на клиента дори преките конкуренти са принудени да работят заедно и да осигурят взаимодействието на своите системи.
Това е едно от проявленията на комодитизацията - клиентът не се интересува кой точно продукт използва, а е важно бизнесът да е продуктивен. В крайна сметка никой не се интересува от коя водноелектрическа централа или атомна електроцентрала има ток в контакта, не толковадали?
Попитахме доставчиците на EDMS дали имат опит в сътрудничество с техните конкуренти.
Сергей Курянов отговори конкретно и кратко: "Имаше пилотни проекти. По-специално с Documentum. Имаше дългогодишен проект за интеграция с DELLO.
Сергей Полтев очерта общите подходи на своята компания: "По-скоро си струва да говорим за интегрирането на няколко EDMS в рамките на една организация. Такива проекти не се изпълняват много често, но въпреки това съществуват. Те бяха реализирани като проекти, в които API интерфейсът се използва за интеграция, както и решението SEV. вектори" за преобразуване на данните в стандартен формат ".
Василий Бабинцев потвърди, че има такива проекти, но не ги назова: "Ние изпълняваме интеграцията на етапи с минимални" жертви "за компанията клиент и потребителите. Например, в един от проектите за внедряване на Directum в публичния сектор, в началния етап организирахме двупосочен обмен на документи с различни бази данни на вече използваните EDMS, разположени в няколко отдела. В момента е внедряването на нова ECM система при клиента. "
Ерата на първичната автоматизация приключи
Днес всяко въвеждане на нова система включва миграция на данни от наследени системи. Този процес не винаги се случва едновременно, той може да бъде непрекъснат във времето. Но миграцията винаги създава много главоболия на изпълнителите, защото на практика няма лесни решения. относнонеприятно в миграцията експерти казват.
Василий Бабинцев вижда трудностите в психологическата бариера: "Най-трудното нещо е да докажеш и покажеш, че новата система на работа е по-добра и по-ефективна от старата. Във всяко предприятие има потребители, които лесно приемат новото, но има и такива, които проявяват особена съпротива към промяната. Като правило, това се корени в нежеланието за преквалификация, въпреки по-богатите възможности на новата система. Като правило, новата степен на свобода и разширената функционалност създават максимума психологическа бариера за преход. интерфейс, интеграция с офис софтуер, използване на елементи на социализация. И тук добрата воля, постоянството и професионализмът на екипа за внедряване играят голяма роля. Заедно тези фактори в крайна сметка покриват нежеланието за преквалификация. И получаваме положителна обратна връзка от клиентите и желание за по-нататъшно развитие на системата.“
Сергей Полтев смята, че проблемът с миграцията е липсата на документация и поддръжка на системата, която се заменя: "По правило миграцията се извършва от" самонаписани "и остарели системи. В такива случаи възникват трудности дори с потребителската документация, да не говорим за документиран API интерфейс. Често е невъзможно да се намери" следа "от компании за разработка и единствената възможност е да прехвърляте данни ръчно."
Сергей Курянов вижда трудности в опитите за „скачане в движение“ от една система в друга: „Най-неприятното е, когато клиентът поиска да прехвърли всички документи и задачи от старата система, включително тези, които все още не са изпълнени, които се обработват. За щастие това се случва рядко. Обикновено старата система се запазва като архив.“
ECM интеграция: Конфликт на интереси
Въпросът за интегрирането на различни ECM винаги ще бъде в полето на конфликт на интереси между разработчиците на системата и потребителите. Всеки продавач се стреми да завладее по-голям пазарен дял и да измести конкурентите от него. — Трябва да има само един! - това мото от филма "Highlander" е доста актуално. Следователно, развитието на оперативна съвместимост с други ECM системи обикновено не се счита за приоритет.
От друга страна, всеки клиент неизбежно се изправя пред предизвикателствата на мигрирането от един ECM към друг, когато бизнесът се разраства или системата остарява. В този случай миграцията се възприема като необходимо зло. Често дори миграцията не е опция - бизнесът изисква използването на няколко ECM заедно, или в името на поддържането на натрупаната експертиза, или смятайки мигрирането към един ECM за неразумно скъпо удоволствие.
В тази ситуация са възможнитри сценария. Можете да прибегнете доиндивидуални разработки за всеки отделен случай. Това има своите недостатъци - непрозрачността на процеса на обмен на данни и необходимостта да се плаща на програмистите за почти една и съща работа всеки път. Друг сценарий еразработване на ECMстандарти за оперативна съвместимост и тяхната поддръжка в продукти на доставчика. Уви, това е дълъг път, защото самите стандарти все още не са достигнали зрялост и ще отнеме години, за да се пуснат нови версии на ECM платформи с тяхна поддръжка. Последният сценарий е появата на пазара наспециализирани продуктина независими доставчици, развиващи опит в нишатаза осигуряване на интеграция на разнородни ECM. Това е пътят, следван от развитието на пазара на СУБД, където има цял клас доставчици на ETL системи. Нещо подобно може да се очаква и за ECM пазара. Като пример, такъв продукт се предлага от унгарски стартъп, компанията Mulipass Solution, коятосе позиционира като експерт в интеграцията на ECM.